среда, 2 июня 2010 г.

Форум специалистов по управлению документами: Программные средства для установления сроков хранения

25 мая 2010 года на Интернет-форуме специалистов по управлению документами (его архив доступен по адресу http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L ) обсуждался вопрос о том, какие из существующих в США программных продуктов, помогающих устанавливать сроки хранения документов с учетом федеральных, региональных и отраслевых законодательно нормативных требований, лучше, и почему.


В настоящее время существует два основных продукта:
  • «Retention Manager 3» компании IRCH, сделанный на основе многолетних исследований американского классика в этом вопросе Дональда Скупски (Donald Skupsky); и

  • «Versatile Retention» фирмы Zasio.
На мой взгляд, участники дискуссии подняли ряд вопросов, которые небезынтересны и для нас.

Бен Грин (Ben Greene): Есть ли среди коллег такие, что по итогам анализа, проведенного при выборе решения, предпочли продукт фирмы Zasio «Versatile Retention»  решению «Retention Manager 3», предлагаемому компанией IRCH? Если да, то на каких основаниях был сделан выбор?

Дэвид Айвз (David Ives): Мы на самом деле используем оба продукта при разработке наших перечней. Как мне кажется, у решения Zasio более наглядный и дружественный пользователю интерфейс. В нем больше возможностей для настройки под свои потребности, таких, как добавление собственных полей в отчеты,  и есть инструменты для отслеживания продвижения проекта. Сейчас компания выпускает новую версию Zasio 8. У нас пока ещё не было возможности её установить и изучить, но, насколько я понимаю, В ней будет ряд важных доработок, таких, как возможность добавлять собственные нормативные ссылки.

Что касается продукта IRCH, то мне кажется, что  Retention Manager лучше подходит для тех, кто начинает «с нуля» и кому не нужно особенно настраивать систему под свою специфику, - в этом продукте имеются приличные готовые перечни документов с указанием сороков хранения, к которым прилагаются результаты правовых исследований, проведенных при их подготовке. Поскольку мы с самого начала знали, что нам придется в любом случае перепроверять результаты этих исследований, то сочли, что нам имеет смысл с самого начала использовать для разработки перечней наиболее дружественный пользователю инструмент.

Анджела Фэаз (Angela Fares): Есть одна причина, по которой нужно быть осторожным при использовании результатов внешних исследовательских групп. Они лишь настолько хороши, насколько разработчики способны поддерживать их в актуальном состоянии.

Те  продукты, что я использовала, огорчали тем, что отставали от обновлений действующего законодательства. Когда я последний раз послала поставщику обновленное нормативное требование, с вопросом, почему его до сих пор нет в нашей базе данных - ответ был «Потому что мы его в первый раз видим»…

Питер Курилеч (Peter Kurilecz): Полностью согласен с Анджелой. Эти программные приложения являются лишь инструментами, помогающими сократить время поиска, - и в обязанности практикующего специалиста по управлению документами входит прочитать и понять смысл полных текстов законов и нормативных актов.

Я использую книги Скупски с момента их первой публикации в 1980-х годах (и до сих пор у меня дома есть их комплект), но всякий раз я не ленюсь найти и прочитать полный текст закона или нормативного акта, а не только те цитаты, которые были заложены в программный инструмент. Многократно я натыкался на то, что некоторые моменты были не указаны, особенно подразделы, относящиеся к ведению и поддержанию документов.

Лора Брукс (Laura Brooks): Я думаю, что в целом подход IRCH - прекрасная идея, а решение Zasio этого не предлагает. Тем не менее, недостатки имеются в обоих продуктах. Не существует такого единственного инструмента, на который можно было бы целиком и полностью положиться, и каждый из нас, кто отвечает за отслеживание законодательно-нормативных требований к срокам хранения,  должен в этих исследованиях оставаться впереди, информировать обе компании и говорить им, что им нужно снизить цены на свои инструменты, раз уж они не собираются отслеживать все происходящие в законодательно-нормативной базе изменения. Извините, ребята, но нам всё равно приходится самостоятельно проводить анализ законодательства.

В программе Скупски порой можно прочитать нормативную ссылку, которую можно, тем не менее, трактовать по-разному. Нормативные ссылки нужно читать независимо от программного инструмента, и меня беспокоит вопрос о том, сколько специалистов на самом деле это делают. Честно скажу, что я не читала всё подряд, а обращала внимание только на нормативные ссылки, имеющие отношение к моей отрасли.  Я нашла ряд нормативных ссылок, согласно которым срок хранения отсчитывался от определенного события, в то время, как в программе было указано, что срок отсчитывается от даты создания документов.  Возможно, мне стоит проверить на точность всю их базу нормативных ссылок, и тем самым найти себе новое занятие ;-)

С учетом сказанного, я считаю, что практики [в области управления документами] наравне с юристами должны участвовать в создании основ этих инструментов. Мне трудно понять, почему люди с юридическим образованием неправильно истолковали некоторые виденные мною положения.

Мой комментарий: Наши американские коллеги обсуждают проблему, которую и я регулярно поднимаю при рассмотрении вопросов об установлении сроков хранения.

Дело в том, что в наших российских перечнях вообще отсутствуют ссылки на законодательно-нормативные акты, которыми эти сроки были установлены. При применении перечней в деловой деятельности возникают серьёзные риски, поскольку трудно  проверить правильность указанных в них сроков хранения и внести корректировки в случае изменения законодательства (а оно меняется сейчас очень быстро, и всё чаще законодательно-нормативные акты прямо устанавливают сроки хранения, без какой-либо оглядки на перечни и на сложившуюся практику). В случае же нарушения законодательства, всю ответственность несёт организация, а не разработчики перечня, и ссылки на перечень не принимаются в качестве оправдания. 

Я в своей практической работе в каждом конкретном случае, когда нужно определить срок хранения, обязательно проверяю соответствующую законодательно-нормативную базу, и неоднократно случалось, что указанный в перечне срок хранения не соответствовал положениям законов и нормативных актов.

Источник: лист рассылки «Программа управления документами» (Records Management Program)
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Дополнительная информация: сайт Zasio / сайт IRCH
http://www.zasio.com/software_retention.asp
http://irch.hypersites.com/Product-Detail.html?de=239&pr=4&pn=Retention_Manager_3_Single_User

Комментариев нет:

Отправка комментария