пятница, 4 декабря 2020 г.

Южная Корея: Вопросы управления информацией в базах данных как документами, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/1.html )

В разделе 2 приводятся результаты анализа наборов данных:

2. Анализ набора данных, содержащих государственную информацию

1) Классификация по бизнес-целям

Для того, чтобы применить управление документами к наборам данных, были проанализированы базовые сведения об информационных системах государственных учреждений, и осуществлена их классификация в соответствии с их назначением. Все системы были разделены на пять типов.

Первый тип - это системы, используемые для ведения собственной основной деловой деятельности государственного органа. В них результаты административных действий заносятся в базу данных, специально спроектированную для поддержки выполнения поставленных перед учреждением задач. Характерными примерами являются интегрированная национальная налоговая система для поддержки национального налогового администрирования; система администрирования архитектурно-строительной деятельности для выполнения различных административных задач, связанных со строительством; и комплексная система для работы с обращениями граждан для всестороннего рассмотрения различных жалоб, связанных с идентификацией личности и гражданством. К этому же типу относятся системы, которые комплексно управляют иммиграционными документами и национальными медицинскими документами. Данные (набор данных), производимые этим типом систем, конечно же, являются результатом административных действий, задокументированных в форме набора данных. Ими необходимо управлять как свидетельствами деятельности по государственному управлению и как документами, имеющими историческую ценность.

Второй тип - это когда различные организации совместно используют или совместно создают систему для поддержки выполнения сходных административных задач. Такие системы классифицируется как коллективно используемые, и они в основном создаются для повышения производительности труда каждого из учреждений, а информация об их деятельности документируется в базах данных. Примеры включают систему управления персоналом для государственных служащих, административные порталы для административных органов и системы управления активами учреждений. Даже в этом случае созданные системами базы данных используются и сохраняются как свидетельства деятельности в сфере государственного управления, поэтому ими желательно управлять как государственными документами.

Третий тип - это просто вспомогательные системы, созданная для поддержки выполнения основных задач. К ним относятся почтовая система рассылки уведомлений, которая отправляет простые уведомления внутренним и внешним клиентам учреждения, осуществляет регулярную рассылку информации и т.д.; а также систему передачи текстовых сообщений, которые предоставляют краткую информацию, такую как результаты приема и расписания мероприятий. Базы данных, создаваемые такими вспомогательными системами, часто поддерживают более эффективное выполнение простых, повторяющихся массовых операций, принятие учреждениями решений, подтверждение гражданства и имущественных прав, подтверждение административных действий. Такими базами данных обычно не требуется управлять как документами.

Четвертый тип - это различные ИКТ-системы, используемые для информатизации деятельности учреждений. В качестве примеров можно назвать системы управления сетевыми экранами, системы обнаружения вторжений, системы блокировки вредоносных сайтов и системы, связанные с безопасностью и связью. Эти системы также используются в оперативной деятельности государственных учреждений как часть общей системы или в качестве отдельная службы, и в результате их работы создаются различные базы данных. Поскольку эти наборы данных создаются в соответствии с целями поддержки ИКТ-операций в отдельных системах, можно сделать вывод, что их документная ценность довольно-таки мала и не оправдывает длительное сохранение.

Последний, пятый тип - это электронные системы управления документами и контентом, уникальные (общенациональные) системы управления деловой деятельностью, системы обеспечения долговременной сохранности документов и системы поддержки официального веб-сайта, используемого в рамках официальной деятельности учреждения. Эти системы поддерживают общую административную деятельность учреждения, но, поскольку управление документами уже в них реализовано, нет необходимости в дополнительных мерах по управлению документами.

Наконец, в разделе «Выводы» сказано следующее:

Прошло десять лет с тех пор, как термин «набор данных, содержащий государственную информацию» появился в Законе об управлении государственными документами.

… Были изучены исследования и усилия различных сообществ специалистов по управлению документами, а также проанализирована литература, отражающая зарубежный опыт. В центре этих усилий были четыре ключевых атрибута традиционного управления документами, и вопрос о том, как эффективно применять процедуры и стандарты управления документами к электронным документам в общем случае. На практике эту задачу было трудно реализовать. Наборы данных создаются не для того, чтобы хорошо вписываться в существующие системы классификации , а для повышения эффективности использования информационных технологий и быстрой массовой передачи информации - которые продолжает эволюционировать. В этой сложной реальной ситуации было организовано изучение и анализ вариантов использования, исходя из основной роли управления документами. В результате был разработали общий план управления множеством наборов данных, с которыми нам сейчас приходится иметь дело.

Во-первых, вместо прямого управления наборами данных был применен метод косвенного управления с использованием «стандартной таблицы управления наборами данных». Вместо физической передачи данных в архивы, в рамках управления документами используется «логический» метод управления, который косвенно влияет на набор данных (т.е. наборами данных управляют «по месту» - Н.Х.). Далее, мы организовали управление документами таким образом, чтобы ИТ-служба и архивная служба сотрудничали при оценке характеристик набора данных, подчиненного информационной системе. Кроме того, метод экспертизы был усовершенствован посредством принятия непрерывного и коллективного использования данных. В ходе рассмотрения ситуаций, в которых необходимы обеспечение долговременной сохранности, передача на архивное хранение либо уничтожение, были также разработаны формат передачи, соответствующий внутренним характеристикам, инструменты передачи и инструменты поддержки уничтожения.

Реализуемость данного метода управления была подтверждена в рамках «Пилотного проекта 2019 года по созданию системы управления документами применительно к наборам данных, содержащих государственную информацию» (2019년 행정정보 데이터세트 기록관리 체계구축 시범사업).

Представленные в этом аналитическом отчёте различные методы управления и поддерживающие их инструменты могут оказаться не вполне совместимыми с той моделью управления документами в отношении наборов данных, которую до сих пор пыталось создать сообщество специалистов по управлению документами. Очевидно, однако, что в условиях непрерывного создания и вывода из эксплуатации государственных информационных систем, такой подход является  единственным жизнеспособным решением. Теперь, используя эти результаты, необходимо шаг за шагом внедрять управления документами в отношении наборов данных, постоянно развивая те его элементы, которых недостаёт или которые нуждаются в совершенствовании.

Источник: сайт Национальных Архивов Южной Кореи
http://theme.archives.go.kr/next/pages/new_newsletter/2017/html/vol_105/sub03.html#newsbreak4

Комментариев нет:

Отправка комментария