Штат Виктория, Австралия: Отдача от управления документами

Заметка Дэвида Брауна (David Brown), заместителя директора департамента услуг для государственных органов Управления государственных документов штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV), была опубликована на сайте PROV 13 декабря 2012 года. Мне показались заслуживающими внимания некоторые упомянутые в ней факты.

При наличии свободного времени, Вам, возможно, было бы интересно почитать опубликованный в декабре 2012 года 112-й отчет перед Парламентом австралийского штат Виктория Комитета по государственным счетам и оценкам (Public Accounts And Estimates Committee), озаглавленный «Изучение вопроса об эффективном принятии решений с целью успешного выполнения крупных инфраструктурных проектов». Он доступен по  ссылке: http://www.parliament.vic.gov.au/images/stories/committees/paec/reports/PAEC_InfrastructureInquiry_FINAL-Report.pdf

На меня особенно сильное впечатление произвел раздел 6.6 – «Умное здравоохранение» (HealthSmart, см. стр. 130), в котором сказано (речь в этом разделе идёт о больнице штата, специализирующейся на лечении заболеваний зрения и слуха - Royal Victorian Eye and Ear Hospital, RVEEH – Н.Х.):

«Госпиталь RVEEH сообщил о следующем воздействии и отдаче от внедрения программного приложения, поддерживающего клиническую деятельность:

• При первоначальном анализе итогов внедрения оказалось, что в полной мере была получена ожидаемая отдача только от «улучшения читаемости рецептов»;


• Было выявлено первоначальное снижение производительности при обслуживании амбулаторных пациентов на 13,5 процента, которое впоследствии уменьшилось до 8 процентов, - что считается типичным последствием внедрения электронных медицинских документов. Для поддержания на прежнем уровне пропускной способности госпиталя пришлось привлечь дополнительный персонал; а также


• Больше всего системой недоволен старший медицинский персонал, который считает, что системой сложно пользоваться. Однако по мере знакомства с системой уровень неудовлетворенности ею несколько снизился».

Госпиталь идентифицировал  следующие проблемы, которые возникли в ходе внедрения системы:

• Был недооценен уровень базовой ИКТ-инфраструктура, необходимый для поддержки сложной электронной клинической системы, и потребовалось существенное обновление существующей инфраструктуры;


• Система управления и автономия отдельных медицинских услуг повлияли на  подход к разработке и реализации проекта в масштабе штата;


• В системе медицинского страхования Medicare в настоящее время для получения возмещения стоимости лекарства требуется представить бумажный рецепт. Существенным фактором производительности госпиталя при обслуживании амбулаторных пациентов оказался вопрос распечатывания рецептов. Пока эта проблема не будет решена, электронная система выписки рецептов амбулаторным пациентам не будет в полной мере эффективной;


• То, что большое число медицинских работников приходит в сам госпиталь лишь на несколько часов в неделю, значительно осложнило проведение обучения и подготовки этих специалистов к использованию системы; и


• Требуются существенные усилия и расходы на текущее обслуживание и поддержку электронных медицинских документов, что создаёт проблемы для финансирования учреждений здравоохранения.

То, что рассказывают пользователи систем управления документами и контентом (EDRMS) из государственных органов, звучит очень похоже на описанную выше ситуацию в госпитале:

• Пользователи сопротивляются (но это сопротивление уменьшается по мере накопления опыта/ со временем),


• Достигается лишь часть ожидаемой отдачи,


• Бумажные документы по-прежнему существенно используются, и это влечет за собой расходы,


• Обучение «нерегулярных» пользователей обходится очень дорого,


• Поддержка электронных документов (включающая, с моей точки зрения, усилия специалистов по управлению документами) остается дорогостоящей.

В упомянутом отчете выделен ряд других факторов, о которых следует знать:

• ИКТ-инфраструктура была недостаточно развита, и расходы на доведение её до адекватного уровня были недооценены;


• Отсутствие единого управления, единой политики является существенным барьером, мешающим получить отдачу от проекта;


• В результате внедрения производительность снизилась -  и такая ситуация считается типичной. По-моему, я раньше не встречал такого рода утверждений…

Такого рода факты делают проблематичным  одобрение бизнес-обоснований внедрения  электронных документов в деловую деятельность. Большинство перечисленных вопросов можно решить за счет более качественного планирования и лучшего понимания масштабов проекта, а также с помощью управления изменениями. Куда труднее смириться с ожидаемым снижением производительности...

Дэвид Браун (David Brown)

Источник: сайт Управления государственных документов австралийского штата Виктория
http://prov.vic.gov.au/blog-only/evidence-of-the-benefits-of-records-management