Управление документами, относящимися к дистанционной работе
Как следует федеральным органам исполнительной власти захватывать и сохранять документы, созданные во время дистанционной работы (telework) во время пандемии COVID-19?
Работающим удалённо сотрудникам следует продолжать управлять всеми документами в соответствии с политикой и процедурами своего органа исполнительной власти. Смотрите наши ответы на часто задаваемые вопросы о дистанционной работе: https://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/telework.html
Некоторые из работающих удалённо сотрудников могут использовать при этом личные учетные записи электронной почты или иные приложения для обмена электронными сообщениями, такими, как текстовые сообщения; или же приложения для обмена сообщениями в социальных сетях либо инструменты проведения видеоконференций, для общения в интересах ведения деловой деятельности.
Пожалуйста, обратите внимание на то, что Закон о федеральных документах (Federal Records Act, 44 U.S.C. 2911, см. https://www.archives.gov/about/laws/records-management.html#2911 ) требует от федеральных государственных служащих, которые используют неофициальные учетные записи в системах электронных сообщений, копировать свою электронную переписку в официальную учетную запись либо перенаправлять копии сообщений в официальную учетную запись, в течение 20 дней (за исключением случаях, когда сообщения имеют мимолетную ценность и срок их хранения не превышает 20 дней).
Если орган исполнительной власти использует Microsoft Teams, Skype for business, Zoom или иную платформу видеоконференций для общения сотрудников друг с другом, то нужно ли установить для создаваемых материалов сроки хранения?
Многие проводимые федеральными органами исполнительной власти встречи, семинары, тренинги и другие мероприятия были перенесены в виртуальную среду. Этим органам следует продолжать управлять созданными с помощью этих инструментов документами точно так же, как они делали бы это, если бы проводили такого рода встречи с использованием той же технологии, находясь у себя в офисе. Инструменты телеконференций очень похожи на платформы социальных сетей. Такого рода программные и технологические решения не требуют специальных указаний по срокам хранения.
Мой комментарий: Я понимаю этот ответ так: сроки хранения любых документов, в том числе и материалов телеконференций, определяются их ролью в деловой деятельности организации т.е. содержанием (в том числе важностью обсуждаемой темы, ценностью сообщённой информации, принятыми решениями) – здесь нет никакой разницы по сравнению с «обычными» совещаниями. Национальные Архивы не считают нужным отдельно устанавливать единый срок хранения для всех материалов телеконференций – следует применять уже существующие сроки хранения и перечни.
Если сотрудники распечатывают материалы у себя дома, являются ли эти распечатки федеральными документами?
Федеральным органам исполнительной власти следует рассмотреть последствия разрешения печати на дому, в том числе, с точек зрения управления документами, законодательства о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и информационной безопасности.
Если распечатки содержат уникальную информацию, в том числе рукописные пометки, ими, возможно, придется управлять отдельно от электронных файлов, в которых эта информация отсутствует.
Органам исполнительной власти следует проанализировать положения типового перечня GRS 5.2 (это Типовой перечень 5.2 «Вспомогательные документы и документы сиюминутной ценности» (Transitory and Intermediary Records), см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/grs/grs05-2.pdf - Н.Х.) и дать своим сотрудникам инструкции о том, когда такие распечатки могут быть отнесены к вспомогательным документам и документам сиюминутной ценности, а когда могут быть применимы другие перечни и указания по срокам хранения.
Источник: сайт Национальных Архивов США
https://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/covid-19
Комментариев нет:
Отправить комментарий