Дополнительные требования к процедурам предоставления акционерными обществами документов или копий документов

Раскрытие информации акционерными обществами своим акционерам закреплено в законодательстве. Указанием Банка России от 28 июня 2019 года № 5182-У установлены дополнительные требования к процедурам предоставления акционерными обществами документов или копий документов в соответствии со статьей 91 Федерального закона «Об акционерных обществах».

В случае, если в устав непубличного акционерного общества (НАО) включены положения, предусматривающие отличные от установленных настоящим указанием условия и/или порядок предоставления акционерам доступа к документам, в том числе сроки и минимальное количество акций, необходимое для получения всех или определенной категории документов, применяются положения устава НАО (п.1).

Предоставление доступа к документам общества должно осуществляться в форме (п.2):

• Предоставления документов для ознакомления (ознакомление с документами);


• Предоставления копий документов (получение копий документов).

Форма предоставления доступа к документам определяется правомочным лицом.

Доступ к документам должен быть предоставлен обществом в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования (п.3).

В случае, если в качестве формы предоставления доступа выбрано получение копий документов, требование должно содержать следующие сведения (п.5):

1) Конкретный способ (способы) получения копий документов (п.5.1):

• Лично на руки в помещении исполнительного органа общества или ином месте, определенном уставом либо внутренним документом общества, утвержденным общим собранием акционеров или советом директоров (наблюдательным советом) и опубликованным на сайте общества;


• Почтовой связью (с указанием почтового адреса (почтовых адресов) для направления запрашиваемых документов);


• Через курьерскую службу;


• Путем направления в электронной форме (в форме электронного документа) номинальному держателю, осуществляющему учет прав правомочного лица на акции общества;


• Иным способом (в том числе электронной почтой), предусмотренным уставом общества или его внутренним документом.

2) Информацию о количестве экземпляров копий запрашиваемых документов, подлежащих предоставлению на бумажном носителе (п.5.2).

3) Указание на необходимость заверения обществом копий запрашиваемых документов на бумажном носителе (в случае если правомочному лицу требуются заверенные копии) (п. 5.3).

В Требовании также указываются сведения (п.6):

• О возможности самостоятельного копирования документов (если правомочное лицо намерено его осуществлять);


• О намерении правомочного лица подписать договор о нераспространении информации (соглашение о конфиденциальности) в день ознакомления с документами.

В случае если требование подписано представителем правомочного лица, к нему должны прилагаться доверенность или иной документ, подтверждающие полномочия представителя правомочного лица (п.8).

Требование может быть предъявлено обществу следующими способами (п.11):

• Направлением почтовой связью или через курьерскую службу по адресу общества, содержащемуся в Едином государственном реестре юридических лиц, либо по адресам, указанным в уставе или раскрытым на сайте общества для направления требования;


• Вручением под подпись лицу, занимающему должность (осуществляющему функции) единоличного исполнительного органа, председателю совета директоров (наблюдательного совета) или иному лицу, уполномоченному принимать письменную корреспонденцию, адресованную обществу, в том числе корпоративному секретарю;


• Дачей правомочным лицом, права которого на акции общества учитываются номинальным держателем, осуществляющим учет прав правомочного лица на акции общества, указания (инструкции) данному номинальному держателю, если это предусмотрено договором с ним, и направлением данным номинальным держателем сообщения о волеизъявлении правомочного лица в соответствии с полученным от него указанием (инструкцией);


• Направлением иным способом (в том числе электрической связью, включая средства факсимильной и телеграфной связи, электронной почтой), если это предусмотрено уставом или внутренним документом общества.

В случае отсутствия в распоряжении общества документов, требование о предоставлении которых поступило, оно обязано в течение семи рабочих дней со дня его предъявления уведомить в письменной форме об их отсутствии, а также о причинах их отсутствия, месте их нахождения и предполагаемой дате, когда они будут возвращены в общество или восстановлены. По требованию правомочного лица общество обязано уведомить его о возвращении или восстановлении отсутствующих документов в целях получения доступа к ним (п.21).

В случае если в поступившем требовании запрашиваются документы, отсутствующие в распоряжении общества ввиду:

• того, что их хранение не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, уставом, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) и иных органов управления общества;


• истечения сроков их хранения,

общество обязано в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования уведомить в письменной форме об этом правомочное лицо.

Мой комментарий: Порядок действия общества при отсутствии у него запрошенных документов зависит от причин их отсутствия.  Важно, что обязанности общества в отношении документов напрямую связаны с тем, существуют ли законодательно-нормативные требования к их созданию и хранению.

В случае если в качестве формы предоставления доступа к документам в требовании указано ознакомление с ними, правомочному лицу должна быть обеспечена возможность ознакомления не позднее седьмого рабочего дня со дня предъявления требования, кроме случаев, когда в нем указана иная, более поздняя дата либо, когда в письменной форме согласована иная дата. Ознакомление с документами осуществляется в рабочее время, установленное в обществе (п.22).

Документы должны быть предоставлены для ознакомления в помещении исполнительного органа общества или ином месте, определенном уставом либо внутренним документом общества, опубликованным на сайте общества.

В процессе ознакомления с документами правомочное лицо может самостоятельно с использованием личных технических средств производить их копирование, в случае если уведомление о намерении осуществить самостоятельное копирование содержится в требовании (п.23).

В случае если в требовании запрошены копии документов в значительном объеме (более десяти документов и/или более двухсот страниц, если большее количество и/или объем документов не установлены уставом или внутренним документом общества), срок их представления может быть продлен, но не более чем на двадцать рабочих дней. В этом случае общество обязано уведомить в письменной форме о продлении срока и его причинах (п.24).

В случае если в требовании указана такая форма предоставления доступа к документам общества, как получение копий лично правомочным лицом, и при этом оно не явилось для получения копий в течение установленного срока, по решению общества запрошенные копии направляются ему способом связи, указанным в требовании (п. 25).

Копии предоставляемых правомочному лицу документов должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью общества (при наличии), в случае если это указано в требовании (п.26).

В случае, если уставом либо внутренним документом общества установлена необходимость предварительной оплаты расходов на изготовление и/или пересылку копий документов, срок предоставления копий исчисляется с момента полной оплаты расходов (п.27).

В случае неоплаты расходов общества на изготовление и/или пересылку копий по ранее поступившему и исполненному требованию, срок предоставления доступа к документам по последующим требованиям исчисляется со дня поступления оплаты указанных расходов общества (п.28).

Доступ к документам общества, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть предоставлен правомочному лицу в случае подписания правомочным лицом договора (соглашения). Срок исполнения обязанности по предоставлению доступа к документам, содержащим информацию, составляющую коммерческую тайну, исчисляется с даты (п.29):

• Подписания (заключения) между обществом и правомочным лицом (а в случае предоставления доступа к документам представителю правомочного лица - правомочным лицом и его представителем) договора (соглашения);


• Получения обществом подписанного правомочным лицом экземпляра договора (соглашения), условия которого размещены на сайте общества.

Документы (копии документов), содержащие сведения, составляющие государственную, банковскую или иную охраняемую законом тайну, должны быть предоставлены обществом правомочному лицу без информации, которая является охраняемой законом тайной, и с объяснениями, содержащими перечень исключенной информации и основания отнесения информации к охраняемой законом тайне (п.30).

В случае принятия обществом решения об отказе в доступе к документам, оно обязано в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования уведомить в письменной форме правомочное лицо о принятом решении (п.31).

Со дня вступления в силу настоящего Указания признано утратившим силу Указание Банка России от 22 сентября 2014 года № 3388-У «О дополнительных требованиях к порядку предоставления документов, предусмотренных пунктом 1 статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», и порядку предоставления копий таких документов» (о нём также см.: http://rusrim.blogspot.com/2014/12/1_15.html ).

Мой комментарий: В данном случае, как мне кажется, Банк России действует правильно, обновляя требования в отношении доступа к документам акционерных обществ, а том числе уточняя нормы с учетом практики реальной работы.

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=331471