Южная Корея: Вопросы управления информацией в базах данных как документами, часть 1

Южная Корея является одной из наиболее продвинутых стран мира в плане создания электронного правительства и развития цифровой экономики. Соответственно, страна также достигла больших успехов и в создании электронных архивов и управлении электронными документами. К сожалению, из-за языкового барьера богатый опыт Южной Кореи остаётся малоизвестным.

Сегодня я хочу рассказать об интересной публикации, новость о которой была выложена на сайте Национальных Архивов Южной Кореи 11 сентября 2020 года. В этой новости сказано следующее:

«11 сентября 2020 года Национальные Архивы опубликовали 23-й выпуск бюллетеня «Вопросы управления документами» (기록관리 이슈페이퍼 ), в котором рассматриваются дискуссионные вопросы управления документами и публикуются результаты исследований в этой области.

Данный тематический номер посвящён процессам и процедурам управления документами применительно к наборам данных; планам их внедрения, подготовленным на основе различных исследований и обсуждений методов управления документами применительно к наборам данных государственных органов; и поддерживающим эти усилия инструментам. Под набором данных, содержащим государственную информацию (행정정보 데이터세트), понимается документ в форме набора данных, созданных информационной системой государственного органа.

В данном выпуске бюллетеня во введении рассказывается о предыстории использования наборов данных в деятельности государственных органов Южной Кореи. Затем выполняется базовый анализ таких наборов данных и рассматриваются методы управления. После этого делаются выводы.»

Документ объёмом 29 страниц называется «План управления документами в отношении наборов данных, содержащих государственную информацию - План внедрения управления документами для электронных документов типа «набор данных»» (행정정보 데이터세트의 기록관리 방안 - 데이터세트 형태의 전자기록에 대한 기록관리 실행 방안), см. https://www.archives.go.kr/next/common/downloadBoardFile.do?board_seq=97416&board_file_seq=1  

Содержание бюллетеня следующее:

Содержание

I. Введение
1.1. Предыстория
1.2. Базовый анализ набора данных, содержащих государственную информацию

II. Основная часть
2.1. Направления управления документами для наборов данных, содержащих государственную информацию
2.2. Процедуры (процессы) управления документами для наборов данных, содержащих государственную информацию
2.3. Метод управления документами для наборов данных, содержащих государственную информацию

III. Выводы

В разделе 1.1 документа рассказывается о предыстории вопроса и текущем положении дел:

Под набором данных, содержащим государственную информацию, понимается документ в форме набора данных, созданных информационной системой государственного органа.

Большое количество произведенных документов было накоплено в виде наборов данных, и они эффективно и широко использовалось при решении различных задач государственного управления.

По состоянию на 2019 год, согласно данным национального портала корпоративной архитектуры для государственных органов (Government-wide Enterprise Architecture Portal, GEAP, см. https://www.geap.go.kr/ ), в государственных учреждениях Кореи зарегистрировано около 16 тысяч информационных систем, в том числе около 1700 систем в органах центрального правительства. Эти разнообразные государственные информационные системы помогают стране работать более эффективно и действенно…

1) … Очень сложно применять в отношении наборов данных методы, используемые в существующих электронных системах управления документами, ввиду таких факторов сложности, как разнообразие и способность объединять и использовать данные в соответствии с типом данных и деловыми задачами.

2) Цели и необходимость управления документами применительно к наборам данных.

С учётом документной ценности наборов данных, Закон об управлении государственными документами (  공공기록물 관리에 관한 법률 , https://www.law.go.kr/LSW/lsInfoP.do?lsiSeq=211783#0000 ) определяет набор данных, содержащий государственную информацию, как вид электронных документов и относит его к объектам управления документами. Несмотря на определение, данное в этих законах и нормативных актах, было непросто создать соответствующие процедуры управления документами ввиду структурной сложности государственных информационных систем и ИТ-характеристик данных, зависящих от системы управления базами данных, а также из-за обширности типов и количества данных.

По этой причине в управлении документами возникла «слепая зона», в которой основная информация, созданная и управляемая в государственных информационных системах, не могла управляться так, как надлежит управлять «документами». Следовательно, требовалось разработать базовую систему управления документами, включающую процедуры и методы, применимые к наборам данных.

В настоящее время в государственных органам и учреждениях используется около 16 тысяч информационных систем, и в каждом учреждения массово производятся различные типы наборов данных. Многие из этих систем были введены в эксплуатацию более 10 лет тому назад, и существуют ограничения в плане возможностей расширении систем или их эффективной эксплуатации в случае крупномасштабного накопления данных. Если к этим системам не применяются методы управления документами, и система выводится из эксплуатации или модернизируется, возрастает вероятность потери ценных документов. Следовательно, необходимо быстро разработать методы управления документами, которые отвечают целям национального управления документами и могут быть эффективно применены.

Благодаря этому можно будет способствовать обеспечению прозрачности в государственном управлении (устанавливая сроки хранения наборов данных, цели, методы, порядок раскрытие информации и т.д.), - а также эффективной работе информационных систем, благодаря проведению экспертизы ценности и управлению наборами данных в соответствии с требованиями законодательства.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/2.html )

Источник: сайт Национальных Архивов Южной Кореи
http://theme.archives.go.kr/next/pages/new_newsletter/2017/html/vol_105/sub03.html#newsbreak4