четверг, 10 октября 2019 г.

Конференция Общества американских архивистов 2019 года: Секция 306 «Вовлечение общественности и прозрачность при проведении экспертизы ценности и установлении сроков хранения документов»


Данная заметка Кэтрин Джайл (Cathrine Giles – на фото), руководителя отделения государственных документов департамента библиотек и архивов американского штата Кентукки, была опубликована 23 сентября 2019 года на блоге «The Schedule» секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA).

Мой комментарий: Конференция «Архивы и документы 2019» (Archives * Records 2019), совместно организованная Советом руководителей архивных служб штатов и территорий США (Council of State Archivists, CoSA) и Обществом американских архивистов (Society of American Archivists, SAA) под девизом «Трансформационно!» (Transformative!) была проведена в период с 31 июля по 6 августа 2019 в г. Остине (Austin), штат Техас, США. Сайт конференции: https://www2.archivists.org/am2019 ; программа конференции доступна по адресу https://archives2019.sched.com/ .

Секция 306 «Вовлечение общественности и прозрачность при проведении экспертизы ценности и установлении сроков хранения документов»

Представитель Национальных Архивов США (NARA) Мэг Филипс (Meg Phillips), с выступления которой началась работа сессии, отметила, что в последнее время был довольно большой интерес к предлагаемым Национальными Архивами срокам хранения документов, что побудило Национальные Архивы изучить вопрос о том, как можно вовлечь в этот процесс общественность, в том числе людей, которые не являются профессиональными архивистами и специалистами по управлению документами. Национальные Архивы уже не устраивал тот подход, который они в прошлом использовали для сбора замечаний и предложений от общественности в отношении предлагаемых сроков хранения и перечней; и весной 2019 года этот процесс был изменён.

Мэгги Хокинс (Maggie Hawkins, Национальные Архивы США) рассказала о прежнем и нынешнем процессах общественного обсуждения сроков хранения и перечней. Ранее процесс опирался на обработку электронной или обычной почты. Национальные Архивы сообщали в «Федеральном реестре» (Federal Register – официальный бюллетень правительства США – Н.Х.), что они для обсуждения доступны предложенные ими указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Если кому-то данный вопрос был интересен, он посылал в NARA по электронной почте запрос на предоставление копии документа и соответствующего заключения по итогам экспертизы ценности. Затем у заинтересованных лиц был определенный период времени на то, чтобы подготовить свои замечания и отправить их в Национальные Архивы, которые, в свою очередь, анализировали их и давали ответ. В результате возникала объёмная переписка в обе стороны.

Рост общественного интереса к срокам хранения привел к тому, что этот подход стал нежизнеспособным и трудным для управления. В марте 2019 года Национальные Архивы начали использовать портал Regulations.gov ( https://www.regulations.gov/ ) для размещений предлагаемых указаний по срокам хранения и заключений экспертизы для общественного обсуждения. Когда период обсуждения заканчивается, Национальные Архивы внимательно анализируют комментарии и публикуют сводный ответ.

Обратная связь от общественности помогает уточнить сроки хранения и убедиться, что указания сформулированы чётко и ясно. Людей интересует, должны ли документы храниться постоянно, и не слишком ли длительны сроки хранения. Открытость и прозрачность помогают людям увидеть, что государственные органы делают с их документами. Есть, однако, проблема, связанная с тем, что большинства людей имеет слабое представление о том, что такое сроки хранения, и делает неверные предположения о том, как хранятся документы. Общественность порой испытывает трудности с пониманием объема и сложности документации, создаваемой органами правительства США, и ресурсов, необходимых для их хранения, передачи, обеспечения долговременной сохранности и предоставления доступа к документам; что дополнительно усугубляется непониманием процесса публичного обсуждения.

Национальные Архивы в результате начали получать более детальные и конкретные замечания. Людей больше интересуют документы временного срока хранения и установление «хороших» сроков хранения. Сейчас замечания и предложения подаёт гораздо более широкая группа людей, что отражает растущий круг людей, заинтересованных в обеспечении сохранности документов.

Эрик Эмерсон (Eric Emerson, Департамент архивов и истории штата Южная Каролина) рассказал о практическом опыте, когда проблемы, связанные с установлением сроков хранения документов в сочетании с общественными ожиданиями и прозрачностью деятельности правительства привели к созданию специфических указаний по срокам хранения для офиса губернатора, и в конечном итоге обеспечили наиболее успешную в истории Южной Каролины с момента появления электронных документов передачу губернаторских документов на архивное хранение.

Департамент архивов и истории штата Южная Каролина (SCDAH) многократно пытался внедрить такого рода указания для документов разных губернаторов, но в конечном итоге не смог справиться с этой задачей. Когда губернатором была избрана Никки Хейли (Nikki Haley – мы с этой дамой знакомы по её, скажем так, не слишком впечатляющей деятельности на посту постоянного представителя США при ООН – Н.Х.), архивное ведомство ожидало, что её администрация проявит примерно такой же «энтузиазм» в своих усилиях по внедрению указаний по срокам хранения. Однако после того, как средства массовой информации узнали и подняли шум относительно того, что канцелярия губернатора ненадлежащим образом проводила уничтожение электронной переписки, SCDAH использовал этот скандал как возможность - если офис губернатора позволит SCDAH подготовить такие указания, и если губернатор подпишет и внедрит их, то SCDAH поручится за прозрачность администрации; а губернатор Хейли сможет тогда утверждать, что её администрация была самой прозрачной в истории Южной Каролины :)

В результате передача на архивное хранение изначально-электронных документов администрации стала одной из самых успешных в истории архивного ведомства.

Патрис Макдермот (Patrice McDermott, директор общественной организации Government Information Watch – «Надзор за государственной информацией», https://govinfowatch.net/about/ ) признала изменения, внесенные Национальными Архивами в процесс общественного обсуждения сроков хранения, полезными и «отличным первым шагом, НО …».

Г-жа Макдермот высказала озабоченность по ряду аспектов:
  • Заинтересованные в документах стороны очень разные, эти люди могут быть перегружены собственной работой в своих организациях, что усложняет попытки упростить процесс подачи замечаний.

  • Вызывает озабоченность отсутствие эффективного способа проинформировать заинтересованные стороны о подаче государственными органами запросов на получение разрешений на уничтожение документов (В США Национальные Архивы по своей инициативе разрабатывают типовые перечни; в то же время органы федерального правительства, имеющие отсутствующие в перечнях виды документов либо считающие типовые перечни для себя неподходящими, вправе попросить об установлении для них индивидуальных сроков хранения – Н.Х.).

  • Как представлять указания по срокам хранения таким образом, чтобы они были поняты тем, кто не работает в NARA, и вообще «заинтересованной общественности»?

  • Внедрение метода «больших корзин» или установление сроков хранения большим наборам документов может вызвать обеспокоенность по части корректности установления сроков хранения и уничтожения попавших в эти корзины серий документов. Эти указания также не дают четкого представления о том, какие из перечисленных объектов и файлов каким различным подразделениям министерства принадлежат.

  • Требуются усилия для того, чтобы общественность лучше разбиралась в вопросе. Незнание того, когда государственный орган планирует уничтожить документы, означает, что общественность не может своевременно их запросить (обычно на основании закона о свободе доступа к государственной информации. У нас такой закон тоже есть, но он пока что так и не заработал – Н.Х.).

  • Если в указаниях по срокам хранения нет достаточно подробных описаний, общественность не знает, на что она на самом деле пишет свои отзывы.

  • Органы исполнительной власти могут не обеспечивать возможность и удобство поиска информации о том, как они управляют документами и что эти документы собой представляют, что вызывает недоверие и подозрения у общественности.
Критически-важна деятельность Национальных Архивов как доверенного оберегателя и хранителя документов, имеющих историческую и иную ценность для американской общественности. Многие готовы сотрудничать с Национальными Архивами в интересах разработки процесса, который обеспечит открытый, прозрачный, понятный способ для проведения общественного обсуждения и для вовлечения общественности.

Кэтрин Джайл (Cathrine Giles)

Источник: Блог секции по вопросам управления документами Общества американских архивистов
https://saarmrt.wordpress.com/2019/09/23/saa-austin-recap-3-public-involvement-and-transparency-in-records-scheduling-and-appraisal/ 

Комментариев нет:

Отправка комментария