США: Национальные Архивы выложили для публичного обсуждения проект изменений в своих нормативных требованиях по вопросам оцифровки документов постоянного срока хранения и пересмотра указаний по срокам хранения

1 декабря 2020 года на сайте официального бюллетеня правительства США «Федеральный реестр» (Federal Register) были опубликованы для публичного обсуждения поправки, которые Национальные Архивы США предлагают внести в свои нормативные требования.

Мой комментарий: Об обсуждении аналогичных поправок в отношении документов временного срока хранения я уже писала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2018/10/blog-post_11.html .

Тема проекта поправок RIN 3095-AB99 сформулирована как «Управление федеральными документами: Оцифровка документов постоянного срока хранения и пересмотр указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении» (Federal Records Management: Digitizing Permanent Records and Reviewing Records Schedules), см. https://www.federalregister.gov/documents/2020/12/01/2020-26239/federal-records-management-digitizing-permanent-records-and-reviewing-records-schedules

В виде PDF-файла, отформатированного в традиционном стиле «Федерального реестра», проект доступен по адресу https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2020-12-01/pdf/2020-26239.pdf .

В аннотации на проект сказано следующее:

«Мы предлагаем внести поправки в наши правила управления электронными записями, добавив в них подраздел, содержащий стандарты оцифровки федеральных документов постоянного срока хранения, с тем, чтобы федеральные органы исполнительной власти могли, где это уместно, уничтожать исходные оригинальные документы, в соответствии с поправками к Закону о федеральных документах 2014 года.

Мы также вносим небольшие поправки в наши положения о проведении пересмотра указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении, устанавливая для федеральных органов исполнительной власти требование каждые пять лет проводить пересмотр всех сроков хранения и перечней, возраст которых составляет десять лет и более, исходя из даты утверждения срока хранения или перечня Национальными архивами США (NARA).»

Замечания на проект можно подавать до 1 февраля 2021 года либо через федеральный портал законотворческой деятельности (Federal eRulemaking Portal, http://www.regulations.gov ), либо – если речь идёт о бумажных документам или съёмных носителях информации – посылая их обычной почтой (так положено по закону, но одновременно участников обсуждения предупреждают, что, в связи с пандемией Covid-19, обработка обычной почты может идти с большими задержками). При подаче замечаний следует упомянуть Национальные Архивы (NARA) и регистрационный номер проекта (RIN 3095-AB99). Национальные Архивы резервируют за собой право опубликовать без каких-либо изменений полученные замечания (в том числе включенные в них автором персональные данные).

В пояснительной записке к проекту, в частности, сказано:

«Мы предлагаем внести поправки в подраздел 36 CFR 1224 «Программы окончательного решения судьбы документов» (Records Disposition Programs – речь идёт о подразделе 1224 раздела B главы XII 36-й части Свода федеральных нормативных актов – это американские Правила делопроизводства в федеральных органах власти, см. https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/chapter-XII/subchapter-B - Н.Х.) и в подраздел 36 CFR 1225 «Установление документам сроков хранения (Scheduling Records) с целью установления временных рамок для обязательного пересмотра существующих указаний по срокам хранения и действиям по их истечении. Согласно действующим нормативным требованиям, указания по срокам хранения должны пересматриваться «регулярно». Данные поправки проясняют смысл слова «регулярно», устанавливая временные рамки для проведения таких регулярных пересмотров. Поправки опираются на результаты исследования, показавшего, что многие указания по срокам хранения не актуализировались и не пересматривались, когда в этом возникала необходимость. Мы предлагаем уточнить правила и потребовать, чтобы органы исполнительной власти каждые пять лет в обязательном порядке пересматривали указания по срокам хранения, с момента утверждения которых Национальными Архивами прошло десять или более лет.

Кроме того, мы предлагаем внести поправки в раздел 36 CFR 1236, «Управление электронными документами» (Electronic Records Management), добавив новый подраздел, устанавливающий стандарты оцифровки бумажных и фотографических документов постоянного срока хранения, включая бумаги и фотографии, содержащиеся в документах смешанного типа. В 2014 году в Закон о федеральных документах (Federal Records Act  - это раздел 44 U.S.C. 3302 Свода законов США, см. https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3302 ) публичным законом 113-187 (Public Law 113-187, см. https://www.congress.gov/113/plaws/publ187/PLAW-113publ187.pdf ) были внесены изменения, обязывающие Национальные Архивы выпустить стандарты для воспроизведения документов в электронном виде «с намерением в последующем уничтожить исходные документы». Поправка охватывает документы как временного, так и постоянного срока хранения.

Данная поправка распространяется только на документы постоянного срока хранения перечисленных выше видов. Ранее мы уже внесли поправки в раздел 36 CFR 1236, введя стандарты оцифровки документов временного срока хранения, которые составляют основную часть федеральных документов (проект RIN 3095-AB98, поправки были опубликованы в «Федеральном реестре» 84 FR 14265 10 апреля 2019 г., см. https://www.federalregister.gov/documents/2019/04/10/2019-06916/electronic-records-management , и вступили в силу 10 мая 2019 года). В будущие редакции правил мы планируем включить дополнительные требования к оцифровке для других конкретных видов носителей информации. До тех пор органы исполнительной власти должны связаться с rmstandards@nara.gov по поводу оцифровки других видов документов постоянного срока хранения.

Документы классифицируются как документы постоянного срока хранения решением Архивиста США, как имеющие достаточную историческую или иную ценность, оправдывающую продолжение их сохранения сверх тех сроков, в течение которых они нужны органам исполнительной власти для административных, юридических или налоговых целей. Органы исполнительной власти хранят документы постоянного срока хранения для административных, юридических или финансовых целей в течение определенного периода времени. По окончании установленного срока (ведомственного – Н.Х.) хранения они передают документы постоянного срока хранения на ответственное хранение и под юридическую ответственность Национальных Архивов.

Эти стандарты оцифровки для документов постоянного срока хранения обеспечивают органам исполнительной власти возможность использования в дальнейшем их электронных версий для тех же деловых целей, что и исходные документы, а также пригодность электронных документов для хранения в архивных фондах Национальных Архивов. Мы стремимся к тому, чтобы правила были нейтральными в отношении того, кто выполняет для органа власти операции по оцифровке, будь то вышестоящий орган, подчинённый орган, поставщик или иное подобное лицо, действующее от имени органа исполнительной власти.

Предлагаемые поправки устанавливают требования к оцифровке как к деятельности по управлению документами, исходя из принципов, содержащихся в разработанном в рамках «Инициативы по разработке руководств по оцифровке для федеральных органов исполнительной власти США» (Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative, FADGI) «Техническом руководстве по оцифровке материалов культурного наследия: Создание мастер-файлов растровых изображений» (Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files, http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/digitize-technical.html , 2016 год), а также в технических спецификациях и технических отчётах Международной организации по стандартизации (ИСО), в частности, в техническом отчёте ISO/TR 13028:2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records).

Поправки также дают федеральным органам исполнительной власти рекомендации, необходимые им для продолжения проектов оцифровки и последующего уничтожения оригинальных исходных документов постоянного срока хранения. Эти технические стандарты оцифровки применимы как к несекретным документам, так и к секретным документам, содержащим государственную тайну. В то же время эти поправки не затрагивают иные стандарты, специфические для секретной информации, по таким вопросам, как специфические для секретных документов метаданные или приобретение безопасного оборудования. Эти вопросы не входят в сферу наших полномочий в области управления документами, и не охватываются данными правилами.

Предлагаемые стандарты имеют обратную силу и применимы к оцифрованным документам постоянного срока хранения, которые ещё не были переданы в Национальные Архивы. Если органы исполнительной власти установят, что ранее оцифрованные ими документы не соответствуют этим стандартам, может потребоваться проведение повторной оцифровки. Проведение повторной оцифровки документов позволит органам власти использовать типовые перечни (GRS) как правовое основание для уничтожения бумажных оригиналов и передачи вновь оцифрованных документов на архивное хранение в Национальные Архивы.

Если, однако, ранее оцифрованные документы органов власти не соответствуют требованиям предлагаемой редакции правил, у них также есть другие варианты:

• Передать бумажные версии документов постоянного срока хранения на хранение в федеральные центры хранения документации Национальных Архивов до 31 декабря 2022 года;
  
  
• Сотрудничать с нами, чтобы разработать касающиеся ранее оцифрованных документов специфические для конкретного органа власти указания по срокам хранения, которые предоставят им полномочия для передачи электронных документов в Национальные Архивы и для уничтожения исходных оригинальных документов (этот вариант доступен в том случае, если Национальные Архивы сочтут, что ранее оцифрованные документы являются приемлемыми документами постоянного срока хранения, даже если отсканированные версии были оцифрованы в соответствии со стандартами, отличными от тех, что указаны в данном правиле); или
  
  
• Попросить сделать для них исключение в рамках стратегических усилий федерального органа исполнительной власти по достижению целей Меморандума OMB/NARA M-19-21 (подробную информацию о требованиях и исключениях в отношении стратегических усилий органа власти см. в Бюллетене NARA 2020-01 «Руководство по меморандуму OMB/NARA M-19-21 о переходе на электронные документы», https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2020/2020-01 ).

Некоторым органам власти для решения проблем с ранее отсканированными бумажными документами может понадобиться комбинация этих вариантов.

Пока идёт обсуждение предлагаемых поправок и их доработка, мы рекомендуем федеральным органам исполнительной власти обсудить проекты оцифровки с их главным юрисконсультом и руководителем службы управления документами, прежде чем уничтожать оригинальные документы постоянного срока хранения. Органы власти также должны продолжать следовать процессу, описанному в типовых перечнях, в разделе 36 CFR 1225.24 Свода федеральных нормативных актов  и в Бюллетенем NARA 2010-04 «Руководство по уведомлению о документах, ранее признанных документами постоянного срока хранения» (Guidance Concerning Notifications for Previously Scheduled Permanent Records, https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-04.html ).»

Источники: сайт «Федеральный реестр» / сайт Govinfo.gov
https://www.federalregister.gov/documents/2020/12/01/2020-26239/federal-records-management-digitizing-permanent-records-and-reviewing-records-schedules
https://www.govinfo.gov/content/pkg/FR-2020-12-01/pdf/2020-26239.pdf