четверг, 24 декабря 2020 г.

Сравнение стратегического управления информацией с управлением документами, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2020/12/1_23.html )

Управление документами

Управление документами (см. https://searchcompliance.techtarget.com/definition/records-management ) - это способ, при помощи которого коммерческая организация управляет своими электронными и/или физическими документами на различных этапах их жизненного цикла, от создания до уничтожения документов. Хотя некоторые считают бумажные документы морально устаревшими после перевода на электронные технологии большинства бизнес-процессов, некоторым компаниям требуется поддерживать как электронные, так и физические документы.

Жизненный цикл управления документами охватывает такие этапы, как «создание/получение», «использование/модификация», «хранение и защита», «уничтожение/передача на архивное хранение» и «архивное хранение/обеспечение долговременной сохранности»

Компании могут хранить свои электронные документы на собственной площадке или в облачной системе управления контентом. Коммерческие организации могут также хранить свои физические документы в коробах или в хранилищах. Государственные органы могут потребовать, чтобы физические документы использовались для обслуживания всех людей, включая тех, кто не может или не хочет использовать электронные варианты. Некоторые правительства могут также потребовать хранения определенных физических документов, таких как финансовые отчеты - по закону - в течение длительных периодов времени, в зависимости от отрасли.

Специалисты по управлению документами несут ответственность за понимание деятельности по управлению документами; однако генеральный директор или финансовый директор часто несут ответственность за управление документами, даже если компания нанимает группу специалистов для управления документами. Специалисты по управлению документами могут информировать участвующих в деловых процессах сотрудников о том, какой информацией располагаем коммерческая организация, где она хранится и как долго компания должна её хранить.

Компании, скорее всего, будут поддерживать гибридную модель управления документами (см. https://searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Physical-records-management-here-to-stay-along-with-digital-records ), предусматривающую поддержания как физических, так и электронных документов. Управление электронными документами повышает эффективность и удобство поиска за счет тегирования с помощью метаданных. После того, как компания оцифровывает свои документы, сотрудники могут легко получить к ним доступ в системе управления контентом, такой, как Microsoft SharePoint, M-Files или eFileCabinet.

Различия между полномасштабным управлением информацией и управлением документами

Полномасштабное управление информацией - это «зонтичный» термин, который охватывает все процессы и концепции, которым должна следовать коммерческая организация в плане управления информацией; и управление документами подпадает под этот «зонтик» как один из элементов управления информацией.

Управление документами отвечает за управление тем, что происходит с документом на протяжении всего его жизненного цикла, в то время как управление информацией фокусируется на более широкой картине того, как этот процесс влияет на общий успех всей организации.

Деметра Эдвардс (Demetra Edwards)


Мой комментарий: Данная заметка отражает весьма распространенную позицию, с которой я не согласна. Дело в том, что практически всё, что здесь отнесено к сфере полномасштабного управления информацией, на самом деле является частью хорошо поставленного современного управления документами. Я не вижу смысла в том, чтобы выделять наиболее высокоуровневую часть управления документами в новую дисциплину с непомерно большими претензиями на всеохватность. Уж если и использовать термин «стратегическое / полномасштабное управление документами», то как название концепции объединения усилий всех работающих с информацией профессионалов! :)

Источник: сайт TechTarget.com
https://searchcontentmanagement.techtarget.com/feature/Compare-information-governance-vs-records-management

Комментариев нет:

Отправка комментария