Позиция Росархива по вопросу передачи документов негосударственных организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы

Федеральное архивное агентство (Росархив) в своем письме от 11 декабря 2014 года № 2/2342-А, отвечая на поставленные в письме организации вопросы, изложило свою позицию по вопросу о судьбе документов негосударственных организаций. К сожалению, сами вопросы в письме не процитированы, а даны лишь ответы на них.

1. Заключение договора о передаче архивных документов на хранение в государственный или муниципальный архив является обязательным как для ликвидационной комиссии или конкурсного управляющего, так и для государственного или муниципального архива. Если организация, передающая документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, до принятия решения о ее ликвидации не являлась источником комплектования соответствующего архива, конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия обязаны заключить договор с архивом с момента начала процедуры ликвидации.

Обязанность обеспечить сохранность архивных документов возлагается на ликвидационную комиссию, конкурсного управляющего, т.к. с момента их назначения к ним переходят полномочия по управлению делами юридического лица.

Мой комментарий: В обосновании этих утверждений Росархив сумел привести только одно положение закона «О несостоятельности (банкротстве)»

Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»

Статья 129. Полномочия конкурсного управляющего

2. Конкурсный управляющий обязан:

… передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Стоит обратить внимание на то, что в законе явным образом сказано, что «порядок и условия передачи документов должника на хранение» должно быть установлены законодательно-нормативными актами. К сожалению, такие акты до сих пор не приняты.

2. Общество с ограниченной ответственностью не может передать документы в архив без заключения договора.

В государственные и муниципальные архивы поступают на постоянное хранение, как правило, документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной и муниципальной собственности, а также документы организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы на основании договоров между архивами и собственниками документов.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Заявление о включении в указанный список направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив и рассматривается экспертно-проверочной комиссией, которая принимает решение о включении или невключении негосударственной организации в указанный список. Критерием служит состав документов, образующихся в деятельности организации и представляющих для общества и государства историческую, научную и культурную ценность.

В случае ликвидации негосударственных организаций конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия обязаны заключить договор о передаче архивных документов с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Если негосударственная организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то он не обязан принимать на хранение образующиеся в ее деятельности архивные документы.

Однако в случае ликвидации негосударственной организации на основании договора между ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим архив принимает на хранение образовавшиеся в процессе деятельности указанных организаций и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

3. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками этих документов.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

4. Порядок передачи документов в архив, предусмотренный постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года N 03-33/пс, в отношении обществ с ограниченной ответственностью применен быть не может, поскольку его «его действие распространяется на документы только открытых и закрытых акционерных обществ».

Мой комментарий: В данном случае речь идет о следующей норме, установленной в Положении:

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв.  Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс)

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Анализ судебной практики по вопросам о принятии на хранение документов ликвидированных организаций показывает, что за последние два года суды существенно изменили свое отношение к вопросу об обеспечения сохранности документов по личному составу. Регулярно принимаются решения, обязывающие архивные учреждения принять на хранение документы ликвидированных организаций, что обосновывается необходимостью защитить пенсионные и социальные права граждан.

Вот лишь несколько примеров судебных дел такого рода, описанных на моем блоге:

• Арбитражная практика: Решение архива о принятии на хранение документов по личному составу на платной основе не соответствует положениям действующего законодательства; http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/blog-post_4.html ;


• Арбитражная практика: Архив хотел получить полистную плату за хранение архива по личному составу акционерного общества; http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/blog-post_64.html ;


• Арбитражная практика: Передача в архив документов ликвидированного предприятия; http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/blog-post_14.html ;


• Арбитражная практика: Администрацию города Твери обязали принять на хранение архив общества по личному составу; http://rusrim.blogspot.ru/2014/05/blog-post_24.html .

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=174456