понедельник, 8 ноября 2010 г.

Минздравсоцразвития установило срок хранения для очередного журнала - в приложении к приказу

Согласно приложению № 3 к приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 28 сентября 2010 г. № 831н, утверждена форма статистического учета № 036-10/у-10 «Журнал регистрации выданных медицинских справок о допуске к управлению транспортными средствами».

В комментарии к приложению указано: «Учетная форма № 036-10/у-10 представляет собой журнал 96 листов в обложке с нумерованными страницами, прошнурованный, скреплённый печатью учреждения и подписанный главным врачом медицинской организации. Все графы Журнала подлежат заполнению синими или чёрными чернилами.  По использовании передаётся на хранение в архив. Срок хранения – 10 лет. Возможно ведение в электронном виде.»

Мой комментарий: Интересно, как в электронном виде выполнить требование о том, что журнал нужно прошнуровать и скрепить печатью учреждения? :)

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/283722/?garant_fed

2 комментария:

  1. Видимо, электронная форма для подобных документов не предполагается.
    На мой взгляд, архивное хранение журнала в виде прошнурованного бумажного документа (вот уж где к месту термин records) и использование электронных данных (могут находиться в учетной системе медучреждения) для оперативных целей будет дешевле, нежели полностью электронная форма. В последнем случае надо будет как-то обеспечивать неизменность этого электронного документа не только на этапе архивного хранения, но и на этапе заполнения. Что еще сложнее, ибо нужно будет совместить возможность добавления новых записей с непререкаемой неизменностью предыдущих записей.
    И уж тем более непростой становится эта задача, когда наше любимое государство единственным равнозначным аналогом собственноручной подписи признает только ЭЦП. Я пока вижу только один способ:
    Первая запись журнала подписывается ЭЦП. Получается контейнер. Для каждой следующей записи уже подписывается она вкупе с контейнером, получившимся на предыдущем шаге. Получается такая вот матрешка. Ибо во всех остальных случаях мы либо теряем предыдущи подписи, либо журнал распадается на отдельные документы, которые безследно могут быть изъяты из журнала.
    Для каждой новой записи процедура подписания будет занимать больше времени, чем для предыдущей.

    ОтветитьУдалить
  2. …архивное хранение журнала в виде прошнурованного бумажного документа … и использование электронных данных … для оперативных целей будет дешевле, нежели полностью электронная форма.

    Организовать хранение в бумажном виде, особенно длительное (10 лет можно считать длительным), - наверное, пока что действительно будет проще и дешевле. Если на практике данные будут сразу вводиться в электронную систему, а журнал будет распечатываться и сшиваться лишь в конце года – это может быть вполне приемлемо. Но меня настораживают слова о чернилах… наводит на мысль о рукописных журналах – а это уже каменный век!

    В последнем случае надо будет как-то обеспечивать неизменность этого электронного документа не только на этапе архивного хранения, но и на этапе заполнения.

    Согласна, что это требует определенных усилий, и не каждая организация к этому готова. Но есть и отработанные технологии, которые можно использовать.

    Я пока вижу только один способ:…

    В наших государственных органах уже используются другие способы. Это и ведение электронного документа в условиях, когда организационные и технические меры позволяют подтвердить его неизменность (это, к примеру, могут быть и меры управления доступом, и использование носителей однократной записи); и подписание каждой записи в базе собственной ЭЦП. «Матрёшка» в предлагаемом Вами виде – вариант в крупных системах неработоспособный, поскольку очень быстро размер подписываемого контейнера перейдёт все разумные границы.

    Можно предложить целый ряд других технически возможных вариантов (некоторые из них стандартизированы в отдельных странах). Например, можно подсчитать хэш для каждого документа, создать «дерево» хэшей (документы разделяются на группы, хэш группы считается по хэшам документов группы, и эта процедура повторяется до верхнего уровня – когда в итоге получается один хэш, покрывающий, например, весь контент электронного архива). Такой «сводный» хэш можно использовать для создания ЭЦП всего архива, и его куда менее накладно пересчитать при добавлении новых документов. Государственным органам сравнительно несложно узаконить такие варианты для своих систем через соответствующие положения регламентирующих их деятельность законов и нормативным актов.

    В делопроизводстве обычно решается не задача обеспечения 100% гарантированной сохранности подобных журналов (они того просто не стоят), а создание условий, когда их достаточно сложно (даже не невозможно!) незаметно модифицировать. Такую задачу решить куда проще и дешевле. С моей точки зрения, очень важно умеренно пользоваться теми возможностями повышенной защиты документов, которые нам открывают технологии – эта дополнительная защита порой может привести к бессмысленной растрате ресурсов.

    ОтветитьУдалить