У создающих документы организаций есть лишь два варианта управления ими – делать это плохо либо делать это хорошо.
Какое бы определение документов и управления документами Вы ни предпочитали, нет на Земле такой организации, которая бы не создавала их каждый божий день.
Таким образом, единственный выбор – либо создавать, хранить и управлять документами хорошо и правильно, ими же делать это скверно.
На данный момент у документов есть серьезная проблема с имиджем (иными словами, многие руководители считают вопросы управления документами второстепенными по важности – Н.Х.). Это означает, что организации не принимают решения об управлении документами осознанно. Они не знают, что такое «документы», и не понимают, что такое управление документами, - поэтому они ищут то, что мы, поставщики решений, можем для них сделать, но не знают, как об этом попросить.
Каждый день их бомбардируют рекламными объявлениями, предлагая «повысить надёжности данных Вашей компании», и каждый день они сталкиваются с определёнными проблемами, не осознавая того, что те являются следствием систематически плохого контроля над созданием и ведением документов.
Плохое управление документами влечёт за собой предсказуемые последствия - никто не доверяет созданным организацией информации и данным, и это означает, что каждое предпринимаемое организацией действие требует больше времени из-за некачественных документов.
Для организаций эти проблемы вполне реальны, и они активно ищут способы их устранения. У дисциплины управления документами есть ответы, и зачастую всё, что нужно сделать - это объяснить организациям, какие улучшения они увидят, когда перейдут от плохого управления документами к хорошему.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/11/20/the-only-two-choices-for-organisations-creating-records/
Комментариев нет:
Отправить комментарий