На днях мы с Джанет Найт (Janet Knight) обсуждали вопрос о том, что именно должны уметь делать системы управления документами. Мы говорили о том, какие функциональные требования к управлению документами следует учитывать при проектировании и разработке деловых информационных систем с целью поддержки делопроизводства, или же использовать для оценки деловых систем с точки зрения управления документами.
Это наш первый набросок набора высокоуровневых требований. Мы будем рады любым комментариям, критике и советам.
Для нас особенно интересны Ваши рекомендации в отношении типов функциональных возможностей, которые, по Вашему мнению, должны быть изначально заложены в таких системах (либо о которых следует подумать на стадии разработки и внедрения), в интересах более эффективной поддержки работы с документами. Что мы пропустили? Где нам следовало быть более конкретными? Что в нашем списке имеет смысл, а что нет? Что может быть реализовано? Какие требования являются приоритетными? Какие ещё типы требований нам стоит рассмотреть? Например, какие положения нужно включать в контракты с поставщиками облачных услуг, поставщиками коллективно используемых услуг, со-участниками проектов?
Мы разделили требования на три типа – на те, что относятся к организации; на те, что будут оцениваться на общесистемном уровне, и на те, которые относятся непосредственно к документам.
При составлении списка требований подразумевалось, что если деловая система не в состоянии их выполнить, то документы должны экспортироваться из среды этой системы в среду, способную удовлетворить данным требованиям.
Ниже приведены наши предложения, которые частично основаны на предварительной оценке следующих стандартов:
- ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (стандарт из трёх частей, подготовленный на основе требований Международного Совета Архивов ICA-Rec и опубликованный Международной организацией по стандартизации в 2010-2011 годах – Н.Х.);
- ISO 15489:2001 «Информация и документация – Управление документами»;
- Отмененного, но всё равно прекрасного австралийского стандарта AS 4390:1996 (именно на основе этого стандарта в своё время был создан первый в мире международный стандарт по управлению документами ISO 15489; при этом AS 4390 охватывает значительно более широкий круг вопросов – Н.Х.)
- Стандарта Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс по обеспечению полноты и точности документов (Standard No. 7 on full and accurate records, State Records Authority of New South Wales, http://www.records.nsw.gov.au/documents/recordkeeping-standards/Standard%20No%20%207%20-%20Full%20and%20Accurate.pdf ), и
- «Функциональных требований к документальным доказательствам при управлении документами» (Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping, http://www.archimuse.com/papers/nhprc/prog1.html ), подготовленных в рамках «Питтсбургского проекта» (Pittsburgh Project).
Требования уровня организаций
Требование: Организация должна всерьёз настроиться на то, чтобы обеспечивать сохранность деловой информации до тех пор, пока в ней сохраняется потребность, и взять на себя соответствующие обязательства.
Объяснение: Продолжительность жизненного цикла многих деловых документов будет превышать срок службы систем, в которых они создаются и управляются.
Для обеспечения сохранности и пригодности к использованию деловой информации, организации должны ориентироваться на проведение конверсии (миграции) систем и содержащихся в них документов либо, по мере необходимости, экспорта в новые деловые приложения имеющих долговременную ценность деловых документов вместе с соответствующими метаданными.
С участием специалистов по управлению документами должны быть разработаны планы поддержания деловой информации и её миграции в новые системы.
Требования уровня систем
Требование: Система должна создавать и хранить определенные документы.
Объяснение: Система должна быть способна создавать и сохранять документы, необходимые для поддержки и документирования деловой деятельности, осуществляемой в рамках этой системы.
Сотрудники службы управления документами могут помочь с выявлением этих документов, действуя в сотрудничестве с владельцем системы и персоналом соответствующих деловых подразделений.
Требование: Система должна быть хорошо документирована
Объяснение: Следует создавать и поддерживать в актуальном состоянии документацию, описывающую конфигурацию системы, структуру метаданных, настройки и улучшения системы.
Эта документация необходима для понимания системы и управления содержащейся в ней информацией, а также для поддержки необходимых мер по миграции системы или экспорту из неё документов.
Требование: Должна иметься возможность проведения, при необходимости, миграции системы или экспорта документов и их метаданных
Объяснение: Продолжительность жизненного цикла многих деловых документов будет превышать срок службы систем, в которой они создаются и управляются.
Такая возможность необходима для перемещения документов и их метаданных в новые среды функционирования и/или для вывода их из сред, в которых не обеспечивается их надлежащая защита и управление.
Требование: Система должна поддерживать метаданные, необходимые для деловых целей и целей управления
Объяснение: Система должна поддерживать метаданные, которые требуются для ведения деловой деятельности. Система также должна захватывать и поддерживать делопроизводческие метаданные, обеспечивающие интерпретацию документов и управление ими как в текущий момент, так и во времени. По мере возможности, метаданные должны создаваться системой автоматически.
Требование: Где это уместно, система должна быть способна реализовать надлежащие меры безопасности
Объяснение: Система должна иметь защитные механизмы, ограничивающие круг тех, кто может просматривать или получать иной доступ к документам и их метаданным. Система также должна быть способна контролировать возможность выполнения определенных процессов и отслеживать действия отдельных лиц или групп (например, просмотр, печать, редактирование, копирование, пересылка). Системы не должны допускать неавторизованной модификации документов или их метаданных.
Требование: Где это уместно, система должна обеспечивать возможность уничтожения информации, сроки хранения которой истекли
Объяснение: Система должна быть способна уничтожать документы и некоторые связанные с ними метаданные в ходе систематического, контролируемого и подотчетного процесса, в соответствии с деловыми и правовыми требованиями, поддерживая при этом доступность, надежность и удобство использования документов, сохраняющих ценность для деловой деятельности. Следует исключить возможность удаления документов либо их вывода из системы без соответствующей авторизации.
Требование: Система должна быть способна выдавать необходимые отчеты
Объяснение: Система должна быть способна создавать отчеты, требующиеся как для ведения деловой деятельности, так и для контроля над хранением, уничтожением и использованием информации.
Требования уровня документов
Требование: Документы должны быть доступными
Объяснение: В течение всего срока службы системы, для авторизованного персонала должна обеспечиваться возможность поиска по документам, необходимым для ведения деловой деятельности, и доступа к ним. Система должна в полной мере поддерживать функциональные возможности поиска и поддерживать элементы метаданных, необходимые сотрудникам для поиска. Кроме того, система должна обеспечивать доступ к документам в удобном, воспринимаемом человеком виде.
Примечание: Системы резервного копирования не подходят для обеспечения доступности документов высокого риска или длительного срока хранения.
Требование: Документы должны быть защищены
Объяснение: У сотрудников должна быть возможность доверять тому, что документы, к которым они получают доступ, являются аутентичным, хорошо управляемым, точным отражением проводимой деловой деятельности. Система должна захватывать защищённые от модификации, сформированные в точно определенный момент времени документы. Система должна быть способна обеспечить их защиту и отслеживание их использования и управления таким образом, чтобы сохранялась целостность документов. Документы и их метаданные не должны изменяться, в том числе во время миграции. Документы должны быть защищены от случайного или преднамеренного повреждения и уничтожения.
Требование: Документы должны быть осмысленными
Объяснение: Должна быть возможность интерпретировать документы и использовать их в текущей деловой деятельности. Система должна поддерживать возможность захвата и сохранения соответствующих метаданных, описывающие документируемые деловые операции, время проведения транзакций и участвующий в них персонал. Система должна создавать связи между взаимосвязанными документами, обеспечивая возможность получить полное представление о деловых операциях, а также поддерживать копирование и повторное использование в интересах будущих деловых операций.
Требование: Документы должны поддерживаться
Объяснение: Документы должны храниться в системе до тех пор, пока в них сохраняется деловая потребность, и в соответствии с установленными законодательно-нормативными требованиями.
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/what-recordkeeping-functionality-do-business-systems-need-to-provide/
Требование: Организация должна всерьёз настроиться на то, чтобы обеспечивать сохранность деловой информации до тех пор, пока в ней сохраняется потребность, и взять на себя соответствующие обязательства.
Объяснение: Продолжительность жизненного цикла многих деловых документов будет превышать срок службы систем, в которых они создаются и управляются.
Для обеспечения сохранности и пригодности к использованию деловой информации, организации должны ориентироваться на проведение конверсии (миграции) систем и содержащихся в них документов либо, по мере необходимости, экспорта в новые деловые приложения имеющих долговременную ценность деловых документов вместе с соответствующими метаданными.
С участием специалистов по управлению документами должны быть разработаны планы поддержания деловой информации и её миграции в новые системы.
Требования уровня систем
Требование: Система должна создавать и хранить определенные документы.
Объяснение: Система должна быть способна создавать и сохранять документы, необходимые для поддержки и документирования деловой деятельности, осуществляемой в рамках этой системы.
Сотрудники службы управления документами могут помочь с выявлением этих документов, действуя в сотрудничестве с владельцем системы и персоналом соответствующих деловых подразделений.
Требование: Система должна быть хорошо документирована
Объяснение: Следует создавать и поддерживать в актуальном состоянии документацию, описывающую конфигурацию системы, структуру метаданных, настройки и улучшения системы.
Эта документация необходима для понимания системы и управления содержащейся в ней информацией, а также для поддержки необходимых мер по миграции системы или экспорту из неё документов.
Требование: Должна иметься возможность проведения, при необходимости, миграции системы или экспорта документов и их метаданных
Объяснение: Продолжительность жизненного цикла многих деловых документов будет превышать срок службы систем, в которой они создаются и управляются.
Такая возможность необходима для перемещения документов и их метаданных в новые среды функционирования и/или для вывода их из сред, в которых не обеспечивается их надлежащая защита и управление.
Требование: Система должна поддерживать метаданные, необходимые для деловых целей и целей управления
Объяснение: Система должна поддерживать метаданные, которые требуются для ведения деловой деятельности. Система также должна захватывать и поддерживать делопроизводческие метаданные, обеспечивающие интерпретацию документов и управление ими как в текущий момент, так и во времени. По мере возможности, метаданные должны создаваться системой автоматически.
Требование: Где это уместно, система должна быть способна реализовать надлежащие меры безопасности
Объяснение: Система должна иметь защитные механизмы, ограничивающие круг тех, кто может просматривать или получать иной доступ к документам и их метаданным. Система также должна быть способна контролировать возможность выполнения определенных процессов и отслеживать действия отдельных лиц или групп (например, просмотр, печать, редактирование, копирование, пересылка). Системы не должны допускать неавторизованной модификации документов или их метаданных.
Требование: Где это уместно, система должна обеспечивать возможность уничтожения информации, сроки хранения которой истекли
Объяснение: Система должна быть способна уничтожать документы и некоторые связанные с ними метаданные в ходе систематического, контролируемого и подотчетного процесса, в соответствии с деловыми и правовыми требованиями, поддерживая при этом доступность, надежность и удобство использования документов, сохраняющих ценность для деловой деятельности. Следует исключить возможность удаления документов либо их вывода из системы без соответствующей авторизации.
Требование: Система должна быть способна выдавать необходимые отчеты
Объяснение: Система должна быть способна создавать отчеты, требующиеся как для ведения деловой деятельности, так и для контроля над хранением, уничтожением и использованием информации.
Требования уровня документов
Требование: Документы должны быть доступными
Объяснение: В течение всего срока службы системы, для авторизованного персонала должна обеспечиваться возможность поиска по документам, необходимым для ведения деловой деятельности, и доступа к ним. Система должна в полной мере поддерживать функциональные возможности поиска и поддерживать элементы метаданных, необходимые сотрудникам для поиска. Кроме того, система должна обеспечивать доступ к документам в удобном, воспринимаемом человеком виде.
Примечание: Системы резервного копирования не подходят для обеспечения доступности документов высокого риска или длительного срока хранения.
Требование: Документы должны быть защищены
Объяснение: У сотрудников должна быть возможность доверять тому, что документы, к которым они получают доступ, являются аутентичным, хорошо управляемым, точным отражением проводимой деловой деятельности. Система должна захватывать защищённые от модификации, сформированные в точно определенный момент времени документы. Система должна быть способна обеспечить их защиту и отслеживание их использования и управления таким образом, чтобы сохранялась целостность документов. Документы и их метаданные не должны изменяться, в том числе во время миграции. Документы должны быть защищены от случайного или преднамеренного повреждения и уничтожения.
Требование: Документы должны быть осмысленными
Объяснение: Должна быть возможность интерпретировать документы и использовать их в текущей деловой деятельности. Система должна поддерживать возможность захвата и сохранения соответствующих метаданных, описывающие документируемые деловые операции, время проведения транзакций и участвующий в них персонал. Система должна создавать связи между взаимосвязанными документами, обеспечивая возможность получить полное представление о деловых операциях, а также поддерживать копирование и повторное использование в интересах будущих деловых операций.
Требование: Документы должны поддерживаться
Объяснение: Документы должны храниться в системе до тех пор, пока в них сохраняется деловая потребность, и в соответствии с установленными законодательно-нормативными требованиями.
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/what-recordkeeping-functionality-do-business-systems-need-to-provide/
Комментариев нет:
Отправить комментарий