Что Национальные Архивы различных стран рекомендуют относительно управления электронной почтой, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/1.html )

Национальные Архивы Канады

Предлагаемый отрывок взят из «Путеводителя по руководству по управлению электронной почтой» (Email Management Guidelines Roadmap), выложенного на сайте  Национальных Архивов Канады, см. http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/guidelines/email-management/Pages/roadmap.aspx#31 . Путь к этой странице следующий: Главная \ Услуги и программы \ Управление информационными ресурсами правительства Канады \ Руководства \ Управление электронной почтой (Home \ Services and Programs \ Managing Government of Canada Information Resources \ Guidelines \ Email Management).

3.1. Поддержание и использование организованной и эффективной системы документирования для электронной почты

Сообщения электронной почты, за исключением материалов недокументного характера и сиюминутной ценности, следует переместить из почтовой системы в отдельную документную систему (filing system), где они должны быть организованы в соответствии с утвержденной учреждением классификационной схемой. Сообщения следует проиндексировать и сохранять для использования учреждением до их запланированного уничтожения или до передачи на архивное хранение. При архивном хранении сообщения также должны быть организованы и проиндексированы для обеспечения эффективного поиска и извлечения.

Обоснование

Канадские суды следуют признанному подходу, согласно которому документная система, принадлежащая участвующей в судебном процессе стороне, должна быть организована и размечена или проиндексирована таким образом, чтобы облегчать её использование другой стороной.

Поиск относящихся к делу доказательств может потребовать очень много времени, и сторона судебного процесса может утверждать, что затраты на представление документов в рамках процесса раскрытия сторонами доказательств (discovery)   слишком велика. Суды будут сопоставлять эти затраты с потенциальной полезностью доказательств. Суды, однако, не проявляли симпатии в случаях, когда выяснялось, что основная часть затрат стала следствием плохой организацией документной системы соответствующей стороны.

Важно не недооценивать затраты на раскрытие документов и информации. В масштабном судебном процессе с участием крупного учреждения затраты могут составить сотни тысяч долларов. В ряде юрисдикций некоторые ответчики шли на внесудебное урегулирование спора не в качестве признания своей вины, а просто потому, что так было дешевле, чем заниматься сбором доказательств, необходимых для судебной защиты.

Национальные Архивы США (NARA)

Приведенный ниже фрагмент взят из Бюллетеня Национальных Архивов США 2014-06 «Руководство по управлению электронной почтой» (NARA Bulletin 2014-06 Guidance on Managing Email), см. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-06.html .

Путь к этой странице: Главная \ Управление документами \ Бюллетени \ Бюллетень 2014-06 (Home \ Records Management \ Bulletins \ Bulletin 2014-06).

4. Какова роль федеральных государственных служащих в управлении электронной почтой?

В настоящее время сотрудники многих федеральных органов исполнительной власти самостоятельно управляют своими учетными записями электронной почты в соответствии с собственным пониманием управления федеральными документами. Это означает, что каждый сотрудник обязан проанализировать каждое сообщение в своей почте, определить его ценность и либо удалить его, либо переместить его в систему управления документами. Некоторые сообщения, такие, как спам или объявления, рассылаемые всему персоналу, могут быть удалены немедленно. С другой стороны, содержащиеся в электронной переписке существенные обсуждения вопросов политики, может быть целесообразно  сохранять на протяжении нескольких лет или передавать на архивное хранение в Национальные Архивы.

Национальные Архивы осознают, что возложение на сотрудников ответственности по принятию решений отдельно по каждому сообщению электронной почты способно создать для них огромное бремя. По этой причине Национальные Архивы рекомендуют органам исполнительной власти немедленно приступить к внедрению  автоматизированных или выполняемых на основе набора правил политик управления документами в части управления сообщениями электронной почты, таких, например, как метод Capstone («верхушки пирамиды»).

5. Что такое метод Capstone?

Capstone – это подход к управлению электронной почтой. Это не какая-то  технология, см. Бюллетень Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (NARA Bulletin 2013-02: Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , перевод на русский язык см. http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.).

При внедрении подхода Capstone органы исполнительной власти (агентства) должны выявить те учетные записи электронной почты, которые с наибольшей вероятностью содержат документы, подлежащие постоянному хранению. Агентства должны определить подпадающие под подход Capstone учетные записи электронной почты на основе своих деловых потребностей. Следует отбирать учетные записи тех лиц, которые, в силу выполняемой ими работы, должности или служебного положения, с большой вероятностью могут создавать или получать имеющие постоянную ценность федеральные документы. Эти лица, как правило, являются представителями высшего руководства агентства; но это также могут быть и другие принимающие решения ключевые лица на более низких уровнях руководства.

Следуя подходу Capstone, агентство может установить всем электронным письмам в охваченных данным подходом учетных записях постоянный срок хранения. Агентство затем может рассматривать содержимое всех остальных учетных записей как документы временного срока хранения и сохранять их в течение фиксированного периода времени, выбранного исходя их потребностей органа исполнительной власти. В Бюллетене о подходе Capstone рассказывается о дополнительных возможностях и о наилучшей практике.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/04/30/policy-advice-on-e-mail-from-different-national-archives/