Штат Техас, США: В чём разница между специалистами по управлению документами и архивистами? Часть 1

Данная заметка Эрики Сигрист (Erica Siegrist – на фото) была опубликована 12 ноября 2020 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC – это архивно-библиотечная служба штата). Замечу, что для доступа к материалам на сайте TSLAC может потребоваться анонимайзер (техасцы очень боятся русских хакеров!).

На рис. вверху показан специалист по управлению документами, говорящий архивисту (внизу) «Ты мне не нравишься!». Тот на это отвечает: «А ты мне вообще не интересен!» - Н.Х.

Сейчас, когда мы прощаемся с октябрём и проводившимся в этот период (в США – Н.Х.) месячником архивов, самое время, как нам кажется, обратить внимание на различия между дисциплинами «управление документами» и «архивное дело». Что за отношения между ними - непрекращающееся соперничество, гармоничная дружба или, может быть, понемногу и того, и другого? Имеют ли специалисты по управлению документами какое-либо представление об архивной науке? А архивисты - думают ли вообще о специалистах по управлению документами?

В 1971 году специалист по управлению документами Джеральд Браун (Gerald Brown) высказал свою точку зрения на различия между представителями его профессии и архивистами в статье «Архивист и специалист по управлению документами: Точка зрения специалиста по управлению документами» (The Archivist and the Records Manager: A Records Manager’s Viewpoint, статья была опубликована в журнале Records Management Quarterly, том 5 (1971), номер 21):

«Архивист удовлетворяет потребности учёных, историков и будущего, в то время, как специалист по управлению документами обслуживает потребности деловой деятельности, которая обычно мотивирована прибылью и для которой представляет интерес лишь та информация, что способствует получению этой прибыли и достижению целей организации, либо их защите. Иными словами, специалист по управлению документами - это, по сути, бизнес-администратор, а архивист – главным образом историк».

Теперь, почти 50 лет спустя, давайте продолжим эту дискуссию ...

Жизненный цикл документа

Существуют различные модели жизненного цикла документа. Некоторые организации используют «радугу» (этапов менеджмента информации – эта модель была предложена международной ассоциацией специалистов по управлению документами и информацией ARMA International, и включает такие этапы, как захват, коллективная работа, контроль версий, хранение и отслеживание сроков хранения, э-раскрытие и установление/снятие запретов на уничтожение, и, наконец, уничтожение либо передача на архивное хранение – Н.Х., см. https://magazine.arma.org/2019/04/mapping-document-management-processes-leveraging-an-information-lifecycle/ ). Другие организации используют сложную блок-схему (см. http://www.oais.info/ - дана, не совсем, на мой взгляд, уместная ссылка на OAIS-модель открытой архивной информационной системы – Н.Х.),  - и до сих пор нет полного согласия относительно количества этапов жизненного цикла. Однако большинство специалистов по управлению документами и архивистов согласно с тем, что существует три базовых этапа в жизни документа (см. рис. ниже):

1. Создание или получение

2. Хранение и использование

3. Окончательное решение судьбы (уничтожение либо передача на архивное хранение)

Базовые этапы жизненного цикла документа

Архивисты могут возразить, что существует четвертый этап жизненного цикла – этап долговременной сохранности (говоря простым языком, архивное хранение – Н.Х.). Обычно основная часть работы архивиста выполняется на этом четвёртом этапе. Фактически, можно сказать, что жизненный цикл архивного документа начинается именно на этой стадии. Специалисты по управлению документами уничтожают не подлежащие постоянному или длительному хранению документы, а затем передают действительно важные документы постоянного срока хранения в архивы.

В крупных организациях многие специалисты по управлению документами могут больше никогда не вспомнить об этих документах после того, как архивы примут их и возьмут на себя ответственность за их сохранность.

Мы, однако, знаем, что многие муниципальные органы власти не имеют возможности автоматически передавать исторические документы в архивы. Они могут столкнуться с необходимостью хранить у себя все документы постоянного срока хранения, и их сотрудники будут в этом случае выполнять традиционные роли как специалистов по управлению документами, так и архивистов. Похоже ли это на Вашу ситуацию? В должностных инструкциях органов государственной власти часто стирается грань между специалистами по управлению документами и архивистами.

Также часто наблюдается определенное пересечение между знаниями и навыками в области обеспечения долговременной сохранности, используемыми специалистами по управлению документами и архивистами. И тем, и другим необходимо знать, как защитить свои документы длительного и постоянного срока хранения от кражи, внесения изменений и от повреждения.

Архивисты также могут полагаться на специалистов по управлению документами, доверяя им быть их глазами и ушами на этапах «Создание или получение» и «Хранение и использование» жизненного цикла документа. Специалисты по управлению документами часто более активно участвуют в поддержке оперативной деловой деятельности и в разработке политик, благодаря чему они могут лучше понимать функции и структуру многих видов документов – что на последующих этапах может помочь архивистам задокументировать контекст создания и использования этих документов.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/2_18.html )

Эрика Сигрист (Erica Siegrist)

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/11/records-managers-vs-archivists-whats-the-difference/