вторник, 12 марта 2019 г.

ИСО: Приближается к завершению работа над новой редакцией стандарта ISO 16175


В 2010-2011 годах была опубликована первая, действующая в настоящее время редакция стандарта ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) в трёх частях:
В настоящее время в рамках процесса проводимого каждые 5 лет регулярного пересмотра завершается работа над второй редакцией стандарта (об этом я уже писала здесь: http://rusrim.blogspot.com/2018/11/blog-post.html ). Идёт обсуждение проектов в среде экспертов – в нём, кстати сказать, можно принять участие на сайте Британского института стандартов (BSI) до 16 марта 2019 года, см. страницы https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2017-03585 и https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2017-03584 (требуется регистрация на сайте).

Название и структура стандарта изменились. Сейчас это проект ISO/DIS 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records), состоящий из двух частей:
  • Часть 1: «Функциональные требования и связанные с ними рекомендации для всех приложений, управляющих электронными документами» (Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records), объёмом 37 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/74294.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:74294:en

    Данная часть стандарта «содержит типовые высокоуровневые функциональные требования и соответствующее рекомендации для программных приложений, предназначенных для управления электронными документами (включая электронные копии аналоговых документов). При этом управление документами является основной задачей либо для программного приложения в целом, либо для части программного приложения, которое в первую очередь предназначено для поддержки иных видов деловой деятельности.»

    Содержание документа следующее:
    Предисловие
    Введение
    1. Область применения
    2. Нормативные ссылки
    3. Термины и определения
    4. Основные результаты управления документами и опции настройки
    5. Типовые высокоуровневые функциональные требования к приложениям для управления электронными документами
    6. Понимание типовых функциональных требований
    7. Использование типовых функциональных требований
    Приложение A: Пример шаблона для документирования функциональных требований
    Приложение B: Взаимосвязь принципов управления документами с типовыми функциональными требованиями
    Библиография
    К числу основных результатов управления документами относятся:

    • Захват и классификация документов;

    • Установление и отслеживание сроков хранения; выполнение установленных действий по их истечении (уничтожение или передача на архивное хранение);

    • Хранение документов и обеспечение их целостности;

    • Поиск, использование и раскрытие/распространение документов.

    Документ допускает три модели управления документами: «по месту» непосредственно в деловых системах; путем интеграции деловых систем со специализированными документными системами; и путем перемещения электронных документов в специализированную документную систему.

  • Часть 2 «Руководство по отбору, проектированию, внедрению и эксплуатации программного обеспечения для управления документами» (Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records), объёмом 26 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/74293.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:74293:en

    Данная часть стандарта «содержит рекомендации в отношении принятия решений, касающихся выбора, проектирования, внедрения и эксплуатации программного обеспечения для управления документами, в соответствии с принципами, установленными стандартом ISO 15489-1. Стандарт применим к документным системам любого типа, поддерживаемым программным обеспечением, однако в первую очередь он сфокусирован на программном обеспечении для управления электронными документами».

    Содержание документа следующее:
    Предисловие
    Введение
    1. Область применения
    2. Нормативные ссылки
    3. Термины и определения
    4. Высокоуровневые требования к программному обеспечению для управления электронными документами
    5. Оценка готовности организации к внедрению документных систем и определению сферы охвата проекта
    6. Определение методологии проекта
    7. Подготовка функциональных требований к программному обеспечению для управления документами и управление ими
    8. Определение конфигурации
    9. Определение требований к конверсии/миграции электронных документов
    10. Распространение информации, обучение и управление изменениями
    11. Анализ, мониторинг и оценка функционирования системы после внедрения 
    Библиография
Мой комментарий: В данной редакции ISO 16175 заслуживает самого пристального внимания попытка перейти от детальных требований, ориентированных на конкретные технологии и/или специализированные системы, к универсальным, обобщённым высокоуровневым требованиям, нацеленным на конечный результат. Это именно то, что сегодня требуется в условиях продолжающейся электронной революции и многоукладности ив сфере управления документами.

В ближайшее время я собираюсь заняться более детальным изучением новой редакции ISO 16175, и если мне при этом попадётся что-то особенно интересное, то я расскажу об этом в блоге.

Дополнительная информация: Члены Международного совета архивов (МСА), имеющие доступ к разделам сайта МСА «только для членов», могут ознакомиться с текстами проектов стандартов на странице по адресу: https://www.ica.org/en/draft-isodis-16175-information-and-documentation-processes-and-functional-requirements-for-software

Источник: сайт ИСО / сайт BSI
https://www.iso.org/standard/74294.html
https://www.iso.org/standard/74293.html
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2017-03585
https://standardsdevelopment.bsigroup.com/projects/2017-03584

Комментариев нет:

Отправка комментария