Представляем: Алисон Норт, директор ассоциации ARMA International по международным вопросам, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/arma-international-1.html )

Вопрос: Почему для профессионалов в области полномасштабного управления информацией так важно знать разработанные ассоциацией ARMA «Общепринятыt принципы делопроизводства» и «Модель зрелости для полномасштабного управления информацией» (Information Governance Maturity Model)?

Элисон Норт: Ответственным за полномасштабное управление информацией специалистам для выполнения своей работы нужны многочисленные знания и навыки, а также разнообразные инструменты. «Принципы» помогают свести эти инструменты воедино. Тем, кто пришёл из сферы управления документами, будут близки принципы отслеживания сроков хранения и выполнения действий по их истечении. Специалисты по безопасности и защите персональных данных могут основное внимание обратить на принципы защиты; а аудиторы - на принципы соблюдения законодательно-нормативных требований.

В мире на «полномасштабное управление информацией» сморят в различном свете, и не обязательно как на целостный всеохватывающий подход. «Принципы» помогают работающим в этой области специалистам смотреть на полномасштабное управление информацией (information governance) как на нечто больше, чем просто один-два аспекта управления информацией. Заслуга «Принципов» в том, что они пробудили мир за пределами управления документами и связали вопросы управления информацией с интересами высшего руководства. Носящие свои «многоцветные куртки» профессионалы полномасштабного управления информацией должны понимать, какое влияние «Принципы» способны оказать на их организации, способствуя выявлению зон информационного риска, - после чего они должны приходить со своими решениями.

Вопрос: Что могут организации сделать для поддержания баланса между избавлением от ставшей ненужной информации и архивацией старых, но всё ещё потенциально полезных данных?

Элисон Норт: Это субъективный вопрос, по которому каждая организация - даже если они действуют в одной и той же отрасли - будет иметь собственную точку зрения. На окончательное решение судьбы информации влияет множество факторов; иными словами, то, что, Вы собираетесь делать с информацией – сохранить её, переместить в другое место или уничтожить - зависит от её ценности для организации. Всем сотрудникам организации следует понимать свою ответственность за окончательное решение судьбы  информации, а также то, как ценность информации может меняться с течением времени. Если сегодня какая-то информация кажется бесполезной, то два года спустя он может снова стать ценной. Неудивительно, что большинство людей предпочитает хранить, а не уничтожать. Я считаю, что вопрос стоит не о том, чтобы избавляться от информации, а о том, чтобы лучше ею управлять. Если мы не знаем, какая информация у нас имеется, мы не сможем управлять ею и не сможем удалить ненужное. Мы не хотим  избавляться от информации, мы хотим избавиться от мусора.

Вопрос: Какие, с Вашей точи зрения, начинают проявляться новые тенденции в области управления документами и полномасштабного управления информацией, о которых нужно больше говорить?

Элисон Норт: Это:

• Конвергенция - Такие инструменты, как программное обеспечение для э-раскрытия (e-discovery), начинают всё больше использоваться в сфере управления информацией. Это хорошо, но нам следует подумать о стратегии их использования, а не только о сиюминутном применении их для решения какого-то одного вопроса, такого, как защита неприкосновенности частной жизни;


• Конвергенция – Представители профессий, которые управляют информацией, но не относятся к числу традиционных «информационных» специальностей. Это, например, специалисты по кибербезопасности, по защите персональных данных, аудиторы; юристы. Специалисты по работе с данными должны общаться друг с другом и ведущими профессионалами информационных дисциплин, поскольку существует опасность дублирования усилий, создания конфликтов между различными направлениями деловой деятельности и повсеместного переизобретения колеса, - что в результате может привести к бесполезной растрате времени и денег, ведь все мы стремимся управлять информацией на собственный вкус, который может соответствовать, а может и не соответствовать потребностям деловой деятельности.


• Полномасштабное управление информацией не означает для всех одного и того же. Как правило, движущей силой такой деятельности является то, что организация воспринимает как самый большой для себя риск, и не случайно кибербезопасность занимает здесь ведущие позиции. Защите персональных данных по-прежнему уделяется большое внимание. В Северной Америке «полномасштабное управление информацией» усиленно продвигается как новая профессия, но в Великобритании она существует с 2003 года - только в слегка ином обличье. Да здравствует разнообразие! Оно помогает нам учиться, - при условии, что мы будем слушать друг друга.


• Чтобы выжить, информационные профессии должны развиваться вне их «зоны комфорта». Сейчас необходимо обсуждение того, как их знания и навыки могут быть с пользой применены в мире полномасштабного управления информацией, и их действия вне рамок канцелярий и архивов. Многим специалистам по управлению документами и информацией необходимо дополнительное образование по таким вопросам, как управление проектами, разработка стратегий, аудит, оценка технологий, ораторское искусство, а также «полномасштабное управление информацией», чтобы иметь возможность идти вперёд и вверх. Действовать нужно сейчас!

Интервью взяла Венди Люи (Wendy Lu)

Источник: сайт фирмы Personify
http://personifysearch.com/enterprise_content_management/featured-guest-alison-north-international-director-for-arma/