воскресенье, 27 октября 2019 г.

Штат Виктория, Австралия: Новые стандарты управления документами, часть 2


(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/10/1_26.html )

Новые требования к оцифровке

Управление государственных документов австралийского штата Виктория (PROV) недавно опубликовало следующие новые продукты для поддержки наилучшей практики оцифровки в государственных органах штата:
Все эти документы доступны в разделе «Оцифровка» (Digitisation) сайта PROV по адресу https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/digitisation  .

Основные изменения

При подготовке своих планов оцифровки, государственные органы должны будут соответствовать единому набору требований к оцифровке (ранее PROV разрешал государственным учреждениям на выбор либо следовать собственным требованиям PROV, либо требованиям ныне отменённого стандарта оцифровки, выпущенного Архивами Новой Зеландии).

Мы также удалили понятия пре- и постпроцессинга (pre and post-action). Вместо этого действия по уничтожению/передаче в отношении оцифрованных документов должны выполняться в соответствии с условиями и критериями, изложенными в стандарте PROS 19/07. Этот новый перечень отдает предпочтение оцифрованным документам по сравнению с аналоговыми оригиналами для всех документов, созданных начиная с 1 января 2000 года.

Применение новых стандартов

«Спецификации для оцифровки» (PROS 19/05 S1 Digitisation Specification) заменяют оба ранее действовавших документа:
  • Спецификация «Требования к оцифровке» (PROS 11/07 S1 Digitisation Requirements Specification); и

  • Спецификация «Оцифровка: Требования к графическим образам» (PROS 11/07 S2 Digitisation Image Requirements Specification).
Обратите внимание, что новые спецификации не имеют обратной силы. PROV, как правило, не требует от государственных органов проведения повторной оцифровки в соответствии с новыми требованиями тех документов, которые уже были оцифрованы в соответствии с требованиями замененных в настоящее время спецификаций. Обратитесь, однако, к спецификациям PROS 19/05 S1, чтобы убедиться в отсутствии обстоятельств, при которых потребуется новый план оцифровки.

При разработке плана оцифровки государственные органы должны будут убедиться в том, что они соблюдают требования стандартов и спецификаций PROS 19/07 «Перечень с указанием сроков хранения и действий по их истечении для оригинальных документов, прошедших конверсию или оцифровку», PROS 19/05 S3 «Спецификации форматов для долговременного хранения» и PROS 19/05 S2 «Спецификации минимальных метаданных».

Наш подход в разработке новых документов

Шаблон плана оцифровки PRO 58 разрабатывался таким образом, чтобы стать полезным, добровольно используемым инструментом, помогающим государственным органам и учреждениям разработать план оцифровки, который они могут адаптировать в соответствии со своими обстоятельствами и потребностями проекта.

При разработке этого набора документов мы стремились устранить все ненужные требования, выявленные в предыдущих стандартах и спецификациям по оцифровке, а также устранить все недостатки в вопросе исполнения требований. Мы также стремились сделать применение наших требований более удобным и понятным для государственных органов.

PROV благодарит всех, кто по ходу этого проекта принимал участие в обсуждении документов.

Источник: сайт PROV
https://vic.us2.list-manage.com/...
https://vic.us2.list-manage.com/...

Комментариев нет:

Отправка комментария