Лючия Стефан: Управление качеством информации не входит в обязанности службы управления документами

Данная, довольно-таки противоречивая, но заставляющая задуматься заметка работающего в Великобритании румынского специалиста Лючии Стефан (Lucia Stefan – на фото), в настоящее время – независимого консультанта по вопросам управления документами, контентом и персональными данными, - была выложена 14 ноября 2020 года в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: Данный пост является частью дискуссии, возникшей вокруг поста австралийского специалиста Карла Мелроуза (Karl Melrose), заявившего, что «стандарты ИСО [в области управления документами – Н.Х.] были инициированы в середине 80-х годов людьми, которым были нужны рекомендации по внедрению стандартов менеджмента качества» - что, с моей точки зрения, не соответствует действительности.
 

  «Контролёр документации»

У меня была оживленная дискуссия с моим австралийским коллегой Карлом Мелроузом, который утверждал, что стандарты управления документами родились из менеджмента качества и стандарта ISO 90001. За ходом этой дискуссии можно следить здесь: можно следить здесь https://www.linkedin.com/posts/luciastefan_records-management-standards-came-from-quality-activity-6732905079768186880-K5h4 (для доступа из России к сайту LinkedIn необходимо использовать анонимайзер – Н.Х.).

Это правда, что первый австралийский стандарт по вопросам управления документами (AS 4390-1996) был создан благодаря усилиям Дэвида Молдрича (David Moldrich,), одного из пионеров управления электронными документами, которого мотивировали потребностями сферы менеджмента качества. AS 4390-1996 породил методологию DIRKS и предыдущую версию ISO 15489 (имеется в виду основной международный стандарт управления документами, впервые опубликованный в 2001 году – Н.Х.).

Я, однако, не согласна с идеей о том, что управление электронными документами возникло из системы контроля качества. Управление качеством информации в любой форме и её поддержка - это сфера деятельности представителей другой профессии, контролёров документации (Document Controllers). Контроль документации - это чётко определенная профессия, признанная во всем мире. Такие специалисты по-французски называются «документалистами» (documentaliste), по-румынски «архивистами» (arhivar) и т.д. Важно здесь то, что это название отличает их от специалистов по управлению документами и архивистов (правда, я не уверена в этом в отношении румынского названия – Н.Х.). Полное описание должностных обязанностей контролера документации можно найти здесь: https://www.randstad.co.uk/career-advice/job-profiles/what-does-a-document-controller-do/ .

Мой комментарий: Обязанности контролёров документации, как мне кажется, ближе всего к обязанностям уполномоченных по делопроизводству в подразделениях. Но я бы здесь отметила следующее: управление документами и информацией в рамках системы менеджмента качества (или любой другой системы менеджмента), с моей точки зрения, это часть общей системы управления документами и информацией в организации. Действительно, стандарты систем менеджмента ИСО устанавливают весьма ограниченные требования, но это не значит, что на практике соответствующие специалисты берут на себя исключительно технические поддерживающие функции. Среди них встречаются высококлассные специалисты, умело применяющие весь арсенал инструментов управления документами в отношении вверенных их попечению материалов.

Из того, что стандарты систем менеджмента мало что говорят об управлении документами и информацией (этой теме обычно посвящено пол-странички текста) и определённо никоим образом не являются ни прародителями, ни даже основной движущей силой разработки стандартов управления документами, не следует, что мы вправе отвергнуть принадлежность соответствующих специалистов к нашей общей профессии – даже тех, чей круг должностных обязанностей весьма узок (пусть даже они занимаются одним лишь нормоконтролем).

Читая список этих обязанностей, становится ясно, что контроль качества и управление качеством документов и другой информации - это их компетенция. Специалисты по управлению документами не отвечают за управление качеством информации.

В начале своей карьеры я работала с группой контролёров документации в компании Eumetsat. Это были великолепные профессионалы, делавшие блестящую работу по повышению качества информационных материалов и документов, выпускаемых организацией. Это была их основная обязанность: контроль качества выпускаемой документации. Многие из них также обладали хорошими знаниями в области управления записями и архивного дела, но использовали их только для управления документами своих подразделений. Они знали, что не являются специалистами по управлению документами, и часто обращались ко мне за советом по соответствующим вопросам.

В настоящее время профессия специалиста по управлению документами сталкивается с угрозами, исходящими с нескольких сторон.

Одна угроза исходит от тех, кто считает сам термин «управление документами» устаревшим и подлежащим замене более модным названием «стратегическое управление информацией» (Information Governance, IG). Увы, термин «стратегическое управление информацией» до сих пор так и не был должным образом чётко определён, и каждый сторонник его использования полагается на собственное определение того, из чего складывается это «стратегическое управление». Использование этого термина также разрывает связи с архивным делом, что, на мой взгляд, является серьёзной ошибкой.

Другая угроза исходит от Международной ассоциации специалистов по вопросам неприкосновенности частной жизни (International Association of Privacy Professionals, IAPP), объединяющей профессионалов в области защиты персональных данных, которые считают, что профессии специалистов по управлению документами и архивистов устарели, - и что наиболее квалифицированными для того, чтобы давать рекомендации по управлению жизненным циклом документов, включая установление и отслеживание сроков хранения и передачу/уничтожение документов, являются специалисты по информационной безопасности. Я написала на сайте LinkedIn пару статей по этому поводу.

Так что пусть контролёры документов делают свою работу по контролю качества документации, - а мы, специалисты по управлению документами, будем делать нашу работу по управлению и поддержанию документов. Для нормального функционирования организаций и предприятий нам нужны обе профессии.

Лючия Стефан (Lucia Stefan)

Мой комментарий: Лично я считаю, что в современных условиях всем, кто занимается различными аспектами управления данными, информацией, документами и знаниями, лучше объединяться и искать точки соприкосновения, а не «огораживать» свои «делянки». Откуда бы человек ни начал своё восхождение к вершинам профессионального мастерства, он быстро почувствует, что ему необходимы знания и навыки, традиционно считавшиеся «привилегией» разных дисциплин и направлений деятельности.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/quality-management-information-records-remit-lucia/