понедельник, 28 июня 2010 г.

Дискуссия по проектам стандартов системы менеджмента документов ч.I

Я уже писала о том, что идёт обсуждение и голосование по проектам стандартов ИСО 30300 и 30301 новой системы менеджмента документов (СМД). Сейчас на международном форуме специалистов по управлению документами завязалась интересная дискуссия по этому поводу. Началась она с заметки авторитетного американского специалиста Ларри Медины (Larry Medina), опубликованной 10 июня 2010 год (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006B&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=37493 )
Было бы действительно здорово, если бы кто-нибудь из разработчиков этих документов потратил немного времени, чтобы объяснить тем из нас, кто намеревается потратить время на анализ и подготовку замечаний к этим документам (или когда-либо использовать их в будущем), - чем они являются на самом деле.

У меня есть некоторая предыстория взаимодействия с техническим комитетом ИСО TC46/SC11, во время, когда я был председателем комитета по стандартам ассоциации ARMA International. Тогда нам сказали, что разработка этих документов в значительной степени была причиной того, почему ИСО решила отложить пересмотр стандарта ISO 15489, - но вряд ли я подхожу для того, чтобы объяснять эту концепцию, в частности потому, что я с ней не согласен.

С учетом сказанного, я думаю, что всем, кто занимается управлением документами, и особенно тем специалистам, чьи организации сертифицированы по стандартам ISO 9000 или 14000; а также всем тем, чьи организации ведут деловую деятельность в международном масштабе и/или используют стандарт ISO 15489 в качестве руководства при формировании своих программ управления документами, следует внимательно проанализировать эти проекты и, возможно, подготовить свои замечания.

И если Вы соберетесь это сделать ... прежде, чем приступить к анализу содержания проекта ISO/DIS 30300, стоит посмотреть на рисунки 1-3 и не пожалеть время на изучения «Терминов и определений» в разделе 3. Не имея этой информации в качестве основы для дальнейшего чтения, Вы, скорее всего, скоро начнете рвать на себе волосы. Рисунки наглядно объясняют, в чём заключается «концепция» этого документа, и, хотя термины, по идее, должны быть ясными и чёткими, я до сих пор в недоумении, почему они были разделены на три группы (термины, относящиеся к документам, к управлению/менеджменту, и к управлению документами). Все термины используются вперемешку, а текст документа никак не структурирован в соответствии с этими тремя «направлениями».

Хотя многие термины помечены как заимствованные или же «адаптированные» из ISO 15489, некоторыми из них, как мне кажется, нуждаются в определенной шлифовке для того, чтобы их можно было применять повсеместно, - а ведь цель стандартов ИСО состоит в том, чтобы сделать их применимыми для всех пользователей, в том числе и в США. Думаю, что пришло время оспорить язык определений в ISO 15489, особенно с учётом того, что этот стандарт в любом случае будет пересмотрен в ближайшем будущем.

Ярким примером являются определения понятий «конверсия» (conversion) и «миграция» (migration). Если Вы прочитаете их, то увидите, что они не точны, - по крайней мере, по сравнению с моим пониманием. А приведенный пример, когда файл Word преобразуется из версии v1 в версию v2 – это пример миграции, а не конверсии.

Что еще хуже (по крайней мере, с моей точки зрения) - это необходимость ввести приложение A, содержащее множество графиков, объясняющих, каким образом термины и определения взаимосвязаны друг с другом, и используются ли они в отношении документов, управления или управления документами!

Может быть, я где-то запутался - когда я проснулся сегодня утром, в первый момент я ошибочно подумал, что сегодня пятница, так что, возможно, я не разобрался и в этой концепции, - но мне-то казалось, что цель стандарта – сделать вещи проще и понятнее, чтобы людям легче было в них разобраться (?)

Ларри Медина (Larry Medina)
17 июня, сообщив коллегам о том, что вспомогательные разъясняющие документы выложены в свободном доступе, Ларри не удержался ещё от одной «шпильки» (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=9646 ):
Они [разъясняющие документы] ни в чем не способствовали тому, чтобы мои ощущения ценности этих документов стали «теплее и уютнее»… скорее, я теперь ещё меньше поддерживаю цели, намерения и значение этих стандартов менеджмента, чем раньше.
(продолжение следует)

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Комментариев нет:

Отправка комментария