вторник, 19 мая 2020 г.

Ответ на вопрос коллеги: Сроки хранения баз данных


Вопрос:  В перечне есть статья 187 - базы данных информационных систем. Как её трактовать? У нас много систем, часть из них архивируется на ленты и какое-то время хранится. Все-таки что и каким образом нужно здесь учитывать (какую информацию) и как хранить?
Для справки: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Ст.187: Базы данных информационных систем - В соответствии со сроком хранения данных, помещённых в базу
Ответ: Как Вы сами понимаете, разработчики Перечня оказались в довольно-таки сложном положении. С одной стороны, на практике именно в базах данных информационных систем сейчас хранится значительная часть деловых документов и информации, и совсем не упомянуть о них было бы странно. С другой стороны, застрявшее в прошлом веке отечественное документоведение не способно сегодня предложить сколько-нибудь осмысленную методологию выявления документов в базах данных, обеспечения их сохранности и их архивного хранения.

Дело осложняется тем, что базы данных очень разные, по-разному устроены, используются и опираются в каждом случае на свою нормативно-правовую базу. В каждом случае документами могут признаваться очень разные объекты – начиная от отдельного поля в таблице и вплоть по полномасштабной функциональной базы данных целиком.

Как я понимаю, авторы Перечня ориентировались на наиболее простой и понятный им вариант – когда база данных, образно говоря, представляет собой «чемодан» для хранения вполне обычных бумагоподобных электронных документов (как изначально-электронных подлинников, так и оцифрованных копий бумажных документов). Таковы базы данных многих систем электронного документооборота. Прохожим образом можно относиться и к тем базам данных, в которых документами являются главным образом типовые выходные формы, формируемые на основе данных в базе. Тогда можно согласиться с тем, что сроки хранения данных в базе определяются сроками хранения либо хранимых в базе, либо формируемых по данным в базе документов и информации.

К сожалению, чем более передовые и многоплановые системы организация использует, тем запутаннее вопрос о сроках хранения конкретных данных – не говоря уже о том, что архитектура многих систем такова, что при попытке удаления данных с истекшими сроками хранения вся база может просто рухнуть… Ввиду этого иногда проще рассматривать всю базу целиком как единый объект и устанавливать ей срок хранения, опираясь на срок хранения наиболее ценных данных.

С учётом всего этого, а также правовой неопределённости, каждому владельцу баз данных придётся самостоятельно определять сроки их хранения для каждой своей информационной системы, - а для этого нужно четко понимать, какая информация и документы в них хранятся, и какие риски (связанные с утратой ценных для деловой деятельности данных; с преждевременным уничтожением данных, сохранность которых требуется обеспечить по закону; но также и с избыточно длительным хранением данных) с ними связаны. Довольно часто это сложная работа, требующая привлечения не только ИТ специалистов и документоведов, но и юристов и представителей деловых подразделений …

В утешение могу лишь сказать, что данный вопрос и в мировой теории и практике толком пока не решён :(

В заключение хотела бы обратить внимание на то, что архивация баз данных (не в ИТ-смысле, а в смысле архивного дела, включающая обеспечение долговременной сохранности и доступности документов и информации) в корне отличается от их регулярного резервного копирования, несмотря на то, что часто разговорной речи используется один и тот же термин «архивация». Это разные задачи, для решения которых используются очень разные программно-аппаратные инструменты и форматы.

Комментариев нет:

Отправка комментария