Название статьи на китайском языке: 建设县级数字档案馆实践和存在问题
Развитие информационных технологий привело мир в цифровую эпоху, которая оказала огромное влияние на все сферы жизни. Под влиянием информационных технологий архивная отрасль начала работу по оцифровке архивных документов и выдвинула концепцию электронных архивов.
Поиск на китайском портале научной литературы cnki.net (см. http://new.oversea.cnki.net/index/ ) документов со словами в названии «электронные архивы» (数字档案馆) дает 2408 результатов. Самые ранние публикации относится к 2000 году, а затем число таких публикаций неуклонно растет. С 2003 года ежегодно появляется более 60 публикаций по данной теме, при этом максимум – 156 публикаций – пришёлся на 2013 год.
Мой комментарий: Я решила проверить эти цифры. Результат получился похожий: всего таких публикаций 1956, максимум в 2013 году – 171. Распределение по годам показано на диаграмме. Если же искать публикации, где электронные архивы упоминаются в аннотации, то их 2501. На диаграмме показано распределение этих публикаций по годам.
Можно видеть, что с начала 21-го века электронные архивы всегда были в центре внимания исследований. При этом соответствующие исследования на уровне уездов все ещё относительно слабые, и в основном это теоретические рассуждения, не опирающиеся на практический опыт.
Архивы городского уезда Чжучэн (входит в состав городского округа Вэйфан, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Вэйфан , население более 1 млн. человек – Н.Х.) в провинции Шаньдун (на восточном побережье Китая, см. https://ru.wikipedia.org/wiki/Шаньдун – Н.Х.) начали оцифровывать свои документы в 2011 году, а в декабре 2017 года прошли национальное тестирование электронных архивов. В данном посте архивы уезда Чжучэн используются в качестве примера для анализа практики и проблем электронных архивов на уровне уездов.
I. Практика создания электронных архивов: от оцифровка бумажных дел к электронным архивам
1.1. Оцифровка архивных документов является основой для создания электронных архивов
Оцифровка архивных дел лежит в основе создания электронных архивов. Оцифровка является эффективным средством для внедрения информационных технологий в работу архивов и играет очень важную роль в обеспечении сохранности оригинальных архивных документов и в повышении эффективности работы служб поиска и выдачи документов. Китай начал осваивать оцифровку архивов позже западных стран, зато развитие шло очень быстро, особенно после наступления 21-го века, когда в различных архивах страны были запущены программы оцифровки архивных фондов и многие передовые уездные архивы один за другим стали заниматься этой работой.
В 2010 году Государственное архивное управление Китая (国家档案局 , далее Госархив) выпустило «Руководство по созданию электронных архивов» (《数字档案馆建设指南》, http://www.bjdag.gov.cn/new/20170223181619106.doc ), регламентирующее создание электронных архивных подразделений .
На основе этого «Руководства», архивы Чжучэн официально приступили к оцифровке архивных документов в апреле 2011 года. Проект оцифровки был реализован в два этапа с финансированием в объёме 5,6 млн. юаней (порядка миллиона долларов США – Н.Х.).
На первом этапе проекта сначала была построен стандартизированный серверный зал и развёрнута соответствующая программно-аппаратная платформа. Были созданы стандартизированное помещение для оцифровки архивных документов и зал использования электронного архива, оснащенный программным обеспечением для управления цифровыми архивами, а также налажена система обеспечения безопасности электронного архива и система информационного обслуживания.
К сентябрю 2012 года была завершена оцифровка 45 тысяч бумажных архивных дел была завершена, и электронный архив был в основном создан и официально открыт для использования общественностью.
Второй этап проекта осуществлялся с января 2015 года по октябрь 2017 года. Были оцифрованы все остальные архивные документы (за исключением документов кратковременного срока хранения), в том числе архивы подразделений уездной администрации за период 2007-2014.
В общей сложности на двух этапах были оцифрованы 96,779 дел, было создано 1,59 млн. каталожных записей, введено 10,85 млн. страниц в полнотекстовую базу данных, 36027 фотографий в базу данных фотографий, 11160 минут записей в мультимедийную базу данных и 12809 записей в библиографическую базу, что обеспечило современное управление и удобство использования архивных коллекций, и позволило очень сильно повысить эффективность оказания архивных услуг.
После ввода электронного архива в эксплуатацию значительно повысилась эффективность архивной работы, что было подтверждено практикой. В период с июня по август 2013 года после публикации провинциальным департаментом образования провинции Шаньдун «Уведомление о порядке сборе сведений о внештатных и частных учителях в провинции» (《关于对全省民办教师进行调查摸底的通知》), а провинциальным министерством социального страхования - «Мнения о порядке пенсионного обеспечения по возрасту для секретарей сельских партийных организаций» (《关于为农村党支部书记办理养老保险的实施意见》), десятки тысяч частных учителей и сельских партраотников стекались в архивы, чтобы получить подтверждения своего стажа.
В условиях, когда архив столкнулся с беспрецедентным за целое столетие «наплывом» запросов, электронный архив в полной мере проявил свои интуитивно-понятные возможности по поддержке точного, полного, удобного и быстрого поиска архивных документов.
Всего лишь за 8 дней с 8 по 15 июня архив принял более 5300 посетителей и было просмотрено 21200 архивных дел. В среднем было 700 посетителей в день, а пиковая нагрузка достигла 1000 человек - это самый большой показатель за всю историю архивов Чжучэна. При этом средний возраст посетителей был самым большим, временной интервал поиска - самым длинным, и охват запорашивавшихся документов – самым широким. Таки образом, практика в полной мере подтвердила, что решение об оцифровке архивных документов было правильным и научно обоснованным.
1.2. Целью создания электронного архива является модернизация и диверсификация услуг
В «Руководстве по созданию электронных архивов» отмечается: «Под деятельностью, относящейся к «электронному архиву», понимается сбор, обработка, хранение и управление электронной архивной информацией посредством использования современных информационных технологий, с целью удовлетворения растущих потребностей информационного общества в управлении и использовании архивных информационных ресурсов и в интегрированной системе управления архивной информацией, обеспечивающей предоставления доступа к государственным архивным документам через различные сетевые платформы.»
В этой связи электронные архивы не должны останавливаться на оцифровке архивных фондов. Им следует изучать возможности для более управления архивами и оказания услуг на этой основе. По завершении оцифровки своих фондов архивы Чжучэна активно изучают новые модели и способы управления архивами и оказания услуг.
1.2.1. Модель использования базы данных электронного архива. В локальной сети архивов города Чжучэн установлена комплексная система управления архивными документами, в которой имеются такие функциональные модули, как приём архивных документов, управление, поиск и извлечение, управление виртуальным хранилищем, управление пользователями, управление системой, управление журналами аудита, резервное копирование и восстановление данных.
Научное управление и эффективный поиск поддерживаются для 1,59 карточек и 10,85 миллионов страниц в полнотекстовой базе данных. Большинство пользователей архива могут воспользоваться услугой поиска, предоставляемой системным администратором в центре обслуживания. Они также могут самостоятельно войти в зону самообслуживания системы с учетной записью обычного пользователя. База данных электронного архива предоставляет им достаточные информационные ресурсы и гибкие средства поиска. Это типичная модель обслуживания, которая одновременно обеспечивает безопасность и эффективность.
1.2.2. Интерактивная модель архивных информационных услуг. Еще в 2004 году архивы Чжучэна создали портал «Информационная сеть архивов Чжучэна» (诸城市档信息网), который был обновлён в 2012 году и ещё раз - в 2017 году, став веб-сайтом второго уровня ( http://www.zhucheng.gov.cn/daj/ ) на базе веб-сайта уездного правительства «Чжучэн, Китай» (“中国诸城”). Веб-сайт поддерживает интерактивные сервисы, такие, как запись, поиск по каталогу открытых документов, виртуальный выставочный зал и т.д. Он может предоставлять архивные услуги пользователям в режиме реального времени. Кроме того, архивы Чжучэна также открыли общедоступную учетную запись в системе WeChat (Weixin, 微信, https://weixin.qq.com/ или https://www.wechat.com/en/ ) и официальный аккаунт в Weibo (微博 - китайском Твиттере, по адресу https://www.weibo.com/u/5685691020 . Правда, последний твит здесь датирован октябрём 2018 года :) – Н.Х.), в полной мере используя современную платформу интерактивного обслуживания для того, чтобы открыть для общественности доступ к архивным материалам и оперативно отвечать на вопросы.
1.2.3. Индивидуальное обслуживание. Индивидуализированные архивные услуги - это информационный сервис, настроенный под нужды пользователя. Он адресован пользователям, которые используют архивные информационные ресурсы для создания подборок и проведения исследований. Системный администратор извлекает соответствующую архивную информацию изо всех баз данных электронного архива в соответствии с тематикой исследования, сортирует и классифицирует эти материалы и затем формирует специальную базу данных для пользователя. Это не только обеспечивает углубленное изучение архивных информационных ресурсов, но и значительно повышает эффективность их использования пользователями. Данная модель оказания услуг является новой «изюминкой» инновационных архивных сервисов.
Кроме того, архивы Чжучэна также оказывал дополнительные услуги, в том числе приём запросов по электронной почте и телекоммуникационным каналам, приём запросов по «зелёному коридору», публикация сведений об электронных коллекциях и результатах исследованиях и т.д., тем самым в максимальной степени используя базу данных в качестве основной платформы, передавая архивную информацию по сети, оказывая услуги группам пользователей-архивистов, в том числе работающим удаленно – и решая тем самым их насущные проблемы.
Опираясь на прочный цифровой фундамент и модели диверсифицированного обслуживания, архивы Чжучэна смогли в 2014 году добиться звания «Лучшее окно обслуживания» за использование архивных материалов провинции Шаньдун.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/08/2.html )
Лу Хонг (娄红)
Источник:
http://blog.sina.com.cn/s/blog_599ea7890102zgxn.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий