Новая Зеландия: Опубликован отчет руководителя архивной службы о проведении аудитов государственных органов

На сайте Архивов Новой Зеландии 18 декабря 2012 года был выложен отчет Главного архивиста страны и руководителя архивной службы Грега Гулдинга (Greg Goulding) перед министром внутренних дел (которому подчинена архивная служба) о проведении в 2010-2011 годах аудитов государственных органов, в ходе которых оценивалось исполнение ими требований Закона о государственных документах 2005 года (Public Records Act 2005).

Документ объёмом 25 страниц под названием «Отчет Главного архивиста перед министром: Аудиты 2010-2011 гг. исполнения Закона о государственных документах 2005 года» (Chief Archivist’s Report to the Minister: Public Records Act 2005 Audits 2010/2011) доступен по адресу http://archives.govt.nz/sites/default/files/Ministers_Report_2010-2011__-_Public_Records_Act_Audits_-_FINAL_COPY.pdf 

Во введении в отчет Грег Гулдинг отметил, что в нем отражены 38 аудитов, проведенных в период с июля 2010 по июнь 2011 года. В проверенные государственные органы были направлены индивидуальные отчёты.

Главный архивист подчеркнул, что с момента принятия Закона о государственных документах, Архивы Новой Зеландии сотрудничали с государственными органами с целью выработки методологии аудита, способствующей достижению тех целей, которые поставлены в законе. Сейчас действует программа аудита, согласно которой аудит государственных органов будет проводиться один раз в пять лет. На первое пятилетие запланирован аудит 200 государственных органов.

В число основных целей архивного законодательства входит обеспечение подотчетности государственных органов благодаря документированию их деятельности,  а также повышение доверия общественности к целостности государственных документов. Достижению этих целей способствует аудит практики управления документами конкретных органов государственной власти и сообщение результатов аудита парламенту страны.

В отчетном году в ходе проверок особое внимание обращалось на выполнение требований выпущенных в соответствии с законом обязательных стандартов, на ведомственные руководства по управлению документами и соответствующие возможности служб управления документами, и на понимание связанных с управлением документами деловых рисков.

Каких-либо существенных нарушений законодательства выявлено не было. В то же время отмечается, что ряд организации не соблюдает в полной мере требования стандарта хранения, и что в соответствующих государственных органах были приняты меры для устранения выявленных недостатков.  Все 38 проверенных государственных органов добились значительных успехов в повышении качества управления документами, и знают о своих обязанностях и предъявляемых к ним требованиях.

Сделан вывод о том, что в целом проверенные организации хорошо осведомлены о требованиях к управлению документами, видно, что идет работа по совершенствованию этого направления деятельности, которая поддерживается высшим руководством этих организаций.

Мой комментарий: Проведение такого рода аудита – интересный опыт, который стоит взять на заметку. В результате не только есть возможность выявить и устранить какие-то недостатки в управлении документами в министерствах и ведомствах и обеспечить единообразие подходов, но и возрастает статус архивной службы. Сама архивная служба при этом тоже может много интересного узнать о реальной современной практике работы.

Когда-то давно и в нашей практике было нечто подобное, но с тех пор уже много воды утекло…

Источник: сайт Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/public-records-act-2005/chief-archivist-s-report-minister-public-records-act-2005-audits-2010