понедельник, 28 июня 2010 г.

Слушания в Конгрессе США о состоянии делопроизводства в федеральных органах власти

17 июня 2010 года в подкомитете по информационной политике, переписям и национальным архивам комитета Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления прошли слушания по теме «Управление электронными документами в федеральных органах власти: Отчет о положении дел».

По словам Архивиста США Дэвида Ферьеро (David Ferriero), нет должной ответственности федеральных органов власти за то, как они управляют своими документами

На слушания был приглашён руководитель архивной службы США и ряд высокопоставленных сотрудников Национальных Архивов (NARA). Архивисты сообщили конгрессменам о том, что, по итогам последних обследований, уровень управления документами – особенно электронными – недостаточен, и у большей части агентств электронные документы постоянного срока хранения подвергаются умеренному или высокому риску утраты. Они также рассказали о мерах, предпринимаемых Национальными Архивами по решению этой проблемы.

Мне показался наиболее интересным следующий отрывок из доклада Поля Вестера (Paul M. Wester, Jr.), директора NARA по вопросам программ управления современными документами:
… С учетом особых проблем, связанных с обеспечением долговременной сохранности и доступа к электронным документам, NARA планирует отыскать способы для поощрения как можно более ранней передачи федеральными агентствами архивных копий электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы.

В соответствии с действующим законодательством, государственные органы вправе хранить у себя ценные документы постоянного срока хранения более 30 лет, либо до тех пор, пока они не перестанут быть нужны для их деловой деятельности. Если Национальные Архивы не будут активно взаимодействовать с государственными органами для того, чтобы полностью разобраться в используемых ими электронных форматах, то, когда электронные документы в конечном итоге будут приняты на архивное хранение, эти форматы уже не будут широко использоваться, и возможность доступа и использования документов может оказаться под угрозой. В рамках проводимого Национальными Архивами полномасштабного обследования практики управления документами, NARA планирует рассмотреть варианты решения этой потенциальной проблемы.

Хотя нашему персоналу часто удаётся договориться о ранней передаче на архивное хранение электронных документов и документов на специальных носителях, и хотя мы все больше работаем с федеральными ведомствами по опережающему приёму электронных документов постоянного срока хранения в Национальные Архивы на условиях депозитарного хранения, - используемый в настоящее время лоскутный подход не позволяет NARA в полной мере обеспечивать долговременную сохранность и, в конечном итоге, непрерывный доступ к электронным документам, имеющим постоянную ценность.

На каждый случай, когда нам удаётся договориться о досрочной передаче архивных копий электронных документов постоянного хранения (мы сейчас, например, работаем с Бюро переписи населения (Bureau of the Census) по передаче данных переписи 2010 года общим объёмом в 500 терабайт отсканированных изображений, которые поступят на постоянное хранение в Национальные Архивы в течение ближайших 18 - 24 месяцев, а станут доступны для исследователей с 2082 года), приходится масса других ситуаций, когда массивы электронных документов постоянного срока хранения подвергаются риску, либо потому, что мы о них не знаем, либо потому, что копии этих документов не были переданы на сохранение в Национальные Архивы.
Материалы слушаний доступны на сайте комитета по адресу:

Полный текст доклада Вестера доступен по адресу:

Комментариев нет:

Отправка комментария