У нас есть проблема с управлением документами - технологии, которыми мы за многие годы привыкли пользоваться много лет, стали неадекватными. Они неадекватны уже в течение 20 лет, и это так или иначе очевидно для всех нас.
У скольких органов государственной власти коэффициент захвата документов составляет 20% или ниже? Это не просто вопрос освоения персоналом надлежащей практики работы с документами (что тоже остается проблемой). Как сотрудникам документировать процессы, управление которыми осуществляется в системе управления структурированными данными?
Плохой подход к решению данного вопроса означает, что мы принимаем решения о том, что «заслуживает считаться документами» в системе, и решаем, что в этой системе ничего такого нет, поскольку что это не документная система, из-за чего с ней очень трудно работать, - и, как правило, за неё отвечает ИТ-служба, которая ничего не понимает в документах.
При хорошем подходе мы понимаем ледащую в основе технологию и на что она способна, мы разрабатываем политику и выполняем процессы, обеспечивающие, что в какой-то момент эти данные будут сохраняться в качестве полезной информации и свидетельства деловой деятельности.
И в этом вся суть вопроса.
Старая технология работоспособна не во всех случаях, поэтому либо она должна измениться, либо измениться должны мы.
Лично я не думаю, что старая технология способна эволюционировать настолько, чтобы идти в ногу с новым миром – она всё ещё опирается на бумажную парадигму, в то время, как мы уже выходим за рамки электронных «бумагоподобных» документов. Я также не думаю, что «новый мир» предложит такую практику работы с документами, которая будет «достаточно хорош для работы государственных органов» - потому что «новый мир» не понимает документов, а основополагающие принципы управления документами по-прежнему верны.
Нам нужен новый мир, а новый мир нуждается в нас. Мы не можем эффективно работать, если будем использовать узкую трактовку понятия «документов», поэтому нам следует изменить ставшие нам привычными технологии.
Мы должны - для начала - понимать базы данных, веб-сервера, промежуточное программное обеспечение (middleware) и приложения, потому что сотрудники полагаются на информацию, которую эти инструменты повседневно предоставляют, и мы не можем бросить на их на произвол судьбы, исходя из идеи о том, что кто-то, может быть, сможет восстановить то, что видели они.
И если мы не сможем изменить привычные и удобные нам технологии, то я практически уверен в том, что профессия управления документами исчезнет - и тогда нам в любом случае придётся осваивать новые технологии!
Мне хотелось бы думать, что это всё мои оригинальные идеи, - но такие специалисты, как Барбара Рид (Barbara Reed), Джиллиан Оливер (Gillian Oliver), Фрэнк Апвард (Frank Upward) и Джоан Эванс (Joanne Evans) писали обо всём этом в информационных бюллетенях Ассоциации специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ), по крайней мере, с 2008 года. Так научились ли мы чему-либо за это время?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/05/14/if-the-technology-is-in-the-way-of-records-adoption-we-need-to-change-the-technology/
Комментариев нет:
Отправить комментарий