ИСО: Начато голосование по проекту новой редакции стандарта ISO/DIS 30300 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь»

18 сентября 2019 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о начале публичного обсуждения и голосования по проекту новой редакции основного в настоящий момент международного терминологического стандарта в области управления документами ISO/DIS 30300 «Информация и документация – Управление документами – Основные положения и словарь» (Information and documentation — Records management — Core concepts and vocabulary) объёмом 22 страницы, см. https://www.iso.org/standard/74291.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:74291:en (по последней ссылке текст проекта доступен практически полностью).

Стандарт подготовлен техническим подкомитетом ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (Archives/records management). Голосование продлится до 11 декабря 2019 года.

Напомню, что в России стандарт был адаптирован как ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=194658

Область применения документа описана следующим образом (на мой взгляд, крайне неудачно, потому что по сути говорит о стандарте как о внутреннем документе подкомитета, служащим для унификации используемой его членами терминологии; стандарт как бы и не адресован внешней целевой аудитории):

«Настоящий документ содержит термины и определения понятий, используемых в продуктах технического подкомитета ИСО ТС46/SC11, связанных с управлением документами. Он не ограничивает сферу применения определение новых терминов (а как насчёт «старых»? – Н.Х.) в продуктах подкомитета.»

Сравните этот невыразительный текст с описанием области применения предыдущей редакции (в переводе ГОСТ Р ИСО 30300-2015):

«Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования [системы управления документами] СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:
a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;

b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;

c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:

• выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или


• подтверждения декларирования сторонней организацией, или


• сертификации СУД сторонней организацией.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
3.1. Термины, относящиеся к понятию «организации»
3.2. Термины, относящиеся к понятию «документы»
3.3. Термины, относящиеся к понятию «документационный анализ» (appraisal)
3.4. Термины, относящиеся к понятиям «управление документами» и «документные процессы»
3.5. Термины, относящиеся к понятию «меры и средства контроля и управления документами» (records controls)
3.6. Термины, относящиеся к понятиям «система» и «документная система»
Приложение A: Диаграммы понятий
Алфавитный индекс
Библиография

Нетрудно заметить, что стандарт сильно изменился. Раньше он в первую очередь давал общее представление о системе менеджмента документов (и, собственно, открывал серию стандартов этой системы менеджмента ИСО). Теперь в нём остались только определения терминов, которых при этом стало гораздо больше - 70 (вместо 29 в действующей редакции). Фактически в документ были собраны термины изо всех ключевых продуктов технического подкомитета ТС46/SC11.

Совершенно другими стали структура и состав терминов. Раньше большая их часть имела отношение к системе менеджмента и группировалась по следующим разделам (цитируя ГОСТ Р ИСО 30300-2015):

3 Термины и определения
3.1 Термины, относящиеся к документам
3.2 Термины, относящиеся к управлению
3.3 Термины, относящиеся к процессам управления документами
3.4 Термины, относящиеся к СУД

Таким образом, сейчас нам предлагается единый стандарт терминологии по вопросам управления документами (что хорошо – оставляя в стороне вопрос о качестве отдельных определений); с другой – ставится под вопрос дальнейшая судьба системы менеджмента документов ISO 30300 и её стандартов (обратите внимание, что упоминание системы менеджмента вообще убрано из названия документа).

В любом случае, как мне кажется, было бы правильнее присвоить документу новый номер, не притворяясь, что это «всего лишь» новая редакция ISO 30300. Если серия ISO 30300 себя, по мнению подкомитета, исчерпала, стандарты этой серии следует отменить и повторно их номера уже не использовать.

Появление подобного сводного терминологического стандарта, скорее всего, спровоцирует пересмотр практически всех продуктов подкомитета с целью приведения их в соответствие с данным документом и/или исключения из них собственных терминологических разделов.

К сожалению, разработчики документа с заслуживающим лучшего употребления упорством продолжают игнорировать многократно высказывавшиеся замечания в отношении некоторых терминов (таких, как «риск») и порой некритически заимствуют весьма сомнительные определения (таких понятий, как «агент», «аудит») из не самых авторитетных источников.

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/74291.html
https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:74291:en