вторник, 29 октября 2019 г.

Подход к проектированию архивов в 21-м веке


Заметка специального советника Национальных Архивов Объединённых Арабских Эмиратов, бывшего руководителя Архивно-библиотечной службы Канады Иана Уилсона (Ian E. Wilson -  на фото) была опубликована 2 октября 2019 года на блоге Международного совета архивов ( https://blog-ica.org/ ).

«Проектирование архивов в 21-м веке» (Designing the Archives in the 21st Century) – прекрасная тема для ежегодной конференции Международного совета архивов (МСА) этого года. Она охватывает все аспекты архивной деятельности и ставит перед всеми учреждениями задачу взять на вооружение целостный, всеохватывающий подход к проектированию услуг, фондов, организационной структуры, штатного расписания, присутствия в Интернете и физической инфраструктуры. По мере того, как системы управления документами меняются в связи с развитием технологий, ожидания общественности в отношении всех услуг становятся все более требовательными, и организационная культура меняется таким образом, чтобы стать более привлекательной для нового поколения коллег, - планирование и проектирование архивов становятся необходимыми.

Жизнеспособное планирование (sustainable planning) представляет собой непрерывный процесс, характеризующийся гибкостью, но всегда исходящий из уважения ценностей и принципов информационных дисциплин. С этой точки зрения унаследованные традиции и старые привычки должны подвергаться сомнению и корректироваться в соответствии с изменившимися обстоятельствами. Для архивов лучше всего начинать с ясности относительно услуг, которые мы собираемся предоставлять удалённо или же лично, а также того, кому они будут оказываться и с использованием какой именно предпочтительной бизнес-модели.

Основным клиентом государственных архивов является гражданин, чьи долгосрочные интересы обслуживаются посредством оказания эффективных архивных услуг государственным органам и ведомствам.

Мой комментарий: Конечно, всегда можно ссылаться на то, что государство действует или пытается действовать в интересах граждан «вообще», - и на уровне философии это, наверное, допустимо. Такой подход, однако, затушёвывает важные факты и противоречия: государственные органы представляют собой самостоятельные организмы, имеющие собственные интересы, отдельные даже от интересов работающих в них государственных служащих; а гражданин «вообще» - такая же фикция, как средняя температура по больнице.

Когда владельцем конкретного архива является государственный орган, то архив (если только его руководителями являются разумные и практичные люди, не желающие потерять свою работу и организовать архиву трудности с финансированием) в первую очередь обслуживает именно потребности своего владельца, и только затем уже – граждан и исследователей. К сожалению, в условиях канадской гипертрофированной политкорректности подобные «грубые» факты упоминать нынче неприлично…

Эти услуги включают в себя управление документами, экспертизу ценности и хранение в течение установленных сроков, меры по обеспечению долговременной сохранности, справочную работу, защиту неприкосновенности частной жизни и обеспечение доступности информационных услуг. Эти сервисы должны быть спроектированы так, чтобы их было легко понять и использовать. Они должны охватывать всех менеджеров и руководителей в организации, подчеркивая, что документы во всех форматах представляют собой незаменимый и ценимый корпоративный актив, которым необходимо управлять столь же эффективно, как менеджеры традиционно управляют другими активами, такими, как финансы и кадры. Исполнение установленных требований должно контролироваться и подвергаться аудиту.

Услуги для писателей и исследователей, юристов, судов, школ и для широкой общественности всё в большей степени оказываются в онлайн-режиме, и современные студенты редко выходят за рамки простого поиска с использованием своего смартфона или компьютера. В какой степени архивные ресурсы и связанные с ними услуги могут быть полностью доступны в онлайн-режиме? Хотя взаимодействие с партнерами из частного сектора в вопросах оцифровки и поиска может помочь архивам в их стремлении к полностью открытому доступу, здесь также имеет место тенденция к разрушению традиционных связей между исследователем и архивами. Пользователи ценят услуги поиска и платят за них, и при этом они никогда не посещают и не вспоминают те архивы, в которых хранятся оригинальные документы. Каким образом нам привлечь широкий круг пользователей, как ныне существующих, так и потенциальных, в качестве союзников, которых бы в равной степени волновала целостность документов?

В интересах широкой общественности государственные архивы обязаны выявлять и обеспечивать долговременную сохранность ключевых документов о гражданстве и гражданском состоянии, о правах в обществе отдельных лиц и организаций, о принимаемых государственными органами решениях, о праве собственности на землю, о прохождении военной службы, о патентах, - и множестве других документов. Это не клиенты, а граждане. Документы могут им никогда не понадобиться, но они верят в то, что невоспетые герои-архивисты исполнят свои обязанности. Признавая, что современные государственные органы предоставляют услуги разными способами с привлечением многих партнеров, и что на эту политику оказывают влияние множество заинтересованных сторон, некоторые государственные архивы сместили фокус своей деятельности на более широкие массивы архивных документов, имеющих отношение к государственному управлению, устанавливая соответственно свои приоритеты в вопросе приёма материалов на архивное хранение и выделяя ресурсы на документирование жизни и деятельности общества.

При проектировании набора услуг, соответствующего потребностям обслуживаемого ими сообщества или общества в целом, архивы должны исходить не из интересов собственной внутренней деятельности, а определять свою роль в увязке с общими социальных задачами, приоритетами и амбициями общества. Что касается самих услуг, при их проектировании следует учитывать интересы других поставщиков информации и потенциальные связи с ними, и соответственно налаживать партнерские отношения. В более общем плане, поскольку люди перемещаются внутри своих стран и за рубежом, их архивное наследие может быть разбросано по многим местах, - услуги же должны проектироваться так, чтобы отражать потребности глобального общества. Партнерство с другими архивами, с представителями родственных и иных профессий становится жизненно важным для успеха. В большинстве стран национальное архивное наследие находится не в стенах какого-то одного учреждения, а рассредоточено в сети государственных, корпоративных и институциональных архивов, которые физически разделены, но постепенно налаживают сотрудничество с целью упрощения онлайн-доступа.

После того, как услуги спланированы и спроектированы, можно подумать о проектирование здания, поддерживающего оказание и символизирующего эти различные услуги, а также являющегося воплощением престижа и власти, связанных с архивными документами. Онлайн-присутствие архивов является неотъемлемой частью ключевой инфраструктуры и услуг, поэтому веб-сайт, социальные сети и здания должны замышляться и планироваться вместе.

Изменения, оказывающие влияние на архивы, не являются ни краткосрочными, ни какими-то причудами. Они трансформационные, сложные и постоянно эволюционирующие. Они – реальны, и они будут продолжаться. Ключом к проектированию будущего является гибкость: в организационных структурах, в моделях оказания услуг и в подборе кадров. Все программы следует регулярно пересматривать. Организации должны способствовать инновациям и прогрессу посредством проведения пилотных проектов для тестирования новых подходов, тщательной оценки результатов, а также отсутствия боязни делать ошибки и готовности учиться на них. Для всего этого требуются новые знания и навыки. Сегодня каждое современное учреждение нуждается в разнообразных специалистах, приверженных одним и тем же целям и ценностям, которые предлагают различные точки зрения на пути и способы достижения этих целей. Творческое взаимодействие в рамках командных усилий; готовность руководства скорректировать традиционное распределение средств с тем. чтобы сделать возможным проведение пилотных проектов; эксперименты и порой даже отдельные неудачи, способны обеспечить актуальность архивов для целевого сообщества.

Несколько лет тому назад руководитель государственной службы Канады призвал всех её сотрудников к сотрудничеству, инновациям и смелости; и сейчас самое подходящее, восхитительное время для продвижения архивной деятельности. Это работа чрезвычайно сложна, - но она также абсолютна необходима. Я полагаю, что дискуссии на предстоящей в Аделаиде конференции МСА будут столь же трансформирующими, порывающими со старыми устоями - и провокационными. Желаю Вам получить от них удовольствие!

Иан Уилсон (Ian Wilson)

Мой комментарий: Я во многом согласна с Ианом Уилсоном, и больше всего мне нравится его эмоциональный заряд. В то же время я твёрдо убеждена в том, что сейчас, когда никто просто так денег и ресурсов не даст, архивы должны чётко понимать – чтобы получить финансирование, они не в отдалённой перспективе, а уже сегодня должны стать полезными (а лучше, жизненно необходимыми) для тех, кто распределяет деньги, помогая им в выполнении актуальных для них задач.

С моей точки зрения, ключ к будущему архивов – в их активном участии в поддержке основной оперативной деловой деятельности организаций-владельцев. Такой подход уже достаточно привычен для архивов многих коммерческих организаций, а вот в государственных архивах, привыкших иметь дело с уже вышедшей из активного оборота информацией, возможно, потребуются болезненные изменения менталитета … Иными словами, архив, чтобы не просто выжить на правах «старухи-приживалки», а занять достойное место в соответствующей организации или сообществе, должен из склада лишь изредка нужных старых документов превратиться в повседневно востребованный ценный информационный актив, обеспечивающий, в том числе, совместную эффективную обработку ретроспективной и свежей информации с использованием самых современных технологий вплоть до искусственного интеллекта. Вполне допускаю, что в будущем информация будет поступать на архивное хранение ещё до того, как она начнёт обрабатываться в рамках процессов оперативной деятельности!

Онлайн-услуги, оцифровка – всё это хорошо и полезно, но самоцелью они всё же не являются. Кстати говоря, возможно, что, идя по этому пути, мы в будущем увидим и воссоединение профессии, которая в России достаточно давно разделилась на архивистов и специалистов по управлению документами (что интересно, во многих странах такого разделения не произошло, и это по-прежнему единая профессия!).

Сегодня большинство традиционных архивов всё ещё шарахается от новых технологий, как чёрт от ладана, не понимая, что – при всех сложных проблемах на этом пути – их будущее связано именно с освоением этих технологий. Альтернатива же – превращение во всеми забытый «подвал с мышами»…

Источник: блог МСА
https://blog-ica.org/2019/10/08/the-approach-to-designing-archives/ 

Комментариев нет:

Отправка комментария