(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/08/1.html )
II. Проблемы
2.1. Легко оцифровать существующие фонды, и куда труднее – обеспечить оцифровку новых поступлений
Лежащая в основе электронных архивов оцифровка архивных документов включает в себя как оцифровку имеющихся фондов, так и новых поступлений. Первая касается уже находящихся на архивном хранении документов, а вторая – тех материалов, что поступят на архивное хранение в будущем.
Что касается оцифровки фондов, то китайские архивы всех уровней достигли значительных успехов. Пока есть деньги, «оцифровка фондов» уездных архивов может быть успешно завершена, особенно в уездах и городах с более высоким уровнем экономического развития, поскольку архивам в этом случае относительно легко получить средства на цифровые проекты.
В сравнении с «оцифровкой фондов», с «оцифровкой новых поступлений» возникают большие трудности, при этом для уездных архивов проблемы оказываются значительно сложнее, чем для архивов провинциального и окружного уровня.
Во-первых, уездные архивы в основном комплектуются документами муниципальных органов власти, уездных учреждений и организаций. Качество работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение в этих органах и организациях является неравномерным, профессиональный уровень архивистов и технологии управления электронными документами - весьма ограниченными, и достаточно велика текучесть кадров.
Несмотря на активное продвижение идей о безбумажном офисе, в повседневной работе бумажные документы по-прежнему составляют значительную долю. Уровень использования электронного документооборота сильно колеблется, и относительно распространенным явлением является несохранение электронных документов.
Во-вторых, в ходе ежегодной инвентаризации архивных документов из-за традиционного мышления и технических условий документационные службы органов и организаций куда большее значение придают бумажным документам, чем электронным. Последние, по их мнению, являются лишь отражением точек зрения и не содержат обязательных требований, что приводит к тому, что многие низовые подразделения фактически не передают электронные документы в архивы. В результате архивы сталкиваются с ситуацией, когда у источников комплектования нет электронных архивных документов.
Хотя архивы Чжучэна прошли тестирование «национальное тестирование электронных архивов» для уездных архивов, они также сталкиваются с двумя названными выше проблемами.
2.2. Недостаток квалифицированных специалистов в архивах, и чрезмерная зависимость от аутсорсинговых компаний в технологических вопросах
Создание электронных архивов, от оцифровки архивных документов и до последующего управления, обслуживания и эксплуатации, является очень профессиональной работой, тесно связанной с двумя типами компетенций. Один - это специалисты в области информационных технологий, второй - профессионалы в области архивного дела. Первые обеспечивают техническую поддержку, а вторые выполняют профессиональную архивную работу.
Однако этот аспект является большой слабостью уездных архивов. Из-за экономическим, культурных и статусных причин уездным архивам сложно привлечь высококвалифицированных ИТ-специалистов, и лишь немногих из выпускников, специализирующиеся в сфере архивного дела и управления документами. Это приводит к отсутствию долгосрочного планирования и чрезмерной зависимости от аутсорсинговых компаний в процессе создания уездными архивами своих электронных архивов. Возникают скрытые угрозы для долгосрочного развития электронных архивов.
2.3. Низкая общая эффективность электронных архивов
Создание электронных архивов требует значительных инвестиций, однако их эффективность всё ещё находится на низком уровне. Если завершена лишь оцифровка архивных фондов и поддерживается поиск по электронным материалам, то создан будет лишь самый базовый электронный архив. Только делая себя платформой для обмена информацией между архивами и общественностью, электронные архивы могут сыграть свою роль.
Хотя архивы Чжучэна создали архивный сайт и открыли учётные записи в социальных сетях, количество пользователей всё ещё сравнительно невелико. Электронные архивы многих уездных архивов по-прежнему в значительной степени являются изолированным информационным островом.
III. Анализ
3.1. Создание электронных архивов должно идти шаг за шагом
Нельзя отрицать, что архивное дело будет развиваться в направлении электронных архивов, и что электронные архивы уже играют весьма позитивную роль. В целом, однако, создание электронных архивов в Китае всё ещё находится в процессе непрерывного поиска решений. Имеется много вносящих неопределенность факторов и практических трудностей. Не рекомендуется создавать электронные архивы по методу «Большого скачка», особенно в случае уездных архивов, которым приходится действовать в более сложных условиях. Мы должны неуклонно двигаться вперёд шаг за шагом, постоянно продвигая создание электронных архивов, избегая блужданий и ненужных потерь.
3.2. Проблема бедственного положения низовых подразделений должна быть решена на институциональном уровне
Уровень работы с архивными документами муниципальных органов власти и учреждений, как правило, очень слабый, в условиях отсталой инфраструктуры, несовершенной системы и частой смены архивистов. Эти проблемы не могут быть решены исключительно документационными службами организаций, и решения следует искать на институциональном уровне. Только тогда, когда работа с архивными документами будет налажена в подразделениях, появится возможность в полной мере внедрить управление электронными документами, и, в том числе, обеспечить «оцифровку новых поступлений».
3.3. Укрепление системы архивного образования и повышения квалификации
Китай достиг значительного прогресса в области профессионального архивного образования, однако в целом оно всё еще не может удовлетворить потребности. Архивы Чжучэна много лет подбирали кадры, а архивная специальность была включена в перечень востребованных профессий. Тем не менее, в архивы не пришёл ни один выпускник архивной специальности, и ни один из существующих сотрудников не окончил профильный вуз. В других уездных архивах выпускники архивных специальностей также очень редки.
С одной стороны, уездных архивах мало или даже вовсе нет выпускников со специализацией по архивному делу; а с другой стороны, эти архивы редко имеют возможность отправить своих сотрудников на курсы повышения квалификации, что приводит к узости и отсталости мышления персонала уездных архивов. Чтобы изменить эту ситуацию, мы должны укрепить основное профессиональное образование и систему повышения квалификации архивистов. Проблема нехватки специалистов в области информационных технологий в уездных архивах также может быть решена с помощью проведения соответствующего обучения/переподготовки.
3.4. Электронные архивы должны быть объединены с сетью
Общая эффективность электронных архивов низка, и основная причина в том, что их использование слишком разовое. Чтобы решить эту проблему, мы должны положиться на сетевые технологии. С одной стороны, мы стремимся способствовать публичной доступности электронных архивов посредством использования специализированных защищённых сетевых платформ с тем, чтобы аудитория могла понимать электронные архивы и хранящиеся в них материалы.
С другой стороны, следует активно развивать возможности электронного архива для онлайн-архивирования, онлайн-заказа и удаленного архивирования, обеспечивать поддержку мобильных устройств.
По причинам, связанным с финансированием, технологиями и количеством пользователей, провинциальные и уездные архивы могут стать лидерами создания совместной платформы, которая может не только сэкономить средства, но и расширить аудиторию электронных архивов, а также повысить эффективность их использования.
Лу Хонг (娄红)
Источник:
http://blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102zgxn.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий