Конференция «Инфодокум Архив» - 2012, день второй

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2012/12/2012.html  )

Во второй день конференции основным событием, с моей точки зрения, стали попытки представителей ВНИИДАД «раскрутить» недавно разработанные ими «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций». Обещано, что в ближайшее время эти проекты будут выложены в отрытом доступе, и я настоятельно рекомендую их прочитать – отдельные их положения вполне поспорят с лучшими юморесками Задорнова.

В.Ф.Янковая (ВНИИДАД – на фото) сказала буквально следующее: «Нужно вести учет носителей, кроме того, нужно вести учет ещё и единиц хранения, записанных на каждом носителе, и потом ещё нужно вести учёт документов внутри [единиц хранения]– такой трехуровневый получался учёт, и даже если представить, что мы его ведём в системе, это всё равно достаточно сложно. И мы в результате пришли к такому, с одной стороны, простому решению, а с другой стороны – очень удобному, что для передачи на хранение в архив организации мы на каждый обособленный носитель записываем одну единицу хранения. И тогда у нас упрощается вся система учёта, и мы получаем возможность не вести учет носителей как таковых, а просто вести учёт единиц хранения, т.е. вести учет электронных дел… Действительно, носители, – CD, DVD, - позволяют записать большой объём информации, но это не значит, что мы обязаны это делать. Если мы начинаем забивать носители полностью, мы усложняем систему учета.»

С моей точки зрения, совершенно неприемлемо то, что ВНИДАД хочет перенести технологии классического бумажного архивного учета бумажных документов и дел на электронные документы – и это как раз тогда, когда Президент и Правительство ставят задачу перейти к 2017 году на использование безбумажных технологий!

«ВНИИДАДинки»

Во всяком случае, немногочисленные представители ИТ получили немалое удовольствие от таких советов, как рекомендация каждое электронное дело записывать на отдельный съёмный носитель информации (потому, что в этом случае для определения количества дел достаточно перечитать носители :) ). А на ехидный вопрос, в какой стране, при изучении какого зарубежного опыта они подглядели столь передовую технологию, был дан достойный ответ – разве перевелись Левши в нашей стране, разве мы не можем применить технологии, которые доселе никем не применялись?  Мы ведь «нормальные герои»! :)

Для справки: На типовой CD-диск можно записать порядка 700 страниц отсканированных с хорошим качеством графических образов документов, а на обычный DVD – около 5000 страниц. Изначально электронных документов можно записать ещё раз в 30-50 больше. Сформированное же по традиционным правилам делопроизводства дело не должно превышать по объёму 250 страниц…

Кое-кто тут же начал подсчитывать, во сколько им обойдется подобный подход – носители ведь тоже денег стоят (не говоря уже о том, что обслуживание большого массива съёмных носителей, включая мониторинг их состояния, регулярную перезапись и т.д., дело трудоёмкое и  недешёвое).

Кстати говоря, я считаю, что если какой-то конкретной организации почему-либо удобно именно так хранить электронные документы и вести их учёт – это её право. Но ни в коем случае нельзя навязывать подобные экзотические, мягко говоря, подходы всем и каждому, - ни через нормативные документы, ни через рекомендации, снабженные «марочкой» уважаемого института.

В.С.Иритикова (ВНИИДАД) рекомендует: Если нужно уничтожить информацию в системе, её нужно перенести на внешний носитель, стереть в системе, а затем уничтожить носитель с составлением акта по установленной форме

Как обычно, я получила огромное удовольствие от общения с коллегами. Удивляет, как быстро многие из них не только впитали новые идеи, но и начали практическую работу, несмотря на проблемы с финансированием, кадрами и методическим обеспечением. Во многом именно из-за этого я с оптимизмом смотрю в будущее нашей профессии.

Одно из моих выступлений на конференции было о катастрофической ситуации с сохранностью документов по личному составу, и я рада, что многие поддержали мою достаточно жесткую позицию по этому вопросу. В кулуарах коллеги рассказывали собственные удивительные истории, связанные с архивами личных дел. Росархиву следует более настойчиво поднимать данный вопрос, в том числе перед первыми лицами, поскольку  речь здесь идёт не просто об обкрадывании наиболее незащищённой части населения, но и о социально-политической стабильности существующего режима.

Порадовало, что на данной конференции её участники были очень активны и просто забрасывали выступавших своими вопросами. Учитывая это, на своем заключительном мастер-классе по проблеме установления скоков хранения документов я специально оставила побольше времени на вопросы, и не напрасно, поскольку их было много и все они были заковыристыми. Надо сказать, что для меня вопросы коллег – ценный источник информации, поскольку именно таким образом я нередко узнаю о назревающих проблемах. Мне кажется, нам нужно больше общаться друг с другом, и не только лично на конференциях, но и, используя те возможности, которые предоставляет нам интернет :)