среда, 2 декабря 2020 г.

Стандарты управления документами происходят из менеджмента качества - так почему мы не занимаемся вопросами менеджмента качества?


Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 13 ноября 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Одно из самых интересных открытий в отношении документов, которое я сделал за последние пару лет, заключается в том, что наши стандарты ИСО были инициированы в середине 80-х годов людьми, которым были нужны рекомендации по внедрению стандартов менеджмента качества.

Мой комментарий: Некоторые «открытия» необходимо как можно скорее закрывать :) Первый в мире авторитетный стандарт в области управления документами – им был австралийский стандарт AS 4390.1:1996 «Управление документами – Часть 1: Общие положения» (Records management - Part 1: General) был опубликован лишь в 1996 году, а это середина 1990-х. Он стал прародителем основного международного стандарта по вопросам управления документами ISO 15489, первая редакция которого была опубликована уже в 2001 году. При этом первый международный стандарт менеджмента качества ISO 9001 вышел в свет в 1987 году – а это уже скорее конец 1980-х.

Первые стандарты управления документами лишь вскользь упоминали менеджмент качества как более престижную на тот момент сферу деятельности, в которой тоже нужно управлять документами, - но никакие вопросы, специфические для управления документами по качеству, в них не рассматривались. В рамках различных систем менеджмента ИСО требования и рекомендации по управлению документами разрабатывались независимо, с использованием другой терминологии (в результате создав проблемы, которые мы до сих пор расхлёбываем на национальном и международном уровне).

Логический вывод из этого заключается в том, что документы являются неотъемлемой частью менеджмента качества - и сегодня мы видим, что стандарт ISO 9001 включает разделы об управлении документами.

Мой комментарий: Все последние редакции стандартов систем менеджмента ИСО перешли на новую стандартизированную терминологию. Вместо термина «документы» (records), который во многих странах переводился как бог на душу положит (у нас – как некие «записи»), ныне используется термин «документированная информация». Как следствие, кое-кого теперь приходится убеждать, что «документированная информация» - это опять-таки всё те же «документы» :)

Так почему же среди специалистов по управлению документами так мало говорится о повышении качества результатов, которых достигают организации, в которых мы работаем?

Почему всё внимание уделяется установлению и отслеживанию сроков хранения, и проведению уничтожения по их истечении, - а также исполнению законодательно-нормативных требований?

Как быть со стандартами метаданных, которые активно препятствуют их применению пользователями?

Почему бы не уделить столь же пристальное внимание повышению качества результатов тех организаций, в которых мы работаем?

У скольких организаций возникают проблемы из-за того, что они постоянно повторно используют низкокачественную информацию, задокументированную в качестве свидетельств их деловой деятельности?

Сколькие из них ждут, умоляют, чтобы кто-нибудь решил эти проблемы?

Мой комментарий: Несмотря на весьма спорный «зачин» поста, его автор в конце приходит к важной мысли, которую я бы высказала так: представителям нашей профессии, чтобы не просто «оставаться на плаву», но и повышать свой статус и зарплату, необходимо брать на себя работы, которые самым непосредственным образом поддерживают основную деловую деятельность организаций, а также обеспечивают защиту их интересов, интересов высшего руководства, сотрудников и других заинтересованных сторон. На управление документами ради управления документами сейчас денег и ресурсов никто не выделяет!

Карл Мелроуз (Karl Melrose)    

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/11/13/records-management-standards-came-from-quality-management-so-why-dont-we-spend-any-time-on-quality-management/

Комментариев нет:

Отправка комментария