Ответ на вопрос коллеги: Неоходимость создания копий изымаемых документов

Вопрос: Использование архивных документов в некоторых случаях предполагает их выдачу (т.е. оригиналов архивных документов) на безвозвратной основе, например, в связи с запросами прокуратуры, иными государственными органами. Целесообразно ли при этом оставлять электронные копии выдаваемых документов, если они, по сути, выбывают из архивного фонда организации?

Ответ: В такой ситуации документы не выбывают безвозвратно из документального фонда организации, и организация по-прежнему несёт ответственность за них в соответствии с законодательством (не говоря уже о собственной её потребности в этих документах). И это закреплено в архивном законодательстве:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 26. Использование архивных документов

8. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Отмечу, что в справочно-правовой системе Консультант Плюс ни одного судебного решения со ссылкой на данную норму не обнаружено.

В процессуальных кодексах также закреплены нормы о возврате подлинников документов после вступления решения суда в законную силу.

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации

Статья 72. Возвращение письменных доказательств

1. Письменные доказательства, имеющиеся в деле, по просьбе лиц, представивших эти доказательства, возвращаются им после вступления решения суда в законную силу. При этом в деле оставляются засвидетельствованные судьей копии письменных доказательств.

2. До вступления решения суда в законную силу письменные доказательства могут быть возвращены представившим их лицам, если суд найдет это возможным.

Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

Статья 75. Письменные доказательства

10. Подлинные документы, имеющиеся в деле, по заявлениям представивших их лиц могут быть возвращены им после вступления в законную силу судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, если эти документы не подлежат передаче другому лицу. Одновременно с заявлениями указанные лица представляют надлежащим образом заверенные копии документов или ходатайствуют о засвидетельствовании судом верности копий, остающихся в деле.

11. Если арбитражный суд придет к выводу, что возвращение подлинных документов не нанесет ущерб правильному рассмотрению дела, эти документы могут быть возвращены в процессе производства по делу до вступления судебного акта, которым заканчивается рассмотрение дела, в законную силу.

Когда подлинники документов выдаются другой стороне, очень желательно оставить себе заверенные копии (неважно, бумажные или электронные). При этом желательно выбрать такой способ заверения, чтобы копии можно было использовать взамен оригиналов там, где они потребуются.

Вот как процедуру выемки документов в кредитных организациях регламентирует Банк России.

Положение Банка России от 27.02.2017 № 579-П «О Плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения»

4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее - выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.

То есть требуется оставлять себе заверенные копии. Практика показывает, что полезно на копии проставить отметку не только о факте изъятия, но и давать ссылку на номер постановления о выемке и месте нахождения подлинника постановления.