В июне 2018 года я поступил на работу в компанию AvePoint, которая довольно давно обратила на себя моё внимание из-за своей инновационной деятельности в области миграции, стратегического управления и резервного копирования. Ввиду моих обязанностей старшего системного инженера, мне было важно познакомиться со всем спектром технологий AvePoint с тем, чтобы предлагать клиентам наилучшие решения. На это я потратил пару недель … и затем я наткнулся на «управление документами» (см. https://www.avepoint.com/solutions/records-information-management ). Для меня это было одно из тех тёмных искусств, о которых на прошлых местах работы ходили пересуды, и о них говорили тихим шёпотом. До этого я мало что знал об управлении документами, но был в курсе того, что этого стоит опасаться. Развертывание решения для управления документами оказалось не просто работой с технологиями; на деле оно потребовало определённых усилий на изучение вопроса и консультаций со специалистами по документам и информации.
Размахивая такими терминологическими «томагавками», как «деловая классификационная схема» (business classification scheme, BCS), «отслеживание сроков хранения» (retention), «статья перечня» (disposal class) и «классификация», эти специалисты неустанно стремились к совершенству управления документами. Теперь, работая в компании AvePoint, пришло моё время познакомиться с этой музыкой. Поэтому я надел доспехи, схватил единственное имевшееся у меня оружие - мой ноутбук, и с великим трепетом вошёл в джунгли управления документами. Расскажу теперь лишь кое о чём из того, что я узнал.
1. Научитесь говорить на языке предметной области
После длительного периода работы в сфере информационных технологий я полагал, что достаточно хорошо представляю, что понимается под терминами file (в английском языке означает как «файл», так и «дело», в зависимости от предметной области – Н.Х.) и folder (папка) ... но, как оказалось, не в контексте управления документами. В ИТ «файл» вольно можно определить как набор данных, хранящихся как единое целое под одним именем (именем файла), вроде документа Word. «File» в терминологии управления документами - это контейнер (например, папка). Как Вы можете себе представить, работая совместно, ИТ-специалист и специалист по управлению документами оба могут использовать данный англоязычный термин и при этом совершенно неправильно понимать друг друга.
Существует множество терминов, которые используются как в сфере ИТ, так и в сфере управления документами, и крайне важно понять существующие нюансы. По моему опыту, проблема здесь ещё и в том, что не существует такого «Словаря терминов управления документами», которого бы придерживался каждый специалист по управлению документами. Обычно они используют терминологию, происходящую из унаследованных систем или организационных процессов, с которыми они работали в течение многих лет. По моему опыту решения этой проблемы при общении с коллегами, лучше всего в самом начале объяснить, что я имею в виду, когда использую определенные термины, чтобы у каждого из нас было чёткое понимание того, о чём говорит другая сторона.
2. Будьте деликатны - не всем легко понять новые технологии
По моему опыту, специалисты по управлению документами в целом любознательны и проявляют интерес к отличающимся взглядах и мнениях в отношении их предметной области в целом. Однако когда дело доходит до используемого ими решения для управлению документами, они могут вести себя настороженно. За то время, которое я потратил, помогая организациям получить отдачу от преимуществ Office 365, со мной в спор регулярно вступали специалисты по управлению документами, пытавшиеся воспроизвести свои процессы из устаревших систем на платформе для совместной работы, которая просто не может работать таким же образом.
Проще говоря, Ваше уже устаревшее (или скоро устареющее) унаследованное решение для управления документами, скорее всего, было неплохо спроектировано для своего времени, но оно уже просто не в состоянии обслуживать современные рабочие места. Из-за недавней пандемии коронавируса COVID-19, всё большему количеству людей нужна возможность работать из любого места на практически на любом устройстве, - в том числе и специалистам по управлению документами и информацией. Решениями класса SaaS «программное обеспечение как услуга» (например, Microsoft 365) оказалось проще всего управлять и обслуживать их в это время, поскольку как для пользователей, так и для администраторов условия работы дома и в офисе оказываются близкими.
Также часто мне приходится слышать вопросы типа: «Но как быть со всеми усилиями, которые я приложил, настраивая систему в течение последних пары лет?». Ну что же, здесь, как говорится, есть и хорошая, и плохая новости. Хорошей новостью является то, что практика управления документами практически не изменилось; и по-прежнему сохраняют ценность плоды всех тех усилий, которые Вы вложили в понимание Вашей организации и того, как она работает с точки зрения управления документами.
Плохая новость заключается в том, что Вам, вероятно, придется сначала пройти через определенную боль. Вам придётся понять, как использовать результаты ранее проделанной Вами хорошей работы в условиях современного рабочего места, и преодолеть все возникающие в связи с этим проблемы. К счастью, у большинства из Вас уже есть некто, кто может помочь Вам в этом: это дружественный Вам ИТ-персонал.
Специалисты по управлению документами, изучающие решения Office 365, обычно делают это потому, что в организации отдан приказ о переходе на использование Office 365. Уверяю Вас, Ваш ИТ-персонал столь же не любит перемены, как и Вы. Хотя на ИТ-специалистов обычно смотрят как на «врагов», как на «людей, отбирающих у меня мою систему», - лучшими внедрениями решений для управления документами всегда были те, в рамках которых ИТ-специалисты и специалисты по управлению документами работали вместе в интересах достижения общей цели.
Таким образом, важно поработать с Вашими ИТ-специалистами, с тем, чтобы убедиться, что они понимают, в чём заключаются Ваши проблемы - тогда они смогут найти способы их смягчить. Помните, что приходит не просто новая система; появляется совершенно новая рабочая платформа, и чем больше у Вас знаний о том, как она функционирует, тем лучше Вы будете готовы к тому, чтобы спроектировать свою программу управления документами на её основе.
3. Машинное обучение и искусственный интеллект: ИИ либо лучшее, что было изобретено после шкафа для документов … либо то, чего следует избегать любой ценой.
Использовать или не использовать передовые технологии - вот в чём вопрос. В сфере управления документами машинное обучение может помочь с идентификацией документов на основе шаблонов и ключевых слов и с их надлежащей автоматической классификацией.
Лично меня очень воодушевляют потенциальные возможности применения этой технологии в различных обстоятельствах (и она уже активно используется, например, для присвоения тегов фотографиям в Facebook). Однако имейте в виду, что эта технология не станет «палочкой-выручалочкой», которая будет всё классифицировать правильно.
Далеко не все представляют себе объем работ по настройке, необходимых для получения правильных результатов от этих технологий. Все модели необходимо сформировать, обучить и затем регулярно проверять на наличие ложноположительных результатов, убеждаясь, что решение соответствует Вашим потребностям. По мере роста с течением времени объёма выборок документов технология будет намного более надежной, но на ранних этапах придётся проделать массу работы, чтобы добиться получения желаемых результатов.
Таким образом, Вам, как специалисту по управлению документами, следует оценить, для чего Вы можете и не можете использовать эти технологии, и поработать с Вашими коллегами из ИТ, решая вопрос о том, что делать с документами, которые могут не соответствовать Вашим потребностям.
4. Для конечных пользователей предпочтительным подходом является управление документами «по месту»
Некоторые из специалистов по управлению документами, с которыми я общаюсь, любят концепцию, в рамках которой пользователи регистрируют или классифицируют документы в программном решении, поскольку именно так делалось в различных унаследованных решениях. Однако при всём моём уважении к этому подходу, он не всегда имеет смысл как раз для тех сотрудников, которые должны его применять. В рамках структурной системы, ориентированной на конечного пользователя (особенно на платформах для совместной работы), такая «функциональная регистрация и классификация» может несколько запутывать среднего пользователя.
К счастью, есть способы обеспечить управление документами, не перегружая конечных пользователей. Используя решение для управления документами компании AvePoint, Ваши конечные пользователи смогут создавать в Office 365элементы там, где им угодно, и решение AvePoint Cloud Records обеспечит управление ими начиная от момента создания, классифицировав их в соответствии с Вашей деловой классификационной схемой. Конечным пользователям это понравится потому что они смогут работать так, как им удобнее, а специалистам по управлению документами - потому что документы будут управляться сразу после их создания! Вы даже можете скрыть процессы управления документами от конечных пользователей и не показывать им поле классификации.
5. Мы разные, но всё же во многих отношения одинаковые.
Хотя раньше я сравнивал специалистов по управлению документами с удивительными и таинственными существами, я также обнаружил, что большинство из них не столь уж сильно отличаются от нас, технарей.
Есть группы специалистов, склонных быть несколько упрямыми и традиционными в своих методах работы. Есть те, кто стремится найти баланс между традиционными учениями и новыми идеями, которые приносит с собой «молодая гвардия». И есть, наконец, «молодая гвардия», члены которой стараются изо всех сил привнести новые перспективы в старые способы работы, помогая всем работать по-современному.
Все специалисты по управлению документами, с которыми я встречался, стремились облегчить жизнь всем коллегам по организации, - и я знаю, что это стремление у нас общее.
Как мне кажется, иногда мы забываем, что всего лишь 13 лет назад был выпущен первый iPhone. Исходя из того, что в глобальном масштабе средний возраст рабочей силы составляет около 39 лет, большинству работников на тот момент было 26 лет. Если мы посмотрим, как быстро с тех пор развивались технологии, то можно лишь предполагать, насколько замечательными будут последующие достижения.
Развития технологий идёт невиданными ранее темпами, и все организации, и их персонал (особенно технари и специалисты по управлению документами) ощущают давление, требующее не отставать. Даже за короткое время работы в компании AvePoint я уже наблюдал замечательные инновации в нашей линейке продуктов. Однако мы, технари, не сможем продолжать вводить новшества и совершенствовать решения, если наши усилия не будут направляться экспертами в предметной области, и поэтому для того, чтобы выбраться из «джунглей» целыми и невредимыми, технари и специалисты по управлению документами должны работать рука об руку, помогая друг другу двигаться вперёд в условиях современного рабочего места.
Брюс Берендс (Bruce Berends)
Источник: сайт издания IDM
https://idm.net.au/article/0012922-records-management-it-pros-translation-guide
Комментариев нет:
Отправить комментарий