четверг, 28 мая 2020 г.

Штат Техас, США: Вышла в свет 5-я редакция регионального Типового перечня



Данная заметка Эрики Сигрист (Erica Siegrist – на фото) была опубликована 2 мая 2020 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Перевод дан с сокращениями.

Мой комментарий: Архивно-библиотечная служба штата Техас является в США одной из самых активных (хотя, возможно, и не самой технологически-продвинутой), поэтому её опыт нам может быть интересен.

10 мая 2020 года начнёт действовать новейшая пятая редакция Типового перечня документов с указанием сроков хранения штата Техас (Texas State Records Retention Schedule, RRS)! Поправки в пункт 13 TAC §6.10(a) Административного кодекса Техаса (Texas Administrative Code, TAC - представляет собой свод нормативных актов, изданных ведомствами штата – Н.Х.) официально утверждены архивно-библиотечной службой штата - Комиссией по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC); полный текст официального извещения в «Реестре Техаса» (Texas Register, официальное издание, публикующее законы и нормативно-правовые акты штата – Н.Х.) см. здесь: https://www.sos.state.tx.us/texreg/archive/May12020/Adopted%20Rules/13.CULTURAL%20RESOURCES.html#103 .

Для служб управления документами региональных органов исполнительной власти и университетов штата это означает, что все предыдущие версии Перечня будут считаться устаревшими, и начиная с 10 мая 2020 года соответствующие организации обязаны будут соблюдать все минимальные сроки хранения, установленные в пятой редакции Перечня.

С текстом 5-й редакции перечня можно познакомиться по адресу: https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/wp-content/uploads/2020/04/RRS-2020-05-10_final.pdf (для доступа из России может потребоваться анонимайзер – Н.Х.).

Обратите внимание: данный Перечень предназначен только для государственных органов и учреждений, а также университетов штата. Муниципальные органы власти Техаса по-прежнему должны следовать своим местным Перечням (Local Government Retention Schedules, о них см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention ).

Что нового и замечательного в новой редакции Перечня?


В Перечень включена 21 совершенно новая серия документов (в оригинале поста приводится их список – Н.Х.). Возможно, Вы уже встречали похожие серии в местных перечнях или в ведомственном перечне Вашего органа исполнительной власти, однако теперь новые статьи Перечня официально устанавливают минимальные сроки хранения соответствующих видов документов на уровне штата.

Для 41 серии были добавлены новые описания (в оригинале поста приводится их список – Н.Х.). Вы когда-нибудь задумывались о том, что такое «Отчеты о доставке» (Delivery Reports) или «Отчеты об использовании пространства» (Space Utilization Reports)? С этой проблемой покончено!

Уточнены и расширены статьи Перечня, затрагивающие документы об обучении.

Новые и пересмотренные сроки хранения имеют обратную силу. Это означает, что на все Ваши документы, независимо от того, были ли они созданы до или после 10 мая 2020 года, будут распространяться новые правила хранения.

Мой комментарий: В Перечне мне в первую очередь понравились чёткое указание на его обратную силу, а также следующее недвусмысленное предупреждение:


Сказано в нём следующее:
Внимание!

Государственный документ штата, срок хранения которого истек, не может быть уничтожен, если инициированы какие-либо судебные разбирательства, претензии, переговоры, аудиты, запросы на доступ к государственной информации, служебные контрольные мероприятия или иные действия, затрагивающие этот документ. Документ запрещается уничтожать до завершения соответствующих действий и разрешения всех возникающих в связи с ними вопросов.

Государственный документ штата, срок хранения которого истекает в период каких-либо судебных разбирательств, претензий, переговоров, аудитов, запросов на доступ к государственной информации, служебных контрольных мероприятий или иных действий, затрагивающих этот документ, не может быть уничтожен до завершения соответствующих действий и разрешения всех возникающих в связи с ними вопросов.
По своей структуре Перечень очень традиционен и практически не отличается от наших российских перечней – он включает такие графы, как индекс серии документов, название серии, её описание, признак принадлежности к архивным документам, срок хранения и примечания. Мне здесь в первую очередь не хватает, как и в наших перечнях, нормативной ссылки на соответствующие положения законодательства.

Фрагмент Перечня, относящийся к программным приложениям – да, для них тоже установлены сроки хранения!

Во вводной части документа сказано, в частности, следующее:
«Типовой перечень документов с указанием сроков хранения штата Техас (Texas State Records Retention Schedule, RRS) утверждён в качестве нормативного акта Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас, и отменяет и заменяет Перечень от 31 августа 2016 года.

Настоящий перечень устанавливает для перечисленных в нём серий документов минимальные периоды времени, в течении которых соответствующие документы должны храниться органом исполнительной власти штата до их уничтожения либо передачи на архивное хранение.

Типовой перечень не заменяет ведомственный перечень государственного органа, но он должен использоваться государственным органом в качестве руководства при создании и обновлении его собственного перечня.

Перечисленные в Типовом перечне серии документов - это те виды документов, которые обычно встречаются в большинстве государственных органов и учреждений штата. Указанный в Типовом перечне срок хранения является обязательным минимумом. Комиссия также рекомендует использовать эти сроки как максимальные сроки хранения.

В дополнение к перечисленным в Типовом перечне общераспространённым видам документов, у каждого органа исполнительно власти имеются уникальные серии документов, которые должны быть включены в его собственный перечень. Каждый государственный орган обязан представить свой полный перечень документов с указанием сроков хранения, с приложением подписанной формы SLR 105 (см. https://www.tsl.texas.gov/sites/default/files/public/tslac/slrm/pubs/SLR512.pdf - Н.Х.), в отдел управления государственными документами штата и муниципальными документами Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (см. Кодекс государственного управления - Government Code, §441.185).

Определенные виды документов из числа упомянутых в настоящем Типовом перечне должны быть переданы на архивное хранение в отдел архивно-информационных услуг (Archives and Information Services Division)  Комиссии по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас после того, как они перестанут быть нужными государственному органу; некоторые другие виды документов подлежат архивной экспертизе на предмет наличия у них исторической ценности, проводимой сотрудниками того же отдела до их уничтожения/передачи.

Если какой-либо федеральный закон или нормативный акт либо закон или нормативный акт штата устанавливает более длительный срок хранения для каких-либо серий документов, полученных, созданных или хранимых государственным органом, то этот закон или нормативный акт имеет приоритет перед настоящим Перечнем
Последний абзац я бы рекомендовала каждое утро перечитывать уважаемому руководителю нашего Росархива и всем его подчинённым!

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/05/debut-of-the-texas-state-records-retention-schedule-rrs-5th-edition-5-10-2020/

Комментариев нет:

Отправка комментария