Франция: Переход на безбумажные технологии и всестороннее управление информацией

Заметка Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes Hashimoto) была опубликована на блоге «Archives Online» 27 ноября 2012 года.

Распространение информационно-коммуникационных технологий и, в частности, развитие Интернета привели к разработке государственных политик, поощряющих безбумажные процедуры и обмен данными. В большинстве случаев это было связано с желанием «модернизировать государственное управление». Нужно, как говорится, идти в ногу со временем. Безусловно ... Переход на использование электронных процедур и обмена данными вписывается в контекст настоящей «электронной революции», и было бы странно не обращать внимания  на произошедшие в обществе изменения и жить, не открывая двери инновациям и придерживаясь неизменных методов ведения деятельности.

Вопрос заключается не в том, следовало или не следовало запускать программы перехода на безбумажные технологии. Сейчас, после провала многих попыток «электронизации» в ряде государственных учреждений и местных органов власти, настоящий вопрос, который следует задать, это  скорее, «Почему они потерпели неудачу?». Я не знакома со всеми проектами, и, конечно, многие такие проекты были успешными; но я больше обращаю внимания на анализ неудач, поскольку он позволяет выявить интересные структурные слабости. Некоторые проблемные случаи даже попали в заголовки новостей, мы слышали об «информационном фиаско» и об отчетах Счетной палаты (Cour des comptes) по проблемы информатизации ... И это были далеко не единичные случаи.

Я, в частности, вижу в два аспекта, заслуживающих обсуждения в связи с переводом на безбумажные технологии процедур, обмена информацией и делопроизводства в целом:

• «трудности согласования действий заинтересованных сторон»  внутри органов государственного управления - я заимствую это выражение из превосходной статьи социологов Патрис Флиши (Patrice Flichy) и Эрика Дажираля (Eric Dagiral), опубликованной в 2004 г. в № 110 «Французского обозрения по вопросам государственного управления» (Revue française d’administration publique), которую я рекомендую прочитать, и


• недостаточное внимание к вопросам всестороннего управления информацией (gouvernance de l’information).

Электронное правительство и «трудности согласования действий заинтересованных сторон»

Ещё в 2004 году два социолога задавали себе вопросы по поводу политики модернизации государственного управления, - в статье, которая высветила одно из основных препятствий на пути внедрения электронного правительства: трудности в согласовании действий различных сторон. Поразительно введение в статью, и можно подумать, что эти слова написаны сегодня:

 «Электронное правительстов, похоже, находится посреди брода через реку. Поначалу по его поводу было много размышлений,  государства запустили ряд программ в этой области, и теперь начинают появляться электронные государственные услуги. Можно считать, что начался процесс развития, который может лишь усилиться в ближайшие годы. Но стоит задуматься и о том, что разрыв между первоначальными амбициями и реальными достижения значителен, что мы все еще далеки от того момента, когда Интернет станет основой взаимоотношений между государственными органами и пользователями государственных услуг [...]

Многочисленные работы в этой области ясно показали, что для достижения успеха, новая технология должна быть способна объединять различных действующих лиц общества (acteurs sociaux), у каждого из которых может быть собственное видение мира и различных проектов. Иными словами, для успеха технического проекта необходимо согласовать действия заинтересованных сторон в интересах общего проекта. Одной из важнейших задач новаторов является достижение такой согласованности действий, то есть им нужно так готовить проект, чтобы он мог удовлетворить различные заинтересованные стороны, - принимая во внимание их ценности и поведение, и пересматривая проект в зависимости от их реакции. В случае «электронного правительства», эти заинтересованные стороны особенно многочисленны. Это национальные и местные политические силы,  персонал государственных учреждений (руководство и сотрудники), ИТ-специалисты,  специалисты по управлению и пользователи, которые одновременно являются гражданами и избирателями.»

Я бы, конечно, добавила к списку действующих лиц архивные службы, которые нередко оказываются в числе наименее влиятельных «родителей» политик модернизации и чей опыт анализа процессов и управления информацией во времени часто игнорируется или недооценивается. Архивные службы, особенное те, у которых есть опыт современного управления документами (таких, конечно, не очень много в государственном секторе), могли бы принять участие во многих проектах перехода на безбумажные технологии, которые прошли без их участия. Некоторым из них, правда, удалось тихо проскользнуть в эти проекты «через заднюю дверь» ...

Очень вероятно, что провал ряда проектов в значительной степени был обусловлен:

• Недостаточной полнотой анализа организационных вопросов, связанных с переходом на безбумажные технологии (который, к тому же, затрагивает все аспекты деятельности организации), и


• Как следствие, неучет интересов ряда заинтересованных сторон. Переход на электронные технологии нельзя осуществить силами одних лишь ИТ-специалситов или ограниченной по составу команды профессионалов. Было ли недооценено воздействие перехода на безбумажные технологии в масштабах организации? Вполне возможно.

Недостаточное внимание к вопросам всестороннего управления информацией (и, следовательно, управления документами и архивного дела)

Одним из следствий описанных выше организационных слабостей является недостаточное внимание к вопросам всестороннего управления информацией. Всестороннее управление? Ещё одно модное словечко, скажете Вы мне ... Не буду спорить ... но то, что мы употребляем слово «управление» под различным соусом не означает, что оно не имеет смысла.

Давайте понимать под «всесторонним управлением» (gouvernance) «хорошее управление» (bonne gestion). Имела ли место недооценка, даже игнорирование, значения управления информацией в ходе проектов перехода на безбумажные технологии? Вероятно. Неправильно и рискованно заниматься реализацией проектов по расширению обмена информацией и ей распространения в электронном виде, не сформулировав предварительно политику управления информацией.

Какая информация является для  организации стратегической (т.е. необходимой для осуществления её основной деятельности)? Надёжна ли создаваемая информация? Документирует ли она деятельность организации? Является ли она доступной и пригодной для использования? Защищены ли надлежащим образом интересы физических лиц? Соблюдаются ли установленные законодательством ограничения? В течение какого периода времени требуется хранить информацию? Возможно/требуется ли её уничтожить в какой-то момент? Такого рода вопросы архивисты / специалисты по управлению документами непрерывно задают себе на протяжении более чем ста лет. Да, в термине «управление документами» тоже есть «управление» :-)

Ряд организаций сумел извлечь выгоду из компетенций в области управления документами и создал системы, которые принимают во внимание вопросы управления информацией. Действительно, сложно игнорировать это направление вместе со всеми связанными с ним вопросами: защитой персональных данных, масштабными утечками стратегической информации, сдерживанием роста затрат на хранение ...

Я не пытаюсь сказать, что, в случае участия в них архивистов, проекты перехода на безбумажные технологии обязательно были бы успешнее. Дело не в этом, а в том, чтобы систематически учитывать интересы всех заинтересованных сторон, и архивист является  одной такой стороной среди прочих, - а также в разработке политики управления и сохранения информации.

«Переход на безбумажные технологии» и «всесторонне управление» становятся (или уже стали) модными словами, используемыми, не задумываясь, направо и налево, вне связи с реальными условиями организаций. Здесь обнаруживается, в сущности, более глобальная проблема менеджмента –  вот, кстати, это ещё одно понятие,  которое следовало бы переосмыслить, не так ли?

Лурд Фуэнте-Хашимото (Lourdes Fuentes Hashimoto)

Источник: блог Archives Online
http://archivesonline.wordpress.com/2012/11/27/la-dematerialisation-et-la-gouvernance-de-linformation/