среда, 30 июня 2010 г.

Дискуссия по проектам стандартов системы менеджмента документов ч.III

(Окончание) В предыдущей части был приведен ответ, данный Ларри Медине координаторами рабочих групп ИСО, занимавшихся разработкой стандартов СМД, - Джудит Эллис и Карлотой Бустело. В тот же день Ларри прокомментировал письмо координаторов «по пунктам» (см. http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1006C&L=RECMGMT-L&D=0&T=0&P=22373 ):
Что же, я рад, что завязалась какая-то дискуссия по поводу новых предлагаемых стандартов, - но, думаю, мне следует прояснить ряд моментов в моих комментариях, которые, по-видимому, были поняты неправильно.

1. Я никогда не заявлял о том, что новые стандарты заменят ISO 15489.

Мои комментарии в отношении ISO 15489 и взаимосвязей между ним и двумя новыми стандартами были главным образом нацелены на решение ИСО положить ISO 15489 «на полку». Вместо того, чтобы пересмотреть стандарт, связанный с практическими вопросами, уже используемый практиками и нуждающийся в обновлении (он был опубликован в 2001 году), - вместо этого ИСО нажимало на необходимость «стандарта менеджмента» для документов.

2. Предложенные стандарты следует отклонить, от них нет никакой пользы

Моя озабоченность была связана с содержанием документов и способом его представления, а также с путаницей в терминах/определениях и с расположением представленной информации. Я допускаю, что в какой-то момент «стандарт менеджмента» может оказаться потенциально полезным для такой отрасли, как управление документами, однако наибольшие усилия следует сосредоточить на практических стандартах, непосредственно связанных с практикой работы.

К сожалению, похоже, что конечной целью всего происходящего является выпуск других частей серии, допускающих проведение сертификации и проверку соответствия... но какая будет от всего этого польза для организаций, если базовые документы (ISO 15489, 23081 и др.) окажутся уже неактуальными, и их содержание неполным? В том, что их программы управления документами можно будет сертифицировать на соответствие стандарту, который следовало бы пересмотреть пять лет тому назад, если не больше?

Это замечание в недвусмысленной форме было передано в ИСО (через американскую Национальную организацию по информационным стандартам, NISO) комитетом по стандартам ассоциации ARMA International в 2006 году, и ещё раз - в 2007 году, когда работа над ISO 15489 была отложена в пользу разработки концепции «семейств стандартов», которая выглядела в гораздо большей степени ориентированной на маркетинг, чем на достижение основных целей подкомитета TC46/SC11.

3. У предлагаемых стандартов проблема с языком

У меня нет возражений по поводу решения написать эти стандарты таким образом, чтобы они были согласованы с другими «стандартами менеджмента» ИСО, - совершенно очевидно, что они должны быть сформированы и организованы в единой манере, для того, чтобы восприниматься единообразно.

Однако эти стандарты относятся к практике, а не к продукту. То же самое можно было бы сказать и о стандартах менеджмента качества, но ISO 9001 и 14001 не пытаются объяснить руководству необходимость внедрения практики управления качеством, они говорят об управлении имеющимися системами таким образом, чтобы вопросы качества были заложены в деловые процессы.

Снимая свою «фуражку» Профессионала и Практика, и читая этих проекты с точки зрения руководителя, я не получаю ни малейшего представления о значимости реализации хорошей практики управления документами, и с какой стати её следует вменить в обязанность организациям, которые будут сертифицироваться на соответствие этой практике. По жизни организации стремятся соответствовать законодательно-нормативным и уставным требованиям, а также отраслевым требованиям «своего» сегмента промышленности.

Как сказано на веб-сайте ИСО «Стандарты менеджмента: Понимание основ»: «Типовой (Generic) [по отношению к стандарту] означает, что тот же самый стандарт может применяться любой организацией, как крупной, так и мелкой, независимо от производимого товара или услуги, в любой сфере деятельности, как в коммерческих предприятиях, так и в государственных органах и их подразделениях.»

Когда дело касается управления документами, в разных секторах экономики, в государственном и частном секторах используются разные стандарты практической деятельности и соответствия законодательно-нормативным требованиям, - по крайней мере, в США. Финансы, здравоохранение, образование, транспорт, коммунальное хозяйство, юриспруденция - все эти отрасли имеют различные требования и регулируются различными органами. Каким же образом «типовая» модель управления документами подойдёт для всех организаций? Я не вижу ничего, что она могла бы дать, кроме разве что кое-каких возвышенных требований общего плана, типа «поступать хорошо во имя правильных целей, и соблюдать все относящиеся к тебе законы и нормативные акты».

Многие организации сейчас начинают лучше понимать значения хорошей программы управления документами, но большинство из них рассматривают технологии как средство исполнения законодательно-нормативных требований.

4. Термины и определения не соответствуют другим стандартам ИСО.

Для начала скажу, что знаю д-ра Ань Сяоми и весьма уважаю её и её работу. Заниматься терминологией / определениями в нашей сфере деятельности трудно, люди могут часами спорить, что такое «документ» (точки зрения зависят от сектора и бизнес-модели), а также о различиях между «информационным материалом (document) и документом (record)» ... и это тогда, когда они работают в одной стране, может быть, даже через дорогу друг от друга ... так что я ценю усилия, необходимые для того, чтобы сделать терминологию согласованной и пригодной для международного использования.

Моя критика была двунаправленной, я критиковал:
  • Ту манеру, в которой определения были разделены на три категории - вместо составления единого списка, с аннотациями, указывающими, к каким аспектам стандарта они применимы. Разделение их на относящиеся к «документам», «менеджменту» и «управлению документами» не имеет абсолютно никакого смысла. Документы не делятся подобным образом, так зачем это делать с определениями?

  • Необходимость раз за разом указывать, что определения были «адаптированы из ISO 15489» ясно указывает на то, что определения, содержащиеся в стандарте ISO 15489, пора переписать ... так же как и остальную часть этого стандарта, о чём я первоначально и говорил.
Я ещё раз укажу на определения терминов «конверсия» и «миграция», и на некорректность примеров. Опять же повторю, что, с моей точки зрения, еще хуже необходимость ввести приложение A, для того, чтобы при помощи многочисленных графиков объяснять, каким образом взаимосвязаны определения и термины, и к какой из трёх групп они принадлежат.

5. Для информирования об новых стандартах до сих пор сделано было недостаточно

Как я понял из присланных комментариев, множество стран работало над этими проектами, и было предпринято немало усилий в попытках различными способами проинформировать людей. Я думаю, что молчание участвующих в работе этого форума примерно 2200 профессионалов и практиков управления документами должно Вам сказать, что в сущности никто из американского сообщества специалистов и понятия не имел о том, что шла разработка, что были подготовлены проекты, а тем более, что эти стандарты уже готовы для публичного обсуждения. Если бы не информация на британском форуме (которую здесь выложил Питер Курилеч), то все бы так и осталось.

Поверьте, я не игнорирую информацию о стандартах, потенциально способных повлиять на отрасль управления документами ... всем здесь хорошо известно о моём участии в разработке стандартов. Но последний раз я слышал об этом проекте, когда бывший директор ARMA по профессиональным ресурсам в 2007 году сказал мне, что ИСО обдумывает возможность разработки набора всеобъемлющих стандартов по управлению информацией, и что ISO 15489 не будет пересматриваться, пока не будет принято решение по этому вопросу.

Я не собираюсь придираться к комментариям коллег в поддержку этих усилий, - просто я думаю, что предстоит ещё пройти долгий путь, прежде чем мы будем к этому готовы, и я не понимаю, откуда пришла идея о необходимости таких стандартов. Как правило, именно работающие в данной отрасли профессионалы начинают говорить о потенциальной потребности в разработке руководства, технического отчета или стандарта. Я не слышал, чтобы голоса специалистов прозвучали в унисон в подобном боевом кличе.

Могу сказать, что если бы я представил эти проекты кому-нибудь из высшего руководства моей организации, они после этого были бы в ещё большем недоумении, чем раньше. Если бы я сказал им о необходимости соответствовать новым стандартам, а они указали бы на ISO 15489, как на способ достичь этого, то я не смог бы объяснить, каким образом этот стандарт в его нынешнем состоянии может адекватно сказать о том, как должно осуществляться управление документами.

Как бы сказанное не воспринималось, это ни в коем случае не попытка необъективного «вымазывания в грязи» с целью подорвать усилия ISO/NISO по разработке стандартов для управления документами, - и, естественно, я не могу говорить за других присутствующих на форуме специалистов, - но я думаю, что мы имеем дело с несомненным случаем мышления, когда «телегу ставится впереди лошади».

Возьмётся ли кто-нибудь ещё прочитать эти документы и дать им оценку?

С уважением, Ларри Медина (Larry Medina)
Посмотрим, как ответят на это сторонники стандартов СМД. Ответ наверняка будет дан, поскольку такие настроения, как у Ларри, способны привести к тому, что США проголосуют против проекта…

Источник: архив форума
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L

Комментариев нет:

Отправка комментария