Национальные Архивы США: Подготовлена модель зрелости управления документами

Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 22 апреля 2015 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Ещё один пункт в совместно разработанной Административно-бюджетным управлением Администрации Президента (Office of Management and Budget, OMB) и Национальными Архивами США (NARA) «Директиве по управлению государственными документами» (Managing Government Records Directive M-12-18, https://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2012/08/i_27.html - Н.Х.), над которым мы сейчас работаем, это пункт B4, требующий от нас выбрать для применения в масштабе федерального правительства аналитический инструмент, помогающий федеральным органам исполнительной власти  оценивать эффективность своих программ управления документами.

Мой комментарий: Пункт B4 Директивы сформулирован следующим образом:

«B4. Продолжить работу по повышению эффективности программ управления федеральными документами за счет использования аналитических инструментов и более строгого надзора со стороны Национальных Архивов.

К 31 декабря 2013 года Национальные Архивы выберут аналитический инструмент, который будет применяться в органах федерального правительства для оценки эффективности программ управления документами. Национальные архивы, которые продолжат проводить оценки, инспекции и обследования программ управления документами в федеральных органах исполнительной власти, ожидают, что подобный инструмент (или аналогичный аналитический подход) поможет им и федеральным органам более эффективно измерять степень соответствия программ установленным требованиям, оценивать риски, а также будет способствовать процессу принятия решений федеральными органами.

Использование нового аналитического инструмента в регулярной деятельности такого рода позволит выявить проблемы, мешающие эффективно выполнять программы управления документами в федеральных органах исполнительной власти, а также выделить наилучшие практики. Эти результаты будут использованы в целях совершенствования управления документами как в отдельных федеральных органах, так и в федеральном правительстве в целом.»

Национальные Архивы несколько запаздывают с его выполнением, но лучше поздно, чем никогда :)

Над этим проектом мы работали вместе с Федеральным советом по документам (Federal Records Council), и теперь мы рады сообщить, что «Модель зрелости управления документами» (Records Management Maturity Model) в виде электронной таблицы (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/maturity-model-tool.xls ), а также отдельное «Руководство пользователя» ( http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd/maturity-model-user-guide.pdf ) теперь доступны на веб-сайте Директивы (см. http://www.archives.gov/records-mgmt/prmd.html ).

Так выглядит модель зрелости

Использование такого аналитического инструмента, как модель зрелости, может быть полезно для оценки Вами своих программ управления документами и информацией с тем, чтобы определить, где более всего необходимы улучшения. Модели зрелости обеспечивают основанную на наборе основных принципов и стандартов структуру, позволяющую измерять сильные и слабые стороны и выявлять проблемы, которые могут подорвать эффективность программ. Они предлагают опирающийся на данные метод планирования и выделения ресурсов. Есть возможность выбирать из множества существующих хороших моделей, ориентированных на управление документами и информацией (разработанных как государственными органами, так и частными организациями). Мы рекомендуем Вам подумать об использовании такого рода инструментов при оценке Вашей программы управления документами. Вы можете свободно корректировать нашу модель зрелости с тем, чтобы она лучше соответствовала потребностям Вашей программы.

Мы хотим особо поблагодарить Министерство внутренней безопасности США (Department of Homeland Security, - чья модель RM3i была использована в качестве отправной точки при разработке данного инструмента) за их поддержку этого проекта. Мы также благодарим руководителей служб управления документами в министерствах юстиции, транспорта, внутренних дел и в Комиссии по ценным бумагам и биржам (Securities and Exchange Commission) за их вклад в этот проект. Модель зрелости мы также выложили в федеральной сети руководителей и ведущих специалистов документационных служб (Federal Records Officer Network, FRON).

Мы заинтересованы в получении информации о новых инструментах и наилучших практиках, которые могут быть полезными для федеральных органов исполнительной власти. Если же у Вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, напишите их в виде комментария к данному посту или отправьте по адресу prmd@nara.gov .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: Модель структурирована следующим образом:

Область 1: Поддержка со стороны руководства и организационная структура
1-1: Стратегическое планирование   
1-2: Лидерство и руководство
1-3: Ресурсы   
1-4: Осведомлённость   

Область 2: Политики, стандарты и управление (governance)
2-1: Система политик, стандартов и управления   
2-2: Мониторинг исполнения законодательно-нормативных требований
2-3: Управление рисками   
2-4: Распространение информации
2-5: Внутренний контроль

Область 3: Функционирование программы управления документами и информацией       
3-1: Управление жизненным циклом
3-2: Поиск, извлечение и доступность
3-3: Интеграция
3-4: Безопасность и защита
3-5: Обучение

Предлагается определить свой уровень зрелости по каждому пункту, исходя из соответствующих описаний 5 уровней (от нулевого до четвертого). После этого на последней вкладке электронной таблицы формируется суммарная оценка.

В целом это достаточно простой и понятный инструмент, который, при желании, несложно перевести на русский язык.

Источник: блог Национальных Архивов США
http://blogs.archives.gov/records-express/2015/04/22/records-management-maturity-model/