Способен ли переход к обязательному уничтожению решить множество проблем с управлением документами (и всем остальным)?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 12 мая 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Когда Вы работаете с бумагой, гораздо проще отправить документы в мусорную корзину, чем платить группе людей за их упорядочивание и управление ими – и именно поэтому у нас есть законодательство о документах.

Теперь мы имеем дело с другой проблемой – бывшее ранее простым, уничтожение документов фактически становится более трудным и сложным.

Честно говоря, на самом деле сложно создать такие условия, чтобы информация была хорошо организована и упорядочена. Когда информация хорошо организована, мы знаем, что можем с уверенностью её уничтожить. Когда она организована плохо, единственное, что мы можем делать с уверенностью, так это её сохранять.

Полагаю, что если бы руководителям государственных органов приходилось бы каждый год подписывать заявление о том, что «мы не храним никакой информации дольше, чем требуется», то работающие в государственных структурах специалисты по управлению документами оказались бы в совершенно иной ситуации.

Мой комментарий: Не секрет, что во многих коммерческих организациях специалистам по управлению документами платят – и платят очень неплохо – за умение организовать как можно более быстрое, но при этом вполне законное уничтожение документов и информации, которые самой организации уже не нужны для основной деятельности.

Я думаю, что в этом случае мы также обнаружили бы, что стало бы легче осуществлять множество других инициатив, таких, как открытые данные, открытое правительство, цифровизацию, всё, что связано с наукой о данных – а также всё остальное, что полагается на хорошо организованную информацию.

Если посмотреть в корень вопроса, то хорошо организованная информация является необходимой предпосылкой для решения практически всех существующих проблем управления информацией, данными и документами. И в конечно итоге, так, вероятно в целом будет и дешевле.

Как мне кажется, перемены могли бы начаться с введением обязательного по закону уничтожения документов и информации, поскольку обязательное уничтожение потребует от нас организации, в то время, как обязательное сохранение склонно стимулировать беспорядок.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/05/12/would-a-move-to-mandatory-destruction-fix-a-lot-of-the-problems-with-records-management-and-everything-else/