Три возможные «зоны» обитания документов, и изменения, которыми нам следует воспользоваться

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 25 мая 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Три возможные зоны обитания документов, о которых идёт речь, это:

• Зона соответствия законодательно-нормативным и иным требованиям (т.е. специализированные системы для управления документами и их хранения – Н.Х.),


• Контролируемые места хранения (это в основном деловые информационные системы, имеющие базовые функциональные возможности для управления документами – Н.Х.),


• Неконтролируемые места хранения.

Очевидно, что мы предпочли бы, при возможности, чтобы все документы попадали в первую зону.

Проблема заключается в том, что по мере продвижения снизу вверх по этому списку, процент захватываемых материалов резко падает.

Соответствующие требованиям системы более сложны в использовании. Мы можем положиться на интеграцию и корпоративную культуру в попытках преодолеть эту проблему - но нам следует признать, что проблема существует.

К сожалению, за последние десять лет соответствующие требованиям системы не стали для пользователей сколько-нибудь проще.

Что значительно улучшилось, так это «контролируемые» деловые системы. Такие поставщики решений, как Microsoft, Dropbox, Box и другие действительно сделали использование своих продуктов более простым и удобным, чем использование неконтролируемых мест хранения.

Мы должны воспользоваться этим обстоятельством, поскольку данное улучшение – как раз в том направлении, в котором мы намерены двигаться.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).
https://informationgovernance.blog/2020/05/25/the-three-places-records-can-be-and-the-change-we-should-be-exploiting/