среда, 30 октября 2019 г.

Совет по архивному делу: О судьбе перечней документов с указанием сроков хранения


8 октября 2019 года на XV Совете по архивному делу при Федеральном архивном агентстве в докладе «Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов власти и организаций на электронный документооборот» статс-секретарь – заместитель Руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумов подробно остановился на судьбе перечней с указанием сроков хранения.

Он сообщил, что прошел общественное обсуждение и независимую антикоррупционную экспертизу и готовится для направления в Минюст России на государственную регистрацию проект нового «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», а также инструкция по его применению.

Главная задача, которую в этой работе ставит перед собой Росархив – это «создание нормативного документа, отвечающего современным реалиям, как по составу документов, их систематизации, так и по срокам хранения. Новый перечень оптимизирует состав документов постоянного срока хранения, сокращает сроки временного хранения целого ряда документов, что, в конечном итоге, позволит снизить расходы бюджетов всех уровней и затрат организаций на содержание архивов».

Следующим этапом в оптимизации механизма отбора документов на хранение должно стать создание «Реестра видов документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организациях».

По мнению Росархива, создание реестра как единой базы данных по срокам хранения видов и разновидностей документов позволит решить проблему обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, осуществить оптимизацию, а в перспективе – унификацию состава документов органов власти, облегчить работу по созданию номенклатур дел, ведомственных перечней и проведению экспертизы ценности документов.

Росархив считает, что, не вступая в противоречие с существующей системой экспертизы ценности документов, реестр помог бы перейти от согласования перечней к более эффективной процедуре согласования сроков хранения отдельных видов и разновидностей документов с последующим экспортом его в СЭД государственных органов.

По сути, реестр видов документов представляет собой ГИС федерального уровня и должен стать элементом информационной инфраструктуры РФ, реализующим государственную функцию Росархива (контроль за делопроизводством и мониторинг документообразования) и положений постановлений Правительства о формировании единого информационного пространства и поддержки принятия соответствующих управленческих решений.

В долгосрочной перспективе реестр может обеспечить предоставление данных для классификатора видов документов для информационных систем электронного документооборота и формирование единой базы электронных шаблонов документов межотраслевых и специальных систем документации.

Придание реестру нормативного характера позволит заменить Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и оптимизировать работу федеральных органов государственной власти по подготовке ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения.

О.В.Наумов отметил, что многие регионы ставят перед Росархивом вопрос о разработке ведомственных перечней.
«В соответствии с архивным законодательством Росархив таким полномочием не наделен. Для активизации этой работы представляется правильным инициирование Росархивом поручения Правительства Российской Федерации федеральным министерствам и ведомствам, не имеющим таких перечней, (это, в первую очередь, Минздрав России, Минобразования России, Минтруд России, Минкультуры России) осуществить их подготовку на основе типового. В этом случае Росархив может оказать им необходимую методическую поддержку. Но поручение Правительства мы будем готовить после регистрации Минюстом России приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов.»
О.В.Наумов также рассказал, что после регистрации типового перечня в Минюсте России Росархив совместно с Центральным Банком РФ планируют возобновить работу над «Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», разработка которого была «заморожена» после отзыва в 2017 г. Банком России приказа об его утверждении в связи с поступившими от банковского сообщества возражениями в связи с неоправданно завышенными сроками хранения отдельных видов финансовых документов.

Мой комментарий: История этого перечня весьма поучительная и печальна. Боюсь, что к моменту начала его очередной доработки он опять серьезно устареет, и работу придется начинать заново.

О.В.Наумов коснулся и вопроса уточнения (увеличения или сокращения) сроков временного хранения отдельных документов Архивного фонда РФ в органах и организациях. В качестве примера такой работы, он рассказал о том, что на законодательном уровне решена обозначенная еще в докладе 2015 года проблема сокращения срока хранения документов по личному составу. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введена статья 22.1, согласно которой документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. По истечении указанных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

При этом сохранен ранее установленный срок хранения (75 лет с момента прекращения службы) документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами отдельных видов государственной службы (это касается военной и приравненной к ней службы, правоохранительной службы).

Дальнейшую работу по оптимизации сроков хранения отдельных видов документов, в частности, похозяйственных книг и документов по приватизации жилищного фонда, научной, судебной и другой специфической документации, Росархив продолжит по результатам внедрения типового Перечня.

О.В.Наумов также упомянул проводящийся в настоящее время эксперимент по созданию ряда документов по личному составу (документов, связанных с трудовой деятельностью граждан) в электронном виде. Итоги указанного эксперимента после их оценки позволят рассмотреть вопрос об установлении новых сроков временного хранения документов по личному составу, созданных в электронном виде.

Мой комментарий: Нам нужен разумный и практичный подход к обновлению перечней, ориентированный на исполнение требований законодательства, защиту прав организаций и граждан и сохранение исторической памяти. Нам точно не нужны сроки хранения, «высосанные из пальца» людьми, не понимающими назначение и ценность этих документов. Пока что я вижу в этой сфере провал за провалом, и, если методы работы не будут кардинально пересмотрены, так будет продолжаться и дальше, всё более дискредитируя Росархив как регулятора в данной области.

Росархив, который не в состоянии на достойном уровне разработать даже отдельные перечни, теперь повышает ставки и замахивается на создание ГИС федерального уровня для контроля за делопроизводством и мониторинга документообразования… При этом мы пока что не видели концепции создания этой системы, а просто перенос в электронную среду бардака со сроками хранения может дать только один эффект – автоматизированный бардак.

Проблем со сроками хранения много, включая непонимание специалистами того, как устроены перечни и как их следует корректно применять. В первую очередь, как я считаю, нужно подготовить небольшой документ, объясняющий «для чайников», откуда берутся сроки хранения в перечнях, что они реально означают,  какой правовой статус имеют, и как пользоваться перечнями в сложных случаях, когда, например, организация действует в нескольких юрисдикциях или когда сроки хранения изменяются.

В бизнесе и в передовых государственных ведомствах существуют хорошо известные критерии экспертизы ценности документов, вытекающие из требований законодательства, практики деловой деятельности, судебных споров и расследований, так что нет ничего особо сложного в том, чтобы собрать и обобщить их на пользу всего архивно-документоведческого сообщества. Имеется и мировой опыт (включая стандарты), из которого есть что позаимствовать.

Я сократила бы число статей в перечнях в несколько раз, чтобы раз и навсегда покончить с безобразной практикой подбора срока по похожести названия вида документа. Статьи я сделала бы функциональными (часть статей уже сейчас такие) – в соответствии с выполняемыми документами функциями, вне зависимости от того, как они называются.

Везде, где это возможно, я давала бы ссылки на соответствующие нормы законодательства, что позволило бы пользователям самостоятельно выверять сроки хранения в условиях быстрых перемен в законодательстве.

Наконец, я бы отказалась от безнадёжных попыток единым махом пересматривать документы в 1000 статей. Такие документы просто непосильно глубоко проработать. Нужно вернуться к тому, с чего перечни начинались, и вести их обновление блоками по отдельными темам, статей на 10-20. Так действуют, скажем, Национальные Архивы США, а нам-то что мешает?

Стоило бы подумать о концепции типовых перечней. Я бы рекомендовала посмотреть на американскую систему, где довольно гармонично сочетаются типовые и ведомственные перечни, а также индивидуально устанавливаемые сроки хранения.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства 
http://archives.ru/press/09-10-2019-coordination-council.shtml
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2019-yalta.shtml

Комментариев нет:

Отправка комментария