пятница, 8 января 2021 г.

Что происходит, когда люди обращаются к документной системе с документами низкого качества

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 15 декабря 2020 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Наиболее показательный признак плохого качества документов - это когда люди не могут найти то, что им нужно. И когда такое происходит, не себя они винят, а говорят, что «документы - дерьмо», и создают иную систему, потому что им нужно выполнять свою работу, а мы им мешаем.

Для нас это неприятный переплёт. С одной стороны, если мы не будем сохранять весь мусор, который они вводят в систему, у нас не будет полных документов. С другой стороны, если мы будем хранить весь мусор, который они нам дают, то поиск будет намного сложнее, чем следовало бы, - и они же будут обвинять нас в проблеме, которую сами и создали.

Вопрос, который я должен задать, заключается в том, насколько проблема является нашей виной?

Обе стороны всегда винят друг друга, и нам всегда приходится действовать в условиях ограниченных ресурсов, поэтому я полагаю, что наиболее уместным является вопрос: «Сделали ли мы всё, что в наших силах, для того, чтобы повысить качество документов, с тем, чтобы пользователи могли найти то, что им нужно?»:

  • Использовали ли мы все возможности нашей системы?

  • Разработали ли мы схему классификации, которая действительно отражает выполняемую сотрудниками работу, и то, как они ведут поиск?

  • Имеются ли у нас формы для структурирования ввода, позволяющие нам захватывать определенные элементы в качестве метаданных?

  • Внедрили ли мы фасетный поиск (faceted search), чтобы можно было с уверенностью сказать, что каждый элемент метаданных улучшает возможности поиска?

  • Выбрали ли мы одно из деловых подразделений и решили, что собираемся посвятить наши очень ограниченные ресурсы и время тому, чтобы документы действительно приносили ему пользу, рассказывая «истории», которые в итоге приведут к выделению больших средств на обеспечение более высокого качества документов?

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2020/12/15/what-happens-when-people-go-to-a-records-system-with-poor-quality-records/

Комментариев нет:

Отправка комментария