понедельник, 28 октября 2019 г.

Совет по архивному делу: Большой разговор о нормативно-правовом регулировании

 
8–9 октября 2019 г. в Республике Крым прошел XV Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве (Росархиве). В работе Совета приняли участие 134 участника, представляющие Росархив, 11 федеральных архивов, архивные службы и учреждения 64 субъектов Российской Федерации, 7 муниципальных архивов Республики Крым, а также ряд научных, общественных и коммерческих организаций.

С докладом «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» выступил статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумов. Доклад большой, так что буду комментировать его в блоге «по частям».

Первая часть доклада была посвящена регламентации современного делопроизводства. Прежде всего, была отмечена разработка двух документов:
  • «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях»;

  • «Правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления», которые в настоящее время находятся на государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
О.В.Наумов отметил, что «издание этих нормативных документов, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами независимо от вида носителя, включая электронный, по нашему мнению, создает хорошую основу для упорядочения ведения делопроизводства в государственных органах и организациях, что должно положительно сказаться на комплектовании».

Затронут был в докладе и вопрос о регламентировании использования в государственном управлении и деловой деятельности электронных документов:
«Внедрение информационных технологий, курс на «цифровизацию» всех сфер жизни и деятельности привели к тому, что «традиционные» документы (прежде всего – бумажные) постепенно уходят в прошлое, вытесняясь новым видом документов – электронным. Все большее число органов и организаций создают и готовы передавать в архивы не дела, состоящие из документов на бумажном носителе, а массивы электронных документов, в том числе посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Наличие правовых норм, позволяющих осуществлять их прием, учет, хранение и использование в соответствии с четко регламентированным порядком, жизненно необходимо.»
О.В.Наумов сообщил, что Росархив в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» принимает участие в подготовке законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» и иные законодательные акты Российской Федерации», предусматривающего, в том числе, уточнение понятия «электронный документ» и определение процедур хранения электронных документов, использования и хранения электронного дубликата документа. В настоящее время данный законопроект дорабатывается головными организациями – АНО «Цифровая экономика» и фондом «Сколково» – для внесения на рассмотрение в Государственную Думу.

О.В.Наумов особенно подчеркнул, что, хотя Росархив и «допускает возможность создания электронных дубликатов отдельных установленных законом видов документов до передачи их на архивное хранение, но идею уничтожения бумажных оригиналов после проведения их ретроконверсии, то есть создания электронных дубликатов документов, уже поступивших на хранение в архив, мы не поддерживаем».

Одновременно Росархив инициативно предлагает наряду с уже существующим понятием «архивный документ» ввести в статью 3 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» понятие «электронный архивный документ»:
«21) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме на материальном носителе (материальных носителях) с возможностью его (их) изменения или замены, которая имеет метаданные (реквизиты), позволяющие ее идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для граждан, общества и государства».
О.В.Наумов подчеркнул, что «ключевое отличие электронного архивного документа от «традиционного» – отказ от неразрывной связи между содержащейся в нем информацией и конкретным физическим носителем. Такое требование, обязательное для обычных архивных документов, продиктовано особенностями технологии создания, изменения, копирования, передачи по сетям связи электронных документов».

По мнению Росархива, введение понятия «электронный архивный документ» позволит избежать трудностей, которые в настоящее время возникают при комплектовании, обеспечении сохранности и копировании этих документов.

Мой комментарий: Я не понимаю, как введение нового маловразумительно определенного термина позволит решить проблему с обеспечением сохранности электронных документов. Также как и термин «архивный документ», он не даёт ответа на ключевой вопрос: когда документ становится архивным, и по каким критериям можно четко разделить архивные и «просто» документы?

Законопроектом предлагается также существенно сократить сроки временного хранения электронных архивных документов, что снизит нагрузку на организации, являющиеся источниками комплектования архивов.

Мой комментарий: Имеется в виду, что организации-источники комплектования будут передавать электронные документы в государственные архивы гораздо раньше, чем бумажные документы. Отмечу, что такая практика работы широко распространена за рубежом, однако в нашей стране данная норма может и не заработать, поскольку государственные архивы, с моей точки зрения, на данный момент не готовы к полномасштабному приему на хранения электронных документов. Более того, отсутствует единая концепция организации такой работы в масштабах страны.

О.В,Наумов также сообщил, что завершается работа по доработке «Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, предназначенных для использования при создании, развитии и модернизации систем электронного документооборота в государственных органах». Мои комментарии по проекту данного документа см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2018/06/blog-post_20.html .

Как объяснил докладчик, доработка Типовых требований связана с созданием Концепции Центра хранения электронных документов (ЦХЭД) и необходимостью выработки единых подходов к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов на всех стадиях их жизненного цикла. После окончания разработки проекта и проведения всех необходимых согласований и экспертиз требования будут утверждены приказом Росархива.

Мой комментарий: Про проекты практически всех перечисленных в докладе документов я уже писала на своем блоге, поскольку их разработка ведется не один год. С моей точки зрения, большинство из них, к сожалению, не отвечает потребностям времени и не решают ключевых задач архивной отрасли.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства 
http://archives.ru/press/09-10-2019-coordination-council.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml

Комментариев нет:

Отправка комментария