Штат Техас, США: В чём разница между специалистами по управлению документами и архивистами? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2020/12/1_17.html )

Экспертиза ценности

У специалистов по управлению документами и архивистов могут быть разные представления о том, что такое «экспертиза ценности» и когда она проводится.

Общество американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) определяет термин «экспертиза ценности» (appraisal) следующим образом:

1. Процесс отбора из числа предлагаемых архивам материалов тех, что имеют достаточную ценность для приёма их на архивное хранение.

2. Процесс установления сроков хранения документов на основе законодательно-нормативных требований и их текущей и потенциальной полезности.

3. Процесс определения рыночной стоимости предмета (денежная оценка).

Источник: Словарь архивной терминологии SAA, https://dictionary.archivists.org/entry/appraisal.html .

Специалисты по управлению документами и архивисты найдут общий язык в рамках второго из приведённых определений. Обычно мы рассматриваем четыре различных вида ценности / полезности (см.  https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/06/the-meaning-of-historical-value-on-local-government-schedules/ ), когда проводим экспертизу  ценности документов и устанавливаем сроки их хранения: административную, правовую, налоговую и историческую.

Некоторые специалисты по управлению документами могут думать, что архивистов интересует лишь историческая ценность, или же что оценка исторической ценности должна производиться только архивистами. Однако обе дисциплины способны внести вклад в оценку различных видов ценности. В TSLAC специалисты по управлению документами и архивисты вместе оценивают ценность серий документов при установлении минимальных сроков хранения и требований штата в отношении передачи документов на архивное хранение  (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/rrs ), также указаний по сроках хранения и действиям по их истечении для муниципальных органов власти  (см.https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention ).

Специалисты по управлению документами и архивисты должны также объединить свои усилия в рамках обеспечения непрерывности деловой деятельности и её восстановления после катастроф. Специалисты по управлению документами понимают, какие документы жизненно важны для основных бизнес-функций, а архивисты знают, какие исторические документы являются незаменимыми.

Эффективность

Джеральд Браун, возможно, что-то специфическое имел в виду, когда утверждал, что специалисты по управлению документами - это в основном бизнес-администраторы. Это чрезмерное упрощение, но нельзя отрицать, что службам управления документами часто вменяется в обязанность повышать эффективность, снижать затраты и оптимизировать процессы поиска информации. Так, законы Техаса, регламентирующие деятельность местных органов власти  (см. https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind#Sec203_023 ) и органов исполнительной власти штата ( https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletin4 ) содержат фразу «снижение затрат и повышение эффективности» в определении понятия «управление документами».

Говоря простым языком, большая часть обязанностей в области управления документами связана с тем, как сегодня документы создаются и распространяются; в то время, как большая часть обязанностей в сфере архивного дела связана с тем, как документы использовались в прошлом (или же какими будут видеть сегодняшние документы будущие историки).

Специалисты по управлению документами знают, что нельзя просто хранить всё вечно. В какой-то момент бумаги накапливаются, серверы электронной почты выходят на пределы своих возможностей, и просеивание накопившихся за десятилетия документов при подготовке ответа на запросы, на основании закона о свободе доступа к государственным документам, становится неподъёмным. Вот почему ведущие специалисты по вопросам управления документами создают политики, поощряющие регулярное уничтожение/передачу документов и их конверсию в современные форматы с поддержкой возможности поиска – тем самым они обеспечивают для сотрудников возможность находить и эффективно использовать документы.

Архивисты обычно меньше участвуют в разработке и обеспечении исполнения политик управления документами, но эти политики, номенклатуры дел, классификационные схемы и бизнес-процессы действительно дают архивистам ценный контекст, показывающий где, как и почему создавались документы в рамках структуры организации. Архивисты любят «уважать целостность фондов» (respect the fonds, https://dictionary.archivists.org/entry/respect-des-fonds.html )!

Возможно, специалистов по управлению документами больше, чем архивистов, заботят итоги экономической деятельности организации – а архивистов больше интересует «историческая память» организации. Однако и у тех, и у других есть все основания гордиться эффективностью деятельности и историей государственного органа, в котором они работают. В органах правительства штата Техаса специалисты по управлению документами и архивисты обслуживают одного и того же клиента - общественность.

Эрика Сигрист (Erica Siegrist)

Мой комментарий: Замечу, что как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности лишь очень крупные и богатые организации могут себе позволить содержать как узких специалистов по управлению документами, так и сосредоточенных исключительно на работе с историческими документами архивистов. Более типичной является ситуация, когда обязанности и тех, и других возлагаются на одну и ту же службу (всё чаще в составе одного-двух человек). Современный специалист по необходимости должен уметь как управлять документами в интересах текущей деловой деятельности организации, так и обеспечивать сохранение корпоративной памяти и деловых документов, имеющих долговременную ценность.

Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2020/11/records-managers-vs-archivists-whats-the-difference/