вторник, 8 декабря 2020 г.

Ответ на вопрос коллеги: Уничтожение документов в СЭД

Вопрос: Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как «легитимно» произвести уничтожение таких документов? Обязательно ли снова созывать ЭК, формировать акт о выделении к уничтожению? Если да, то как следует указать в акте все эти тысячи документов, которые не были сформированы в отдельные тома в СЭД? Или же для уничтожения (логического удаления) этих документов будет достаточно того акта, который был сформирован касательно этих же документов, только на бумажном носителе?

Ответ: Любое уничтожение документов очень желательно оформлять документально, не в последнюю очередь потому, что это подстраховывает как организацию, так и самих архивистов и ответственных за СЭД в случае предъявления им каких-либо претензий. С этим я столкнулась в личной практике работы ещё в середине 2000-х годов.

Соответственно, уничтожение документов в системе электронного документооборота также следует оформить актом, в строгом соответствии с требованиями делопроизводства и архивного дела. В будущем, во избежание повторных усилий, при оформлении акта на бумажные оригиналы можно сразу же упомянуть в нём электронные копии в СЭД.

Отмечу, что я, в отличие от многих коллег, более серьёзно отношусь к копиям бумажных документов, сохранённым в СЭД. Во-первых, если именно на основании этих копий принимались ответственные решения, то их следует считать самостоятельными документами, порой играющими большую роль при «разборе полётов» в связи с деятельностью сотрудников. Во-вторых, ценность электронных копий может оказаться выше ценности бумажных оригиналов, поскольку они являются частью информационного ресурса, по ним можно вести быстрый поиск (возможно, даже полнотекстовой).

Более сложным может оказаться вопрос о том, как отразить в акте все эти объемы документов, к решению которого нужно подходить творчески. В данном случае возможны следующие варианты, и можно, например:

  • Включить в акт опись всех уничтожаемых документов;

  • Разбить документы на условные тома (по месяцам, кварталам и т.п.) и перечислить их в акте, возможно, также указав количество документов в условном томе; В идеальном варианте информационная система должна позволять при необходимости делать «отсечки» и автоматически формировать тома дел, - например, с 1 января очередного года автоматически формировать новое дело (или начинать формировать новый том каждый месяц, квартал и т.д.);

  • Указать реквизиты, идентифицирующие уничтожаемые документы, а также объемы уничтожаемой информации.

Здесь может быть полезен совет юристов и представителей работающих с документами деловых подразделений. Например, в банковской сфере важно доказать контролирующим органам уничтожение досье по конкретным клиентам, закупкам, транзакциям – и акты могут оформляться, с учётом этой потребности, более подробно.

Вопрос: Как не допустить такой проблемы в будущем, формируя номенклатуру дел? Нужно ли разбивать дело «Входящие документы» на 2 заголовка, например:

1. 20-25 Входящие документы 5 лет ЭПК ст.70    Оригиналы на бумажном носителе

2. 20-26 Входящие документы 5 лет ЭПК ст.70    Электронные копии документов (СЭД )

Ответ: Первое, что я бы рекомендовала сделать, это решить для себя (желательно на ЭПК), заслуживают или нет электронные копии более длительного хранения в качестве полезного для деловой деятельности информационного ресурса. Если да, то желательно принять формальное решение ЭПК, на которое можно сослаться в номенклатуре; и в номенклатуре для копий имеет смысл ввести отдельный срок хранения (или даже отдельную статью).

Если нет, то можно просто написать в статье «Оригиналы на бумажном носителе и электронные копии документов (СЭД «ДЕЛО»)» - либо дать более общую формулировку вроде «оригиналы и копии на бумажном и электронном носителях». В такой ситуации мне совершенно не нравится идея Росархива о том, чтобы в номенклатуре дел отражать отдельно бумажные и электронные документы одного вида. Это одни и те же документы, и, более того, мы сейчас всё чаще работаем с изначально электронными документами.

Если даже создается один акт на бумажные оригиналы и электронные копии, в него следует внести сведения как о фактическом уничтожении бумажных документов, так и о фактическом уничтожении электронных копий (кто, когда, каким способом, в чьём присутствии и т.п.).

Хочу также обратить Ваше внимание на то, что уничтожение электронных документов нельзя считать по-настоящему завершённым, пока не будут уничтожены или перезаписаны все содержащие их страховые и резервные копии, о существовании которых сегодня знают регуляторы, следственные органы и органы прокуратуры. Если с уничтожаемыми документами связаны существенные риски, я бы подумала о том, чтобы в акте сделать отметку об уничтожении документов не только в «боевой» базе данных, но и на резервных копиях.

Комментариев нет:

Отправка комментария