Сравнение стратегического управления информацией с управлением документами, часть 1

Данная заметка Деметры Эдвардс (Demetra Edwards – на фото), ассоциированного редактора раздела по вопросам поиска и управления корпоративным контентом сайта TechTarget.com была опубликована на этом сайте 25 ноября 2020 года.

Стратегическое / полномасштабное управление информацией (information governance) основное внимание уделяет концепции, которой необходимо следовать при управлении информацией в рамках деловой деятельности, в то время как управление документами (records management) фокусируется на жизненном цикле электронных и физических документов.

Полномасштабное управление информацией и управление документами - два важных направления деятельности, поддерживающие организованность деловой деятельности. Хотя люди часто используют их как синонимы, это разные понятия.

В центре внимания управления документами находится система, контролирующая жизненный цикл документов или любых иных объектов, которые организация может отнести к числу деловых транзакций (здесь допущена довольно распространенная терминологическая ошибка, когда термин «транзакция» использован в смысле «документированная информация о транзакции» - Н.Х.). Стратегическое / полномасштабное управление информацией (см. например, https://searchcompliance.techtarget.com/definition/information-governance ) основное внимание уделяет структурам, политикам и процедурам, которые требуются коммерческим организациям для успешного управления своей информацией.

Ниже рассмотрены различия между полномасштабным управлением информацией и управлением документами.

Полномасштабное управление информацией

Полномасштабное управление информацией - это концепция (framework), которой коммерческие организации следуют в целях управления информацией и обеспечения соответствия отраслевым нормативным требованиям. Оно включает процессы, роли и стандарты, которым компания должна следовать при создании, хранении и организации контента, документов и иной корпоративной информации и данных.

Полномасштабное управление информацией имеет важнейшее значение, поскольку оно обеспечивает единообразное управление всей информацией деловыми подразделениями, и упрощает доступ для сотрудников. В рамках полномасштабного управления информацией также определяется, какой контент компаниям не требуется сохранять, позволяя им удалять ненужные данные. По мере развития технологий, коммерческие организации могут собирать большие объемы данных о клиентах, включая персональные данные (personally identifiable information, PII). Организации защищают персональные данные посредством разработки и обеспечения исполнения корпоративных руководств по полномасштабному управлению документами. В некоторых жёстко регулируемых отраслях, такие как энергетика и финансовые услуги, организации обязаны ежегодно представлять отчёты о соответствии, показывающие, что они соблюдают требования к управлению информацией.

 План полномасштабного управления информацией охватывает такие этапы, как «управление документами», «информационные права», «информационная безопасность», «управление электронной почтой», «аудит»

В числе целей полномасштабного управления информацией - предоставление сотрудникам необходимой им информации, снижение затрат на хранение и обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований ( https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2017/12/06/if-gdpr-compliance-doesnt-start-with-information-governance-youll-probably-fail/?sh=66593df32e1e ). Полномасштабное управление информацией направлено на обеспечение организаций информацией, необходимой им для принятия деловых решений. Компании часто осознают, что им необходимо полномасштабное управление информацией, лишь тогда, когда они сталкиваются с такими неприятными событиями, как судебные процессы или аудит на соответствие законодательно-нормативным требованиям.

Во многих компаниях имеются директора по полномасштабному управлению информацией (chief information governance officer, СIGO), которые контролируют программы полномасштабного управления информацией. Исполнитель роли CIGO отвечает за разработку, управление и обеспечение выполнения программы полномасштабного управления информацией. CIGO-директор также должен создать консультативный совет, включающий представителей деловых подразделений, ИТ, службы комплайнса, главного юрисконсульта и других заинтересованных сторон, для реализации стратегии полномасштабного управления информацией (см. https://searchcontentmanagement.techtarget.com/tip/Information-governance-strategy-isnt-a-project-its-a-culture ).

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/2_24.html )

Деметра Эдвардс (Demetra Edwards)

Источник: сайт TechTarget.com
https://searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Compare-information-governance-vs-records-management