Методические рекомендации ВНИИДАД по определению источников комплектования государственных и муниципальных архивов: Никаких новых идей

15 декабря 2012 года Росархив выложил на своём сайте подготовленные ВНИИДАД методические рекомендации «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (согласованные ЦЭПК при Росархиве
30 октября 2012 года), см. http://archives.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml .

Если забыть, что на смену 20-му веку с его бумажным делопроизводством и архивным делом и социалистическому Советскому Союзу пришли 21-век информационных технологий, «электронного» и «открытого» правительств и капиталистическая Российская Федерация, - то придраться к этому документу трудно, поскольку это всё те же хорошо знакомые правила комплектования архивов, лишь слегка подправленные там, где волей-неволей приходится учитывать особенности взаимодействия с коммерческими организациями.

Такой документ, с моей точки зрения, способен «протянуть» лет пять (возможно, и меньше, если высшее руководство продолжит столь же настойчиво «загонять» страну в современные технологии). Перечислю вопросы, на которые он не отвечает:

• Определение каждым архивом своих стратегических целей, исходя из которых и будут в дальнейшем приниматься решения об отборе организаций и физических лиц в качестве источников комплектования. Уже прошло то время, когда архивам достаточно было заниматься документированием деятельности государства; сейчас общество ждёт от них большего – в идеале, достаточно полного и объективного документирования всех основных аспектов истории обслуживаемой ими территории.


• Как будет осуществляться комплектование государственных архивов электронными документами? Будет ли каждый архив самостоятельно принимать их и обеспечивать их сохранность, или этим займётся единый государственный электронный архив, или же централизованный электронный архив будет принимать электронные документы от имени других архивов, беря на себя ответственное хранение? Или будет использоваться более гибкая смешанная система? Думаю, организациям, у которых значительная часть документооборота переведена в электронный вид, интересно будет знать, что их ждёт, если они рискнут записаться в источники комплектования,  - да и самим архивистам пора уже определяться, что они собираются делать с электронными материалами, которые вот-вот хлынут в совершенно не готовые к этому архивы  :)


• С моей точки зрения, у коммерческих организаций сейчас нет никаких серьёзных стимулов для того, чтобы брать на себя бремя источника комплектования. Кроме того, многих раздражает то, что государственные архивисты, по-прежнему живущие по правилам времен молодых лет Российской Империи, пытаются вмешиваться в оперативную работу организаций и навязывать давно устаревшие методы работы с документами.
  
  В тех случаях, когда именно архивы заинтересованы в комплектовании документами определенных коммерческих организаций, они должны быть готовы идти на определенные уступки и компромиссы. Кроме того, следовало бы собрать и обобщить имеющийся опыт привлечения коммерческих организаций в состав источников комплектования, рассказать о том, как в регионах и муниципальных образованиях стимулируют такие организации. Есть такого рода опыт и в зарубежных странах, вплоть до предоставления источникам комплектования определенных налоговых льгот.


• Политику комплектования следовало бы  несколько переориентировать с учетом как изменившейся политико-экономической системы, изменившихся потребностей государства и общества, и новых возможностей, предоставляемых современными технологиями (если брать на хранение электронные материалы, то исчезают ограничения, связанные с ограниченными площадями хранения; кроме того, информация становится «топливом» информационной экономики). Если говорить более конкретно, то следовало бы больше внимания обратить на комплектование архивов материалами, отражающими:


• Деятельность различных групп и объединений (политических, профессиональных, гендерных, по интересам и т.д.), а также отдельных лиц (например, влиятельных блоггеров), в том числе за счет сбора материалов, появляющихся в интернете;


• Деятельность государственных органов в интернете и особенно в социальных сетях. Если не организовать прямо сейчас документирование выполнения программ типа «открытого правительство», то значительная часть этой информации уже через год-два будет безвозвратно потеряна;


• Раскрываемые государством «открытые данные», а также данные, ставшими достоянием общественности вследствие утечек;


• Всю, какую возможно, информацию генеалогического характера – это золотая жила на будущее. Не только не отказываться от хранения документов по личному составу, но и, наоборот, подумать о переводе их на постоянное хранение, переведя в электронный вид.

Перечисленные выше проблемы в последние годы обсуждаются на всех международных конференциях архивистов, им было посвящено немало секций и на недавно завершившемся Конгрессе Международного Совета Архивов. Жаль, что все эти дискуссии пока что проходят мимо нашей архивной науки…

Источник: сайт Росархива
http://archives.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml