Что Национальные Архивы различных стран рекомендуют относительно управления электронной почтой, часть 1

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 30 апреля 2015 года.

Это пост состоит из выдержек, взятых из рекомендаций по управлению электронной почтой, которые национальные архивы Австралии, Великобритании, Канады и США в настоящее время предлагают своим государственным органам и учреждениям.

Я подготовил его с целью показать разницу в политике Национальных Архивов США (NARA) с одной стороны, и архивных служб Великобритании, Канады и Австралии с другой. В следующем посте я постараюсь обосновать причины этих различий и обсудить дилемму, с которой национальные архивы сталкиваются в отношении электронной почты.

Четыре выдержки взяты из выложенных на веб-сайтах политик соответствующих архивных служб, по состоянию на 30 апреля 2015 года.

Национальные Архивы Австралии

Эта цитата взята из руководства «Управление электронной почтой» (Managing e-mail), доступного на сайте Национальных Архивов Австралии, см. http://www.naa.gov.au/records-management/agency/digital/managingemail/index.aspx . Пройти к документу можно по пути Главная \ Управление документами \ Управление документами Вашего органа исполнительной власти \ Электронные документы \ Управление электронной почтой (Home \ Records management \ Managing your agency records \ Digital records \ Managing email).

«Вам следует хранить деловую электронную почту в системе, способной обеспечить эффективное управление ею на протяжении всего периода времени, в течение которого в ней сохраняется необходимость. Это может быть электронная система управления документами и информацией (EDRMS), система кейс-менеджмента или иная подходящая деловая система.

Если у Вашей организации не имеется более подходящей системы, то лучше сохранять свою деловую электронную переписку в сетевой системе или на общих дисках, чем оставлять её в электронной почтовой системе. По крайней мере, Ваша информация будет доступна для использования другими сотрудниками и может быть сохранена в соответствующем контексте. Однако информация на общих дисках может быть несанкционированно изменена или удалена, поэтому такой подход следует рассматривать лишь как временное решение».

Национальные Архивы Великобритании (TNA)

Приведенный ниже отрывок взят со страницы «Управление электронной почтой» (Managing e-mails) на сайте Национальных Архивов, см. http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/policy-process/managing-email/ . Путь к этой странице: Главная \ Управление информацией \ Как управлять своей информацией \ Политика и процесс \ Управление электронной почтой (Home \ Information management \ How to manage your information \ Policy and process \ Managing emails).

«Сообщения электронной почты во всех организациях являются важной частью корпоративного документального фонда. В государственных организациях они являются государственными документами и подпадают под положения Закона о государственных документах (Public Records Act), Закона о защите персональных данных (Data Protection Act) и Закона о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act). По этой причине ими необходимо  управлять таким образом, чтобы выполнялись установленные законодательством требования.

Согласно Кодексу гражданской службы (Civil Service Code, http://resources.civilservice.gov.uk/wp-content/uploads/2011/09/civil-service-code-2010.pdf ), все государственные служащие обязаны вести аккуратные официальные документы. Вам нужно будет:

• Четко определить, какие сообщения электронной почты следует сохранить ввиду их деловой или исторической ценности;


• Часто и простым языком напоминать пользователям правила, устанавливающие, какие сообщения следует сохранять;


• Сохранять содержащие соответствующую информацию электронные письма в коллективно используемой корпоративной системе управления информацией;


• Установить ограничения на объём переписки, которую пользователи могут хранить в личных учетных записях электронной почты, используя для этого ограничения на объём почтовых ящиков ИЛИ автоматическое удаление сообщений по истечении заданного периода времени.»

(Окончание следует,см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/2_19.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/04/30/policy-advice-on-e-mail-from-different-national-archives/