Какой из факторов сильнее всего влияет на способность управлять документами? Это не что иное, как наличие документов - как бы скверно они ни были организованы, и в сколь бы плохом состоянии они ни были. Начиная отсюда, мы можем работать над повышением качества документации - однако на первом месте должен быть захват документов, иначе нам нечем будет управлять.
Так почему же мы столь много внимания уделяем стандартам и системам для управления документами?
Мы используем документные системы потому, что они реализуют стандарты управления документами, а прочие системы просто не могут это сделать. Мы поступаем так несмотря на то, что знаем, что именно документные системы являются основным препятствием для практического распространения практики документирования. И хотя существуют и другие факторы, мы знаем, что документные системы являются именно препятствием, поскольку, например, существует сетевые файловые ресурсы, масштабы использования которых просто удивительны.
Я регулярно общаюсь со специалистами служб управления документами, и они сообщили мне, что у них коэффициент захвата документов в соответствующие всех требованиям документные системы составляет от 10% до 20%. И такие ситуации - не редкость, а норма.
Мой комментарий: Само собой, речь идёт не о традиционно организационно-распорядительной документации, с которой всё хорошо, а о реальных современных деловых документам – электронной почте, мгновенных сообщениях, голосовой почте, презентациях и т.д. (кстати, при удалённой работе эта проблема становится особенно острой).
Я также должен отметить, что эти люди - высококвалифицированные, знающие, опытные, практики – эксперты в своём деле. Они, однако, не могут заставить людей использовать документные системы.
Тем не менее, каждый из них тратит непомерное количество времени на то, чтобы обеспечить наличие у него соответствующей всем требованиям системы, потому что не поддерживающая требования система неприемлема, даже если 80% организации её не использует.
Данный подход, в принципе, всё ещё мог бы работать. Мы все знаем, что документы являются культурным феноменом, а культура идет «сверху».
Если бы высшее руководство, подписывающее каждый год заявления о соответствии требованиям, серьёзно относилось к документам, настаивая на управлении ими в точном соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и стандартов, это ещё могло бы сработать. Однако в общем случае это не так.
Так почему же мы продолжаем молиться на стандарты и системы, которые служат одной лишь организационной цели – поставить «галочку» в поле соответствия? Зачем этот «черный ящик обеспечения соответствия», к которому никто по0настоящему всерьез не относится?
Почему мы просто не помогаем нашим коллегам упорядочить их информацию для удобства использования (иначе говоря, для повышения производительности труда), убедившись, что они делают это в таком месте, где мы можем предотвратить уничтожение ими информации?
Одним из волнующих меня вопросов является вопрос о том, происходит ли это из-за того, что с документами что-то стало неладно, или же по причине моих ошибок. Обычно я всегда исходил из того, что нам нужно найти способы заставить пользователей помещать документы и информацию в соответствующую требованиям систему. Теперь я задумываюсь над тем, не следовало ли нам на само деле стремиться к чему-то вроде обеспечения «соответствия требованиям в конечном итоге».
Такой процесс строится на основе идеи о том, что мы должны помогать группам пользователей упорядочивать свою информацию для удобства работы – обеспечивая наличие лишь небольшой структуризации. Не думаю, что на деле такой подход приведёт к значительным изменениям процессов
В этом случае мы просто обеспечиваем, чтобы информация не уничтожалась, и продаём при этом преимущества мелкомасштабной централизации и организации в качестве средства обеспечения удобства работы небольших групп пользователей, сложившихся вокруг определенного вида деятельности или структурного подразделения. После этого мы можем начать работать над качеством – и над захватом материалов в конечном итоге в соответствующую требованиям документную систему. Ведь все мы знаем, что эффективность документов на 95% вопрос корпоративной культуры.
И когда появится режим обеспечения соответствия требованиям, к которому высшее руководство будет относиться серьезно, у нас будут большие группы пользователей, которые ценят проделанную нами работу, и, вероятно, будут и дальше придерживаться наработанных методов и практик.
Что мне действительно хотелось бы узнать, так это кто из Вас уже рискнул использовать такой подход, как Вы сумели убедить своё руководство, и какие в итоге были результаты?
Заключительное замечание: Да, я знаю о подходах управления документами и информацией «по месту» (т.е. в деловых информационных системах, без перемещения в специализированные документные системы – Н.Х.) и о поставщиках, предлагающих соответствующие инструменты. То, о чем я говорю, гораздо более «лёгкий» вариант, но мне интересно понять, кто добился хороших результатов с этими инструментами. Я знаю о пяти организациях, закупивших такие технологии, и ни одна из них (пока что) хороших результатов не добилась.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: Представители нашей профессии не в первый уже раз сталкиваются с ситуацией, когда – в первую очередь вследствие колоссального роста объёмов производимых документов и информации, одним из примеров здесь является период Первой мировой войны – пришлось отказываться от может быть очень хороших, но слишком трудоёмких традиционных практик в пользу упрощённых подходов, позволяющих получить более-менее приемлемые результаты в рамках имеющихся кадровых, финансовых и ресурсных ограничений. Такова жизнь, - при этом то, что вынужденно «недоделывают» специалисты служб управления документами, часто можно компенсировать за счёт инновационных решений для поиска и анализа нужной информации.
Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/05/18/should-we-be-abandoning-records-standards-and-systems/
Комментариев нет:
Отправить комментарий