Представляем: Алисон Норт, директор ассоциации ARMA International по международным вопросам, часть 1

Заметка Венди Люи (Wendy Lu – на фото справа) была опубликована 9 апреля 2015 на сайте фирмы-производителя решений для подбора кадров Personify.

Наш гость - Элисон Норт (Alison North – на фото слева), директор по международной деятельности ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International.

Если Вы - новичок в мире управления информацией, то международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International (первоначально эта аббревиатура расшифровывалась как Association of Records Managers and Administrators – «Ассоциация специалистов по управлению документами и администраторов») -  это то место, куда Вам следует обратиться за помощью и поддержкой, а также Ваш ресурс по всем вопросам, связанных с управлением документами и информацией.

Ранее мы уже брали интервью у членов ARMA для статей по отраслевой тематике, в которых обсуждались одобренные ассоциацией базовые принципы управления документами, и рассказывали о ежегодной конференции-выставке ARMA Live!  как о ключевом мероприятии 2015 года.

Сегодня мы пригласили международного бизнес-консультанта и лектора по вопросам полномасштабного управления информацией (information governance, IG) Элисон Норт, , поделиться с нами своим мнением о лучших практиках для профессионалов в этой области, а также своим опытом работы в этой сфере в течение более чем 40 лет. Её консультационная фирма помогает руководителям высшего уровня в разработке стратегий управления информацией в соответствии со их видением и целями. Элисон является членом Совета директоров ассоциации ARMA, она также автор ряда статей и книг об управлении сроками хранения и решением окончательной судьбы документов и информации по их истечении. Она также является почётным членом (Fellow) британского Общества специалистов по управлению документами и информацией (Information and Records Management Society, IRMS) и является обладателем награды IRMS «За плодотворную деятельность» (Lifetime Achievement Award).

Вопрос: Как Вы оказались в этой сфере деятельности? Что мотивирует и интересует Вас в полномасштабном управлении информацией?

Элисон Норт: В 1972 году я поступила на работу в «Шелл» (Shell) – компанию, занимающуюся в глобальном масштабе разведкой и добычей нефти и газа, со штаб-квартирой в Абердине (Aberdeen), Шотландия. Я была секретарем на не самом большом уровне в иерархии компании, но я умела обращать внимание на детали, и у меня очень неплохо получалось организовывать людей, вещи и всё что угодно. Мой начальник, ставший моим первым наставником, заметил мои способности и сделал меня ответственной за Книги данных (Data Books). Я затем уже не оглядывалась назад и, пользуясь представившейся возможностью, развивала собственный стиль управления документами. Тогда не было никаких руководств и никаких моделей, и я просто делала то, что считала правильным.

Затем я перешла на работу в компанию Conoco и стала первой женщиной, работавшей на нефтяной платформе в Северном море. На борту этой платформы я создала первую безбумажную информационную систему – тогда ещё не электронную, а на основе микроплёнки. Я путешествовала по всему миру, занимаясь вопросами управления информацией, а в 1986 году ушла из Conoco и создала небольшую консалтинговую фирму, специализирующуюся в области управления информацией. Я продала фирму в 2011 году после завершения разработки доступной в онлайн-режиме базы данных сроков хранения под названием Regal, и теперь я – независимый консультант-фрилансер.

В сфере полномасштабного управления информацией меня мотивирует то, что это открытая дверь, через которую я прошла в мир организаций, нуждающихся в моём опыте работы в бизнесе, в моих навыках управления информацией и в моём содействии и руководстве для того, чтобы эффективно использовать свою информацию. Мне нравится  решать возникающие в деловой деятельности проблемы, организуя сотрудников на решение своих задач просто посредством содействия обсуждению вопросов управления информации.

Вопрос: Что включает эффективная стратегия управления информацией?

Элисон Норт: Стратегия -  это план сделать что-либо. Стратегия никогда не станет эффективной, если окажется изолированной от жизни и не будет принимать во внимание, как и почему это «нечто» должно быть сделано в организации. Слишком уж часто организации берутся за проекты по управлению информацией, исходя из нечетко сформулированных причин, таких, как «у нас слишком много информации», «нам нужна политика по срокам хранения», «нам нужно поднять авторитет управления документами» или «нам нужна программа защитимого уничтожения информации». Они не в состоянии  понять и объяснить, почему эта работа должна быть сделана и какую пользу она принесёт организации.

Эффективная стратегия полномасштабного управления информацией включает в себя «как и почему». В ней не обязательно отражать абсолютно все аспекты управления информацией, - она должна быть сфокусирована на получении тех результатов, которые нужны организации для успешного ведения своей основной деятельности, будь то получение прибыли, создание национальной инфраструктуры или оказание благотворительных услуг. Ваша стратегия управления информацией должна служить интересам организации и поддерживать её.

Вопрос: Как Вы стали членом ARMA? В чём заключается Ваша роль в качестве директора ARMA по международной деятельности и члена рабочей группы по принципам управления документами?

Элисон Норт: Я вступила в ARMA в 1980 году, когда работала в компании по добыче нефти и газа в Северном море. В Европе не было никаких ассоциаций по вопросам управления документами до 1983 года, когда было основано соответствующее британское общество (RMS) - и до этого момента я была в одиночестве. Я не была ни библиотекарем, ни архивистом, и поэтому не могла присоединиться к соответствующим объединениям, а вот ARMA объединяла специалистов по управлению документами, и я состояла в ассоциации до тех пор, пока не основала в 1986 собственную компанию.

Я вновь стала членом ARMA в начале 2000-х годов. С ассоциацией был связан один мой британский коллега, порекомендовавший мне вернуться к ним, поскольку ARMA начала более активно действовать за пределами Северной Америки. Меня это заинтриговало, и я вернулась, стала членом Совета директоров – первоначально директором по международным вопросам в 2012 году. Впоследствии структура Совета директоров изменилась таким образом, что этот пост в конце 2012 года был преобразован в «обычного» директора. Я, тем не менее, до сих пор выступаю под «международным» флагом и выступаю в качестве посла ARMA за пределами Северной Америки.

В качестве председателя рабочей группы по принципам управления документами я возглавляла команду, в которую входили члены совета директоров, сотрудников штаб-квартиры ассоциации и внешние поставщики, занимавшиеся созданием программной платформы «Оценка следующего уровня» (Next Level Assessment), основанной на продвигаемых ассоциацией «Общепринятых принципах делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles®). Эта платформа предназначена для выявления, мониторинга и количественной оценки информационных рисков, давая тем самым организациям возможность ввести сравнительные критерии (benchmark) и совершенствовать свою деловую деятельность.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/arma-international-2.html )

Интервью взяла Венди Люи (Wendy Lu)

Источник: сайт фирмы Personify
http://personifysearch.com/enterprise_content_management/featured-guest-alison-north-international-director-for-arma/