вторник, 29 июня 2010 г.

Дискуссия по проектам стандартов системы менеджмента документов ч.II

На критику Ларри Медины ответили в совместном письме от 18 июня 2010 года (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006C&L=RECMGMT-L&T=0&F=&S=&P=15446 ) координаторы двух рабочих групп, непосредственно занимавшихся разработкой стандартов СМД - Джудит Эллис (Judith Ellis, на фото слева) и Карлота Бустело (Carlota Bustelo, на фото справа). Это письмо приведено ниже с небольшими сокращениями.
Хотя мы и благодарны Ларри Медине за оповещения участников форума о публикации этих проектов стандартов, мы хотели бы прояснить некоторые вопросы, поднятые в его сообщении [...]

1) Эти стандарты не заменяют ISO 15489, у них иное назначение, как мы объясним ниже. СМД - это группа стандартов, предназначенных для Руководства, и в них управление документами позиционируется на уровне системы менеджмента (специфический вид стандартизации), что дает возможность стратегически согласовать вопросы делопроизводства с менеджментом качества, безопасности, окружающей среды и т.д. Поэтому сообщество профессионалов, участвовавших в разработке новых стандартов, в восторге от тех возможностей, которые открываются для нас в профессиональном плане.

2) Предлагается не международный стандарт в 2-х частях, а два отдельных стандарта (ISO DIS 30300 и ISO DIS 30301), входящие в состав запланированной серии из 5 международных стандартов, которые в совокупности составят согласованную Систему менеджмента документов (СМД), - включая компоненты по сертификации и аудиту (которые ещё предстоит разработать).

3) Участники разработки этих документов потратили значительное время на то, чтобы объяснить, что предлагаемые стандарты собой представляют:

a) На международном уровне мы работаем над этим проектом и проводим обсуждения с мая 2007 года. За это время более 18 стран-участниц были вовлечены в обширную работу по разработке, комментированию и критике представленных документов. Опубликованные недавно тексты являются результатом этого процесса консультаций. Мы предполагаем, что официальные представители стран-участниц постоянно информируют национальные сообщества специалистов.

b) Эти конкретные документы теперь достигли стадии «Проекта международного стандарта» (Draft International Standard, DIS). До выхода на эту стадию, каждую страну-участницу по крайней мере три раза просили дать свои официальные замечания по проектам этих документов.

c) Вместе с предыдущей версией – проектом комитета (CD) среди стран-участниц был распространен документ, объясняющий видение и подход к разработке нового серии стандартов СМД 30300, и взаимосвязь стандартов СМД с ISO 15489 и связанными с ним стандартами.

d) Был подготовлен и распространен вместе с проектами 6-страничный документ, содержащий ответы на часто задаваемые вопросы, в котором охвачен широкий круг тем, с тем, чтобы помочь людям в анализе проектов и в понимании их взаимосвязи с другими стандартами ISO по управлению документами.

4) Когда речь идет о формализации профессиональной практики, особенно в разных культурах, - с языком всегда возникают сложности, и процесс разработки этих стандартов не стал исключением. Помимо решения наших собственных профессиональных терминологических и лингвистических проблем, нужно было ещё выполнять существующие требования к стандартам систем менеджмента - особой «породы» стандартов. Поэтому были неизбежны широкие международные обсуждения и дискуссий по поводу языка. Мы, однако, были скрупулезны в решении этой задачи, используя надежную и документированную методологию, обеспечивающую выявление и устранение всех претензий культурного и технического плана. Профессор Ань Сяоми (Xiaomi An), хорошо известная в сообществе специалистов по управлению документами, взяла на себя инициативу по обеспечению строгости и точности в управлении терминами и определениями, в соответствии с соответствующими стандартами ISO.

5) Поскольку мы работаем в установленных для стандартов систем менеджмента ИСО рамках, проект должен был соответствовать определенным типовым текстам. Мы согласились с тем, что в стратегическом плане это важно для нашего общества, и мы напряжённо работали над тем, чтобы в тексте проектов сохранилась целостность нашего профессионального понимания, - одновременно выполняя требования к системам менеджмента ИСО.

6. В качестве завершающего штриха, некоторые страны провели с целью разъяснения и пропагандирования стандартов СМД, конференции, форумы и другие мероприятия, нацеленные на представителей высшего руководства (которые концентрируют своё внимание на всём том, что необходимо для поставки продуктов и оказания услуг клиентам и заинтересованным сторонам). Подкомитет TC46/SC11 разрабатывает глобальную программу продолжения подобного маркетинга и обмена информацией, которая должна будет одновременно осуществляться в целом ряде стран, на различных форумах и в различных средах. Мы рекомендуем Вам именно таким образом использовать опыт и знания ваших представителей в подкомитете SC11.

Джутит Эллис (Judith Ellis)
Координатор (Convenor) 8-й рабочей группы подкомитета TC46/SC11

Карлота Бустело (Carlota Bustelo)
Координатор (Convenor) 9-й рабочей группы подкомитета TC46/SC11
(окончание следует)

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Комментариев нет:

Отправка комментария