Арбитражный суд: Общество через суд вернуло свои документы из государственного архива

Я уже рассказывала о проблемах тех, кто через суд добивается возможности сдать документы ликвидированных организации на хранение в государственные архивы,. На этот раз мне попалось дело, в котором организация через суд добивалась обратного – она требовала вернуть ей сданные ранее на хранение в муниципальный архив её собственные документы по личному составу.

Вопрос о том, имеет ли организация право истребовать свои документы из архива,  в январе 2012 года рассматривал Арбитражный суд Чукотского автономного округа (дело № А80-333/2011).

Суть спора

В августе 2011 года директор ООО «Автотранспортник Севера» Б. обратился с письмом к Главе Администрации городского округа Анадырь, в котором указал на то, что сотрудниками архива были приняты на хранение документы общества от лиц, не имеющих полномочий на сдачу документов. Поскольку сотрудники архива незаконно, с его точки зрения, отказали директору общества в выдаче переданных в архив документов, то поставленные подписи директора и печати общества на описи № 2 (продолжение) дел по личному составу за 1997-2009 годы отзываются в связи с тем, что сданные в архив посторонними лицами документы не проверены действующим директором общества.

Также в письме содержалась просьба обязать сотрудников муниципального архива выдать документы общества, сданные в архив неуполномоченными лицами, для их проверки на подлинность с последующей их сдачей в отдел муниципального архива.

Письмом администрации обществу было отказано в возврате документов со ссылкой на п. 2.11.10 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Для справки: «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19)

2.11.10. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются.

Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования…

При этом Администрация в своем письме сообщила: « … Указанная Вами документация была передана на постоянное хранение в архивный отдел Администрации городского округа Анадырь (фонд-Л, опись № 2 (продолжение) дел по личному составу за 1997-2009 годы) 25 февраля 2010 года инспектором отдела кадров ООО «Автотранспортник Севера» Ш. с соблюдением всех действующих норм законодательства. Акт приема-передачи документов № 2 от 25.02.2010 утвержден действующим на тот момент директором ООО «Автотранспортник Севера» Г. ….».

Считая, что действия Администрации противоречат закону и нарушают права и законные интересы общества в сфере предпринимательской деятельности и создают препятствия обществу в осуществлении производственной деятельности, заявитель обратился в арбитражный суд о признании незаконными действий Администрации городского округа Анадырь по удержанию документов истца.

Позиция Администрации городского округа Анадырь

Документы по личному составу общества были приняты в архивный отдел Администрации с соблюдением Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ и всех нормативно-правовых актов, регулирующих данную область деятельности.

Пунктом 2.11.10 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» установлено, что архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются. Принятые в архив документы общества не могут быть ему возвращены в связи с тем, что после их принятия эти документы являются государственной собственностью и принадлежат Архивному фонду Чукотского автономного округа.

Позиция Арбитражного суда Чукотского автономного округа

Суд посчитал, что требования общества о признании незаконными действий администрации по удержанию документов по личному составу за период 1997-2009 года, в количестве 27 единиц хранения и обязании возвратить их обществу подлежат удовлетворению, поскольку, по мнению суда, действия Администрации нарушили права и интересы общества.

Документы общества являются документами по личному составу и не подлежат постоянному хранению, а значит, не могут рассматриваться как документы Архивного фонда Российской Федерации и относятся к другим архивным документам.

Суд нашел доводы Администрации о том, что принятые в архив документы общества не могут быть ему возвращены, так как являются государственной собственностью и включены в архивный фонд Чукотского автономного округа, не соответствующими действующему законодательству, поскольку общество было создано в результате реорганизации ТОО в ООО, документы, образовавшиеся в период его деятельности с момента регистрации и до настоящего времени, в том числе документы по личному составу, не относятся к государственной собственности и не подлежат обязательному хранению в государственном архиве. По смыслу норм действующего законодательства указанные документы должны находиться на хранении у самого общества.

Договор о передаче документов по личному составу на постоянное хранение в архивный отдел Администрации городского округа Анадырь между сторонами не оформлялся.

Суд пришел к выводу о том, что обществу принадлежит право возврата документов, находящихся на хранении в архивном отделе администрации, в том числе для целей решения производственных задач, и что это право не может быть ограничено только на том основании, что переданные документы включены в архивный фонд документов по личному составу Архивного отдела Управления по организационным и административно-правовым вопросам Администрации городского округа Анадырь.

Обстоятельств, препятствующих передаче из архива обществу на хранение документов по личному составу с временным сроком хранения, суд не усмотрел.

Оценивая довод администрации о том, что возврат документов общества из архивного отдела невозможен на основании п. 2.11.10 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», суд пришел к выводу о том, что этот пункт нормативного документа регулирует порядок выдачи документов на определенный срок из архивохранилища и их прием обратно, поэтому он не может быть применим к спорному правоотношению и не может быть положен в основу отказа в возврате из архивного отдела Администрации городского округа Анадырь документов, относящихся к частной собственности общества.

Суд признал действия Администрации городского округа Анадырь по удержанию документов общества незаконными и обязал в течение 30 дней с момента вступления решения суда в законную силу возвратить обществу из архивного отдела документы, принадлежащие обществу в количестве 27 дел.

Позиция Шестого арбитражного апелляционного суда

Доводы администрации о том, что поскольку спорные документы находятся в архиве и прошли учет через Архивный фонд РФ, то они являются государственной собственностью и обществу не принадлежат, арбитражный апелляционный суд нашел ошибочными.

Поскольку письменный договор о передаче документов общества по личному составу за 1997-2009 годы на хранение в архив Администрации в материалы дела не был представлен, а факт передачи этих документов подтверждается материалами дела и сторонами по делу не оспаривается, то апелляционный суд пришел к выводу о том, что межу обществом и Администрацией сложились правоотношения в рамках договора хранения.

Согласно пунктам 1 и 2 статьи 889 ГК РФ, хранитель обязан хранить вещь в течение обусловленного договором хранения срока. Если срок хранения договором не предусмотрен и не может быть определен исходя из его условий, хранитель обязан хранить вещь до востребования ее поклажедателем.

Отказ администрации вернуть обществу спорные документы, по мнению суда, противоречит нормам материального права, то есть является незаконным, а также нарушает права и охраняемые законом интересы Общества как собственника этих документов.

Апелляционная жалоба администрации была оставлена без удовлетворения.

Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в июне 2012 года оставил в силе постановление Шестого арбитражного апелляционного суда и решение Арбитражного суда Чукотского автономного округа без изменения, кассационную жалобу – без удовлетворения.

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/